Економічна інформація та її особливості
Для економістів інтерес представляє саме економічна інформація.
Економічну інформацію можна розглядати як ресурс, аналогічний матеріальним, трудовим і грошовим ресурсам.
Інформаційні ресурси - сукупність накопиченої інформації, зафіксованої на матеріальних носіях в будь-якій формі, що забезпечує її передачу в часі і просторі для вирішення наукових, виробничих, управлінських і інших завдань.
Під економічною інформацією розуміють сукупність даних (відомостей), що їх використовують для здійснення функцій управління народним господарством і його окремими ланками. До найважливіших властивостей економічної інформації належать:
· переважання алфавітно-цифрової форми подання;
· висока питома вага вихідних даних, що підлягають обробці;
· значний обсяг умовно-сталої інформації;
· дослідження таких інформаційних одиниць, як обліково-планові показники;
· висока точність результатів розв’язання задач;
· широке використання документної форми носіїв даних;
· переважання дискретної форми числових величин.
Крім загальних властивостей, кожний різновид економічної інформації характеризується властивостями, що випливають із методологістичних принципів розв’язання тих чи інших функціональних завдань управління.
На вдосконалення управлінської діяльності істотно впливають раціоналізація потоків інформації, процесів руху її та перетворення; організація систем інформації; поліпшення забезпечення інформацією керуючих елементів. Тому питання управлінської й інформаційної діяльності тісно взаємозв’язані.
Термін «інформація» означає повідомлення, відомості, знання, потрібні для прийняття рішень. Поняття якості інформації невіддільне від процедур прийняття рішень: тільки цілком вірогідна інформація може забезпечити якість рішення, допомогти керівникові уникнути помилок. Інформатика виступає тут як дисципліна, що створює технологію роботи з інформацією. Справді, брак інформації призводить до того, що особа, яка приймає рішення, легко може припуститися помилки. Недоліки планування часто-густо спричинені браком надійної інформації. Надмір інформації також може бути шкідливим і призводити до втрати цілісності, тому інформації потрібно стільки, скільки треба, не більше і не менше.
У процесі обробки даних на ПК широко використовується поняття структури інформації. Структурою визначається будова інформації та передбачається виділення певних її елементів (частин), що називаються одиницями. Одиниці бувають простими й складними. До простих належать такі елементи, які не можна поділити на частини. Складні одиниці — складені, утворені з інших інформаційних одиниць, простих або складних. При ієрархічній (багаторівневій) структурі економічної інформації одиницею нижчого рівня є реквізит, що становить одиницю інформації, яка не підлягає будь-якому членуванню. Реквізити являють собою слова або числа. Реквізити, що характеризують об’єкт управління якісно, називають ознаками, а кількісно — основами. Узяті окремо реквізити — ознаки й основи — не забезпечують всебічної характеристики явищ в економіці. Тому вони об’єднуються, утворюючи таку інформаційну одиницю, як показник. Він може бути простим (складатися з однієї основи й однієї ознаки) або складним (налічувати низку ознак). В управлінні використовуються також одиниці інформації, що складаються з самих реквізитів-ознак. Такі одиниці прийнято називати інформаційними повідомленнями. Інформаційне повідомлення — своєрідний показник, роль основи в якому відіграє провідний реквізит — ознака.
Вищий рівень інформаційної одиниці — набір даних, що є сукупністю однорідних показників і реквізитів-ознак на зовнішньому запам’ятовувальному пристрої. Набір даних називається файлом за термінологією ряду систем програмування.
Набір даних (файл) поділяється на частини, які не збігаються з одиницями інформації; сукупність наборів даних, що стосуються однієї ділянки управлінської роботи, часто називають інформаційним потоком.
Будь-які складові інформаційні одиниці (від окремих показників до інформаційної системи в цілому) можна розкладати, зрештою, на реквізити й тим самим підраховувати кількість мінімальних одиниць інформації, що лежать в основі її структурних побудов.
Економічну інформацію класифікують за рядом ознак. Залежно від здійснюваних в управлінні функцій розрізняють планову, облікову та регулюючу інформацію.
Планова в структурі економічної інформації займає 8 – 10%. Вона містить директивні вказівки про розвиток конкретного об`єкта управління та його складових.
Облікова інформація в системі економічної інформації охоплює в середньому 88 – 90%, відображаючи господарські процеси у вигляді натуральних, трудових і вартісних показників. Складовими частинами облікової інформації є бухгалтерські, звітно-статистичні та оперативні дані.
Регулююча інформація займає в середньому майже 2% від загального обсягу економічної інформації. На її основі приймають рішення щодо регулювання параметрів виробництва або планових завдань.
За стадіями утворення економічну інформацію поділяють на первинну та похідну.
Як первинна, так і похідна економічна інформація може бути змінною (робочою, оперативною) і постійною.
Інформація надходить працівникам апарату управління як із власних структурних підрозділів, так і від інших організацій. За цією ознакою інформацію поділяють на внутрішню і зовнішню.
І, насамкінець, інформацію, що надходить до об`єкта управління, називають вхідною, а інформацію від об`єкта – вихідною.
До економічної інформації пред'являються наступні вимоги: точність, достовірність, оперативність.
Точність інформації забезпечує її однозначне сприйняття всіма споживачами.
Достовірність визначає допустимий рівень спотворення як вхідної інформації, так і результатної (вихідної), при якому зберігається ефективність функціонування системи.
Оперативність відображає актуальність інформації для необхідних розрахунків і прийняття рішень в умовах, що змінилися.
Такі процеси, як збір, зберігання, опрацювання, передача інформації в числовій формі називаються інформаційними і здійснюється за допомогою інформаційних технологій.
Особливістю інформаційних технологій є те, що в них і предметом і продуктом опрацювання є інформація, а знаряддями праці – комп’ютери, засоби обчислювальної техніки і зв'язку.
В системах організаційно-економічного управління інформаційнатехнологія – це такий технологічний процес по опрацюванню інформації, що забезпечує підготовку і прийняття управлінського рішення.
Об'єктом економічної інформатики виступають економічні інформаційні системи, мета функціонування яких - ефективне управління економікою, підприємством, організацією, установою.
Різноманітність завдань, що вирішуються з допомогою ІС, привела до появи безлічі різнотипних систем, що відрізняються принципами побудови і закладеними в них правилами опрацювання інформації. Інформаційні системи можна класифікуватипо цілому ряду різних ознак.
1. Класифікація ринку інформаційних систем по масштабності системи, по класифікації бізнес-завдань.
2. За кордоном були розроблені спеціальні програми Стандарти інформаційних систем управління підприємствами - системиMRP, MRP-II, ERP, ERPII.
MRP - це системи планування потреб в матеріальних ресурсах (забезпечує необхідний об'єм залишків матеріалів на складі).
MRP-II - призначені для планування виробничих ресурсів, тобто ресурсів, що використовуються для виробництва продукції.
ERP - призначена для планування і управління матеріальними, виробничими і людськими ресурсами. {SAP R/3 - це ERP система (Enterprise Resourse Planning) управління ресурсами підприємства або SAP ER. }
ERP II - призначена для управління ресурсами і зовнішніми зв'язками підприємств.
Інформаційні системи, що використовуються для планування і управління різними ресурсами, називаються інтегрованими системами управління або корпоративними інформаційними системами.
До основних компонентів інформаційних систем, що використовуються в економіці, відносяться: програмно-апаратні засоби, бізнес-додатки і управління інформаційними системами.
1) Програмно-апаратні засоби інформаційних систем:
· технічні засоби опрацювання інформації (комп'ютери і периферійні пристрої);
· системне і сервісне програмне забезпечення (операційні системи і утиліти)
· прикладне програмне забезпечення офісного призначення (MS Office);
· комп'ютерні мережі (комунікаційне устаткування, мережеве ПЗ і мережеві застосування);
· бази і банки даних.
2) Бізнес-додатки (прикладні програми):
· локальні інформаційні системи (1С: Бухгалтерія, Інфін, Парус і т.д.);
· малі інформаційні системи (1С: Підприємство, Парус і т.д.);
· середні інформаційні системи (PEOPLE SOFT, BAAN, SCALA і т.д.);
· інтегровані системи управління (Галактика ERP).
3) Управління інформаційними системами призначене для управління і підтримки інформаційних процесів підприємства (управління персоналом, розвитком, якістю, безпекою, оперативне управління і т.д.)
В даний час найбільш доцільним шляхом побудови економічної інформаційної системи є застосування готових рішень, які реалізовані у вигляді готових прикладних програм.
Офісна діяльність в системах організаційно-економічного управління полягає в забезпеченні ефективності процесів проходження документів (приймання документів, їх контроль, оформлення, забезпечення доступу до них, електронна пошта, автоматизація контролю за документо веденням, організація електронного документообігу, участь в нарадах з використанням засобів віддаленого доступу і т.д.).
Всі ці завдання можуть бути вирішеними за допомогою існуючих апаратно - програмних засобів, а саме ПК, програмних засобів текстового, табличного, графічного опрацювання інформації, засобів оперативного копіювання документів та засобів електронних комунікацій для взаємодії між різними типами ПК і мережами.