Информационное обеспечение

Назначение состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение — совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель — это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Пример. Этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника — от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

ü исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

ü классификацию и рациональное представление информации.

К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая им используется.

Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Концепции методологии базируется на следующих этапах:

I этап – обследование всех функциональных подразделений фирмы для понимания специфики их деятельности, построения схемы документооборота и определения информационных объектов и их реквизитов.

II этап – построение информационно-логической модели данных для обследованной сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом для создания базы данных.