Документальні методичні прийоми
До складу методичних прийомів ВГК входять документальні методичні прийоми.
Положення "Про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку", затверджене Постановою Мінфіну України від 24. 05. 95 р. №88, встановлює порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету.
Господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування. Записи в облікових регістрах провадяться на підставі первинних документів.
У процесі ВГК документування господарських операцій перевіряють достовірність, законність і господарську необхідність їх на основі документів, у яких вони знайшли відображення. Перевірки здійснюють за формою і змістом, шляхом проведення зустрічної перевірки операцій, взаємним контролем операцій та документів, аналітичними і логічними прийомами.
При перевірці первинних документів за формою встановлюють дотримання вимог нормативно-правових актів при відображенні господарських операцій у первинних документах, облікових регістрах. При цьому контролюючи особи керуються нормативними актами про документи і документообіг у бухгалтерському обліку. Для встановлення юридичної сили первинного документа перевіряють наявність таких обов'язкових реквізитів: назву документу (форми) та його коду; місця і дати складання; назву підприємства; змісту та обсягу господарської операції, одиниці виміру господарської операції (у кількісному та вартісному вираженні), посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, шо дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійснені господарської операції. Перевіряють справжність підписів, звірених із зразком, що знаходяться у бухгалтерії, наявність штампів і печаток, розписок про одержання цінностей тощо. Контролюють також наявність усіх додатків до первинних документів, підстав на відпуск цінностей, специфікацій, доручень. Перевіряється, чи складені первинні документи на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.
Перевірка документів за змістом полягає у критичній оцінці контролюючою особою змісту документа - відповідність характеру відображеної у ньому господарської операції, наявність інформаційного її відображення і правильність кодування показників для машинної обробки інформації, обґрунтованість цін, застосування кількісних вимірників цінностей та операцій, закріплення матеріальної відповідальності за одержані цінності тощо.
В окремих випадках, якщо виникають сумніви щодо достовірності змісту господарської операції, зафіксованої у документі, може застосовуватися метод службового розслідування - викликатися особи, які брали участь у оформленні документа, уточнюватися його достовірність, а в разі потреби вимагати від цих осіб пояснення в письмовій формі.
Достовірність операції, зафіксованої у документі, контролюють також зустрічною перевіркою документів. Цей спосіб використовується, як правило, тоді, коли у здійсненні операції, відображеної у документі, брала участь інша організація або інший підрозділ одного підприємства. Насамперед перевіряють рахунки постачальників товарно-матеріальних цінностей, квитанції і відомості на здавання виторгу в установи банку, рекламації та претензії.
Зустрічна перевірка дає можливість контролюючий особі виявити факти часткового або повного не оприбуткування матеріальних цінностей на підприємстві, одержаних від постачальників або з оптових баз. Для виявлення подібних випадків потрібна відповідь у письмовій формі на запитання контролюючої особи про кількість і дату відпущених або відвантажених матеріалів, їхню вартість. Відповідь у письмовій формі підлягає зустрічній перевірці з документами підконтрольного підприємства.
Взаємний контроль операцій здійснюється аналогічно зустрічній перевірці документів, але при цьому досліджують документи по операціях, які здійснювалися на підприємстві, що контролюють. Контролю підлягають первинні документи, облікові регістри, машинограми. Наприклад, контролюючи особи контролюють внутрішній відпуск матеріалів з одного цеху підприємства в інший, повернення матеріалів із цеху на склад та ін. При цьому перевіряють необхідність виконання господарської операції, чи не є вона результатом приховування нестачі цінностей або інших зловживань і порушень нормативно-правових актів.
Аналітична перевірка документів поєднується з використанням обліково-обчислювальних і логічних процедур. При цьому контролюючи особи із застосуванням матеріалів аналізу за допомогою обліково-обчислювальних процедур щодо перевірки арифметичних операцій (таксування, підбиття підсумків та ін.), відображених у документах перевіряють правильність застосування цін на конкретні товари, матеріали, розрахунки природних втрат, створення фондів.
Аналітична перевірка документів із застосуванням обліково-обчислювальних контрольно-аудиторських процедур доцільна там, де ведеться тільки вартісний облік товарно-матеріальних цінностей. Насамперед це стосується роздрібної торгівлі, коли необхідно встановити облік товарів за їх номенклатурою і асортиментом. При цьому застосовують методичний прийом відновлення натурально-вартісного обліку обороту товарно-матеріальних цінностей.
Логічний спосіб перевірки документів контролюючи особи поєднують з процедурами нормативно-правового регулювання правильності відображення операцій на рахунках бухгалтерського обліку, обґрунтованості фондоутворюючих показників, додержання вимог законодавства щодо операцій, відображених у документах.
Цей спосіб широко застосовують при контролі цін на реалізовані товари, використанні машин і обладнання, а також у випадках, коли у документах немає даних про їхні техніко-експлуатаційні характеристики.