Информационное обеспечение
Назначение состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.
Информационное обеспечение — совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.
Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель — это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства.
Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.
Пример. Этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника — от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.
Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:
ü исключение дублирующей и неиспользуемой информации;
ü классификацию и рациональное представление информации.
К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая им используется.
Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Концепции методологии базируется на следующих этапах:
I этап – обследование всех функциональных подразделений фирмы для понимания специфики их деятельности, построения схемы документооборота и определения информационных объектов и их реквизитов.
II этап – построение информационно-логической модели данных для обследованной сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом для создания базы данных.