Методи підвищенняефективності презентації

Відповіді на запитання

Відповіді на запитання — дуже важливий етап презентації. Він показує, чи зрозуміла аудиторія ідеї презентатора.

Деякі поради щодо поведінки під час відповідей на запитання:

Будьте підготовлені. Ви повинні передбачити можливі запитання, знати на них відповіді.

Не ігноруйте запитання. Якщо ж все-таки ви не знаєте відповіді, запропонуйте почекати, знайдіть відповідь на запитання після презентації і надайте її згідно з обіцянкою.

Не дозволяйте ставати оратором тому, хто задав запитання. Якщо ви бачите, що він «розійшовся», переривайте його. Слухачі бачать у вас лідера, і ви повинні перемогти у цьому змаганні, щоб не втратити контроль над ситуацією і мати успіх.

Не відповідайте дуже розгорнуто на запитання, оскільки у цьому є небезпека втратити контроль над аудиторією. Відповідайте на запитання стисло, ясно, чітко.

Підготуйте декілька запитань заздалегідь. Якщо аудиторія відмовляється задавати запитання, зробіть це за неї і можливо деякі слухачі до вас приєднаються.

Період відповідей на запитання — фінальний у презентації, водночас він є і своєрідною перевіркою оратора. Але не варто його боятися, часто це найприємніша частина виступу.

Коли у вас заплановано і підготовлено всю промову, коли засоби ілюстрування її у вас в руках, то ви готові до тренування вашої промови. Ось декілька видів виголошення промови:

· Запам’ятовування. Оскільки ви не актор, уникайте запам’я­товування промови цілком, особливо якщо вона довга. Таким чином ви прив’язуєтеся до тексту і не можете контролювати ситуацію, редагуючи свою мову по ходу виступу. Будь-яким питанням вас можна вибити з колії.

· Читання. Якщо промова дуже важлива і надзвичайно формальна й не передбачає взаємодії з публікою, то цілком допускається читання тексту. Однак усе одно потрібно потренуватися, щоб навчитися читати не втрачаючи контакту з аудиторією.

· Мова з використанням нотаток. Презентація з використанням короткого плану є найефективнішою і найлегшою у підготов­ці та проведенні. Ви не втрачаєте контакту зі слухачами, стаєте гнучкішим, пристосовуєтеся до ситуації, роблячи мову водночас і цікавішою і запам’ятовуваною для слухачів, що найвигідніше і для вас самих.

· Спонтанна мова. Природно, ліпше, коли промова заздалегідь підготовлена, але в житті часто бувають ситуації, коли можливостей для цього просто немає. Наприклад, вас попросили сказати на якійсь нараді декілька слів про працівника. Не поспі­шайте, зробіть паузу, подумайте, про що будете говорити, і говоріть, намагаючись робити це логічно, уникаючи різкого переходу від однієї теми до іншої. Але ніколи не починайте говорити, якщо ви нічого не знаєте про об’єкт вашої доповіді.

Після ретельної підготовки і вивчення видів промов, потренуйтеся. Запишіть свій виступ на плівку, об’єктивно спрогнозуйте результат. Потренуйтеся перед дзеркалом. Якщо можливо, запишіть себе на відеоплівку й критично подивіться, не­наче ви — глядач.

Якщо можливо, дізнайтеся, в якому залі відбуватиметься презентація, і спробуйте потренуватися там, подумайте, як ви використовуватимете там засоби візуалізації, перевірте наявність віде­опроектора, дошки, крейди, маркера (за потреби).

Кілька корисних порад від професіоналів:

1. Підготуйте матеріалів більше, ніж це необхідно. Зайві знання в комбінації з інтересом до теми вам допоможуть.

2. Думайте позитивно про аудиторію, самого себе і про те, що ви говорите. Дивіться на себе, як на досвідченого професіонала-оратора, те саме зробить і ваша аудиторія.

3. Будьте найбільш реалістичним. Знайте, що навіть досвідчені оратори відчувають неспокій і страх перед важливими презентаціями.

4. Використайте ті кілька хвилин, коли ви готуєте засоби візуалізації, папір, щоб сказати собі, що ви готові і матимете успіх.

5. Перед тим, як почати говорити, двічі глибоко вдихніть.

6. Запам’ятайте ваше перше речення і дотримуйтесь його у промові.

7. Якщо горло зашерхне — випийте води.

8. Якщо відчуваєте, що втрачаєте аудиторію під час виступу, — не панікуйте. Спробуйте повернути її, спробуйте залучити до дії.

9. Використайте методи ілюстрації.

10. Не зупиняйтеся. Зупинка і заминка тільки посилять почуття невдачі презентації.

11. Найліпшим шляхом для проведення відмінної презентації можливо є спроба сконцентруватися на об’єкті обговорення і на публіці, а не на самому собі.

12. Говоріть голосно, спокійно, ходіть повільно, стійте обличчям до аудиторії.

13. Якщо ви використовуєте мікрофон, зробіть так: спокійно підійдіть до нього, встаньте прямо, перевірте мікрофон (порахуйте до трьох), знову порахуйте до трьох, дослідіть очима аудиторію, знайдіть знайоме або дружнє обличчя, посміхніться йому, знову порахуйте до трьох і потім говоріть.

У табл. 4 наведено комплекс дій з підготовки промови або презентації, виконання яких допоможе вам структурувати всі свої дії з підготовки відмінної презентації та її найліпшого проведення.

Таблиця 4

КОМПЛЕКС ДІЙ З ПІДГОТОВКИ ПРЕЗЕНТАЦІЇ

Для будь-якої презентації діють два основних положення, які значною мірою визначають успіх чи невдачу:

1. Від власної ідеї — до переконання слухача. Якість презентації визначається не самою ідеєю або доповіддю, а переконанням і наголошенням на тому, який зиск (або що позитивного) з цього матимуть слухачі.

2. «Упакування» інформації — важлива складова презентації. Якщо інформація презентується в непривабливому вигляді, то вона втрачає свою значущість.

Розглянемо найпоширеніші помилки, що мають місце на практиці, та можливі дії, щоб уникнути їх.

Виступ презентатора цілковито залежить від його особи, індивідуальності. Якщо презентатор обмежується застарілими правилами, то це не справить гарного враження. Існують «помилки» у виступі, які трапляються часто, але можуть бути виправленими.

Помилка 1. Неспокійний стан. Наприклад: презентатор переступає з ноги на ногу або неспокійно ходить, коли говорить.

Рішення: стійте твердо на двох ногах. Ваші слова також набудуть стабільності. Однак потреба у русі є природною, оскільки відповідає інстинктивній поведінці: «втеча» як механізм виживання виникає у кожної людини за незнайомих або небезпечних ситуацій. Можна спланувати певні «шляхи», що дадуть змогу реалізувати цю потребу (наприклад, від місця доповіді до діаграм чи графіків, які містять відображення цілей презентації).

Помилка 2.Неспокійні руки.Наприклад: ви тримаєте в руках ручку, яка слугує певною опорою. «Граючи» руками, ви саме «втрачаєте» цю ручку-опору.

Рішення: якщо в руках нічого немає, то їх можна схрестити поперед себе. Тоді руки вільні, щоб жестикулювати під час промови або, приміром, указувати на певні позиції під час презентації з проектором. Недоцільно брати ручку, указку або щось подібне в руки, якщо ви не хочете використати це як засіб презе­нтації, інакше ви автоматично «граєте» цими підручними засобами і відволікаєте слухачів від самої презентації (виникає думка: скільки ще він жестикулюватиме вправо чи вліво ручкою, коли вже він змінить напрям?) Якщо у вас в руках документи, зверніть увагу на те, що ви «жестикулюєте» руками.

Якщо ви дивитесь у текст лекції, то не потрібно папером закривати своє обличчя від слухачів.

Помилка 3. Розмова з полотном (екраном).Тобто, щоб знати, що зображено на слайдах проектора, ви повертаєтеся до публіки спиною і читаєте записи на стіні.

Рішення: трошки поверніться до полотна (екрана) і контролюйте себе, проконтролюйте, чи правильно лежить слайд, покладіть руку на той пункт, про який говорите.

2. Поверніться до публіки.

3. Говоріть

Тобто ви не повинні говорити у той час, коли ще повертаєтеся, це стосується ситуацій, коли ви змінюєте слайди або поправляєте документи.

Завжди сконцентровуйтеся на одній акції, інакше слухачі відволікатимуться від суті доповіді. Наприклад, не слухатимуть, про що ви говорите, а думатимуть, чи знайдете ви наступний слайд.

Помилка 4. Занадто голосно або тихо говорите. Голос презентатора має справляти враження, тобто мати певний ефект впливу, інакше це може нашкодити презентації. Якщо ви говорите надто голосно — ви виглядаєте агресивно, надто тихо — складається враження, що ви не зовсім упевнені в тому, про що говорите.

Рішення: дозвольте кому-небудь із колег дати вам правдиву характеристику і виправляйтесь.

Помилка 5. Немає зосередженості у погляді.Ви блукаєте поглядом по аудиторії або дивитеся крізь учасників.

Рішення: звикайте зосереджувати погляд на одному з учасників близько двох секунд; не забувайте тих, хто сидить на задніх рядах.

Вибір і наявність належних засобів подання інформації може значно підсилити вашу презентацію. У презентаціях найчастіше використовуються такі засоби: проектор і плівки (слайди / фолії); дошка; діапроектор; документи в письмовій формі для слухачів; комп’ютер.

Але й тут мають місце помилки.

Помилка 6. Неправильна організація робочого місця презентатора (неправильно розміщено апаратуру).

Рішення: до початку презентації перевірте положення приладів. Розставте їх якнайзручніше. Перевірте, чи включено проектор у електромережу, перевірте читабельність плівок.

Пам’ятайте, що на час презентації місце проведення презентації — ваше робоче місце. Організуйте його належним чином. Навіть якщо до приходу слухачів не було часу все перевірити та впорядкувати, зробіть це до того як почати презентацію.

Це нікому не заважатиме, оскільки вистачить двох хвилин, щоб перевірити проектор і скласти плівки. Але коли ви вже почали привітання і водночас шукаєте джерело струму, щоб підключити проектор, або місце для плівок, то це може справити не найкраще враження і зашкодити вам.

Помилка 7. Погана читабельність плівок або карток.

Рішення: Попередньо необхідно перевірити, чи зможуть слухачі з останніх рядів прочитати ту інформацію, яку ви відображаєте на дошці чи плівці.

Найбільш поширені такі форми візуалізації доповіді, як застосування плівок /фолій/слайдів. Останнім часом усе частіше для демонстрації слайдів застосовується комп’ютер (разом із проектором).

Наведемо деякі загальні правила підготовки слайдів:

¾ кожний слайд/плівка мусить мати назву (про що йде мова);

¾ не потрібно переобтяжувати слайд інформацією (максимум 25—30 слів);

¾ слайд мусить мати рамку;

¾ використовуйте на слайдах тільки ті вирази, терміни, графіки тощо, які ви використовуєте у доповіді;

¾ використовуйте графіки, діаграми, таблиці, які пояснюють ваші слова та унаочнюють їх;

¾ використовуйте слайди для мислення: цим ви досягаєте більшої переконливості (наприклад, ілюстрація розвитку якогось процесу);

¾ якщо ви даєте графічні пояснення на дошці, необхідно говорити і пояснювати не діаграмі, а накреслити потрібне, повернутися до аудиторії і дати пояснення;

¾ розповідати та пояснювати необхідно маленькими «порціями»;

¾ такі формулювання в поясненнях, як: «Це має бути ком­п’ютер», є небажаними, краще сказати: «Це комп’ютер», незалежно від того, що зображено на дошці.