Принципи і методи архівного описування

Описування забезпечує доступ до архівних документів згідно з певними правилами і умовами. Дляцього первинна інформація, що міститься в документах, за спеціальною методикою перероблюється, спрощується, згортається. Так утворюється вторинний рівень інформації – підґрунтя для укладання архівних довідників.

Виявлення інформації про документи, а також самих документів уможливлюють пошукові дані: назви, ключові слова, рубрики, архівні шифри. Створюється система авторитетного контролю за правильним застосуванням стандартних форм термінів, які означають назви (персоналій, колективів чи географічні) і використовуються як пошукові засоби.

В ході описування архівних документів архівісти користуються певними правилами, головні з яких набувають характеру методологічних принципів. На першому місці стоїть принцип адекватності або відповідності інформації описуваному об'єкту.

Описання в усіх його видах покликане достовірно розкривати склад і основний зміст певного обсягу документів у конкретних характеристиках, уникаючи невизначеності висловів, ідеологізації інформації. Цим забезпечується науковість описання. Адже для науки немає "хорошої" чи "поганої" інформації, а архівне описання – не рекомендаційний перелік спеціально підібраних документів. Його завдання – орієнтувати у складі й змісті реального матеріалу. Тому головним критерієм описувальних робіт є дотримання принципів наукової об'єктивності та історизму.

Принцип наступності та уніфікації в організації та описуванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання н архіві називається принципом континуїтету.

Принципи всебічності й комплексності використовують як вимоги до організації довідково-пошукових систем. Принцип всебічності враховує цільову спрямованість кожного типу й виду довідників і вимагає встановлення та зміцнення структурно-іиформаційних зв'язків між ними. Принцип комплексності відпиває установку на взаємодію цих самих довідників у межах пошукових систем. Всебічність є принципом організації довідкового апарату, а комплексність – принципом структури і функції пошуку.

При створенні і розвитку довідкового апарату застосовується і принцип диференційованого підходу до різних категорій фондів з урахуванням від їх інформативності, тобто властивості задовольнити потреби в різноманітній і повній інформації.

Відтворити всю первинну документну інформацію в довідковому апараті з однаковим ступенем повноти неможливо. Тому в архівній практиці вироблено спеціальні методики для визначення доцільності складу і наповнення архівних довідників та покажчиків, встановлення черговості і обсягів робіт з розкриття фондів залежно від їх значимості та характеру документів. Архівні фонди залежно від їх інформативності та інтенсивності користування ними можна умовно поділити на три категорії. Перша категорія: фонди, які мають особливу науково-історичну цінність і потребують такого довідкового апарату, інформаційний рівень якого забезпечить інтенсивне користування документами. До них належать фонди вищих органів влади та управління, губернських управлінь, місцевих рад. Друга категорія: фонди, що містять інформацію в межах одного напряму діяльності суспільства, рівень інформативності довідкового апарату яких обмежений. Наприклад, фонди галузевих відділів облвиконкомів, вищих навчальних закладів, духовних консисторій. Третя категорія: документи мало інформативні, обмежені рамками однієї теми. Такі фонди (сільських рад, колгоспів, міських міщанських управ) як правило, використовують зрідка, а тому потребують складного довідкового апарату. Таким чином, диференціація за ступенем інформативної значимості архівних документів обумовлює необхідний мінімум вимог щодо інформаційного рівня довідників відповідних категорій (описів, каталогів, путівників).

Спільними для всіх видів описування є ще такі правила

мінімаксу, тобто максимальної повноти інформації при мінімумі словесних засобів, характеристик, за допомогою яких ідентифікується документ чи група документів. Це правило реалізується в прагненні при описуванні повноти інформації і економності її відображення мінімальними (але доступними для розуміння) мовними засобами;

багатофункціональності описання, а саме неодноразове використання визначених у базовому первинному описанні інформаційних характеристик (в обліковій документації, никартках каталогів, в архівних довідниках);

ієрархічності, або багаторівневості описування, що передбачає розкриття інформації на певному рівні організаційної структури НАФ (документа, групи документів, фонду, групи фондів, архіву, групи архівів).

Деякі правила застосовуються лише для окремих видів описування. Скажімо, принцип походження, або провенієнцпринцип ("поваги до фонду", неподільності фонду), є обов'язковий для первинного і реєстраційного описування, коли закріплюється систематизація архівних документів, але не може бути таким при спеціальному описуванні, коли об'єктом стає будь-яка група документів або справ навіть з різних архівних фондів.

Серед головних методів описування виділяють: метод інформаційного аналізу та синтезу, розроблений на початку 1930-х років з урахуванням попереднього досвіду, і номенклатурний метод поширений у архівній практиці 1960-х років. Перший охоплює всі типи і види описування, на якому б рівні вони не виконувалися, але починається з описування справ і складання описів. Другий метод охоплює лише справи і описи. При цьому описові статті наближаються до формулювань номенклатур справ, які визначають у діловодстві установ як попередню програму організації майбутніх справ на кожний рік. На базі "номенклатурних заголовків" працівники канцелярій складають описи і передають їх разом з документами у визначені терміни до державних архівів, що звільняє архівістів від повторного описування цих надходжень. Цим обумовлене поширення рекомендованого ЮНЕСКО принципу діловодства, або "життєвого циклу документа", метою якого є встановлення контролю архівів за повним циклом життя документів від створення його в діловодстві до передавання на архівне зберігання.

Науковий метод описування передбачає аналіз представленого в одиниці описування певного обсягу інформації і наступне її згортання в узагальнюючу характеристику – описову статтю. В основі наукового описування лежить метод аналітико-синтетичного оброблення інформації, який передбачає перетворення за допомогою методів аналізу і синтезу вихідних початкових документів і даних у інші документи, суттєво відмінні від попередніх. Це документи вторинного рівня інформації, до яких належать архівні довідники.

Процес перетворення документної інформації в описову статтю архівного довідника може бути поділеним на такі етапи (стадії): аналітичний, на якому виявляють і реєструють усі можливі інформаційні ознаки об'єкта, та наукового синтезу в описовій статті одержаних внаслідок аналізу характеристик об'єкта описування.

Предметом аналізу під час архівного описування є:

джерело походження документної інформації, або автор документа/масиву документів. Це поняття пов'язане з поняттям походження документів і фондоутворювача.

зміст інформації, яку подає текст документа або сукупний зміст групи документів, виражений у заголовку документа(справи, фонду).

часові координати (дати створення документів).

просторові координати (географічна локалізація документа).

форми передавання інформації (матеріальні носії і засоби передавання – мовні, звукові, графічні, комп'ютерні тощо, обсяги).

евристична зона – координати зберігання та історія документів

Система структурування інформації у процесі передавання її має важливе значення для створення описання, для побудови описової статті, покликаної виконувати функції (завдання) ідентифікації комплексів документів та обліку. На третьому спеціальному рівні описування у цілях репрезентації документної інформації в довіднику (каталозі, путівнику, базі даних) описова стаття набуває характеру інформаційної моделі об'єкта описання і виконує інформаційно-пошукові функції.

Описова стаття, як правило, є результатом серйозної роботи архівіста, археографа з аналізу, оцінки, зіставлення й узагальнення документної інформації, що становить зміст одиниці описування. Які з елементів і в якій кількості подаються в описовій статті, залежить від виду описування. Структуру описової статті (моделі) складають зони описання, які об'єднують декілька елементів.

Так, загальний міжнародний стандарт архівного описання включає шість інформаційних зон описання:

ідентифікації даних – найважливіша інформація для ідентифікації одиниці описування (довідкові коди, заголовок, дати створення документів, рівень описування, обсяг);

контексту – інформація про походження і зберігання одиниці описування (назва фондоутворювача, його історія, крайні дати накопичення документів, історія зберігання, основне джерело комплектування);

змісту та структури – інформацію про тему і систему організації одиниці опису (анотація, оцінка інформації; її систематизація);

умов доступу та використання – інформація про форму власності, умови доступу та копіювання, мову та фізичний стан документів;

інформації про споріднені документи – відомості про документи, які мають суттєве відношення до об'єкта описування (місцезнаходження оригіналів, наявність копій, записи про наявність публікацій з використанням даних документів);

приміток – додаткова інформацію, не прийнятна для жодної іншої зони.

У кожній зоні представлено від 4 до 6 елементів описання. Наприклад, перша зона ідентифікації даних складається з довідкового коду, заголовка, дати створення документу в одиниці описування, рівня описування та ємності одиниці описування (кількості, обсягу, розміру).

Під час облікового описування використовують головні елементи з них – порядковий номер справи, діловодний індекс або старий інвентарний номер, заголовок справи, оригінальність документа, спосіб відтворення інформації, ступінь повноти документів, зовнішні особливості справи, анотація документів, крайні дати документів у справі, кількість аркушів у справі.

Повнота інформації в описовій статті спеціального виду описування, зокрема для архівних довідників, залежить від характеру довідника. Обов'язковими для відтворення є такі елементи: заголовок одиниці описування з зазначенням назви фондоутворювача; дата або дати створення документів, що входять до одиниці описування; обсяг одиниці описування; рівень описування і довідковий код, або шифр. Ці елементи складають основу описової статті для довідників міжнародного характеру.

Архівознавство розглядає описові статті як початкові і умовно неподільні елементи архівних довідників та систем архівних довідників різних рівнів. Ступінь згортання та узагальнення інформації в описовій статті залежить від обсягу групи документів, які складають одиницю описування: він тим вищий, чим об'ємніший об'єкт описування. Природно, що це позначається на типові довідника. Схематично це виглядає так:

Одиниця описування Тип довідника Ступінь згортання первинної інформації Назва описової статті
документ каталог найнижчий запис на каталожній картці
справа опис значний заголовок справи
група справ анотований реєстр описів значніший описова стаття
фонд путівник по архіву; короткий довідник по фондах архіву високий вищий анотація фонду
фонди державного архіву довідник по архівах найвищий анотація фондів одного архіву

ОСОБЛИВОСТІ описової статті залежать від того, що є об'єктом або одиницею описування: документ, група документів, справа, фонд. У зв'язку з цим розглядають подокументне і групове описування. Якщо одиницею описування є документ або його частина, ведеться подокументне описування; одиницею групового описування можуть бути різні групи документів. Якщо описують справу або фонд, – це групове поодиничне описування, тому що об'єкти описування є відповідно одиницями зберігання та обліку. Архівний опис як приклад групового описання одночасно поодинично розкриває склад і зміст фонду. В тематичних путівниках та оглядах архівних документів одиницею описування часто є тематичні комплекси документів, справ, фондів, тому цей підвид групового описування називають предметно-тематичним. В архівній практиці створення довідкового апарату більше поширено не подокументне, а групове описування (за справами, колекціями, тематичними групами, фондів).

Структурування архівної інформації за рівнями під час описування отримало назву багаторівневого описування. Воно передбачає розкриття інформації через описові статті різного рівня узагальнення та згортання інформації. Описання справи і фонду є первинним джерелом як для опрацювання інформації на інших рівнях, так і для складання комп'ютерного варіанту описань для довідкового апарату.

Внутрішня структура НАФ України історично і логічно пов'язана з диференціацією архівних документів на документи, справи, фонди, комплекси фондів, тому інформацію про об'єкти описування представляють на таких рівнях: окремий документ – окрема справа – група справ/документів у складі фонду – окремий архівний фонд (колекція, об'єднаний архівний фонд – групи архівних фондів – ; архів – група архівів.

Головним правилом багаторівневого описування є запобігання дублюванню інформації і забезпечення лише такої інформації, яка відповідає описуваному рівневі; результати описання представляються в ієрархії "частина-ціле" як процес руху від загального (фонду) до окремого, більш специфічного (окремих його частин).

В архівній практиці зарубіжних країн існують різні правила архівного описування. Місцеві або загальнонаціональні, у вигляді інструкцій, рекомендацій, методичних посібників, які формалізують інформацію про одиницю описування, виділяють найнеобхідніші інформаційні характеристики, за допомогою яких її можна ідентифікувати. Правила оформляють у стандарти, якими користуються архівісти або однієї країни (національні) або багатьох (міжнародні).