Требования, предъявляемые к управленческим решениям

Таблица 2 - Природа проблем и решений

Рис. 1. Типы проблем и их решений

Содержание и типология управленческих решений

Представители институционализма Торстейн Веблен — основоположник

Джон Коммонс Генри Адамс Кларенс Эйрс Митчелл, Уэсли Клэр

Управленческие решения могут быть сгруппированы по различным признакам (основаниям), каждый из которых подчеркивает какую-либо одну сторону решения.

Решения по объекту управления:

ü всеобщие (например, постановления Правительства РФ, указы Президента РФ, касающиеся деятельности всех или большинства экономических объектов);

ü особенные, отражающие отдельные стороны деятельности объектов или специальные вопросы;

ü единичные — на всех уровнях управления разовые предписания по текущему регулированию.

Решения по субъекту управления:

ü государственных органов управления;

ü местных органов управления;

ü общественных организаций;

ü органов управления хозяйственных организаций.

Решения по цели управления:

ü стратегические, определяющие главные направления развития объекта, связанные с перспективными целями;

ü тактические, связанные с решением более частных задач, являющиеся этапами достижения главной цели;

ü оперативные, направленные на уточнение или изменение тактическими решениями различных бизнес-процессов.

Решения по продолжительности действия:

ü долгосрочные — более пяти лет;

ü среднесрочные — в пределах пяти лет;

ü текущие — в пределах года;

ü краткосрочные — в пределах квартала, месяца, декады;

ü разовые.

Решения по адресности:

ü общие (например, решение о снижении затрат в организации в целом);

ü конкретные (например, приказ директора об увольнении части работников слабозагруженного цеха).

Решения по количественной определенности решения:

ü определяемые количественно, например, себестоимость, оптовая цена, расход материалов на новые изделия;

ü определяемые качественно, например, решение об увольнении или о переводе на другое рабочее место сотрудника низкой квалификации.

Решения по характеру предусмотренных действий:

ü адаптирующие;

ü корректирующие.

Решения, направленные на изменение хода процесса с целью достижения ранее поставленной цели, называются адаптирующими (например, при выходе из строя станка, предусмотренного технологией, его заменяют другим). Если поставленные цели не могут быть достигнуты путем изменения условий, принимаются корректирующие решения, например, если вышел из строя станок, который невозможно заменить, корректируется запуск деталей в производство.

Решения по степени неопределенности исходной информации:

ü структуризованные;

ü слабоструктуризованные;

ü неструктуризованные.

К структуризованным относятся решения, принимаемые при известных целях и критериях деятельности, знании механизма управляемого процесса и исходных условий его функционирования. При этом возможную неопределенность составляют случайные отклонения начальных условий, а также будущих условий функционирования управляемого объекта, что ведет к разбросу параметров последствий тех или иных альтернативных решений. Для этого класса решений обычно удается построить надежные математические модели и методы нахождения лучших альтернатив управления. Кроме того, здесь обычно применим аппарат математической статистики и теории вероятностей, позволяющий оценить вероятные отклонения результатов принятых решений от ожидаемых. Такие идеальные условия в управлении социально-экономическими системами встречаются очень редко.

Другим крайним случаем являются неструктуризованные решения. Для них характерны полная неопределенность условий и закономерностей функционирования управляемого объекта, а часто неясность и не однозначность целей и критериев деятельности. В таких условиях понятие объективно лучшего решения теряет свое содержание. Логика и формальные методы результата не дают. Но опыт, знания, интуиция управляющих и экспертов позволяют решать столь неопределенные задачи. В этой ситуации научные методы позволяют упорядочить интуитивно-логический анализ решаемой проблемы, дать некоторое количественное выражение опыту и интуитивным оценкам человека, помочь выявить групповые приоритеты и сформировать альтернативы для по иска компромисса при принятии решения несколькими экспертами. В практике управления организациями оба крайних случая в чистом виде встречаются чрезвычайно редко. Как правило, имеют место смешанные ситуации с преобладанием черт того или другого. Эти смешанные ситуации образуют особый класс управленческих решений — слабоструктуризованные решения.

Другие подходы к классификации решений представлены в таблице 1.

Таблица 1 - Классификация решений

Корпоративный характер разработки и реализации управленческих решений требует от руководителей соблюдения корпоративных установок, правил морали и ценностей организационной системы. Это ограничивает инициативу руководителей и возможность отклонений от утвержденной стратегии (шаг влево или вправо недопустимы).

Виртуальный характер решений связан с внедрением электронной почты, электронной подписи и печати. Электронная подпись и печать освобождают руководство от дорогостоящей транспортировки оригиналов документов на большие расстояния. По законодательству РФ документы в электронном виде имеют юридический статус.

Решение называется допустимым, если оно удовлетворяет поставленным ограничениям: ресурсным, правовым, временным, этическим.

Решение оптимальное, если оно обеспечивает экстремум критерия выбора.

Эффективное решение характеризуется степенью достижения цели, соотнесенной с затратами на ее достижение.

Решения запрограммированы в той степени, в которой они повторимы и рутинны; для их обработки выработаны определенные процедуры. Следовательно, они не должны пересматриваться каждый раз при возникновении.

Решения незапрограммированны в той степени, в которой они новы и неструктурированны или тогда, когда не существует отработанных методов решения проблем. Это бывает, когда такие проблемы прежде не встречались или они особенно сложные или важные (введение нового производства, например). Такие решения являются незапрограммированными (хотя и включают многие запрограммированные подзадачи), так как организация не имеет детальной стратегии и решение будет зависеть от общей способности к интеллектуальному принятию решений. Тип проблем‚ решений и иерархический уровень их принятия тесно взаимосвязаны, что продемонстрировано на рис. 1.

Решения на этапах процесса управления получают название исходя из наименования общей функции управления. Каждая из перечисленных в таблице 2 общих функций управления входит в состав конкретного направления, по которому разрабатываются и реализуются решения. Например, необходимо разработать или реализовать решения по формированию системы управления организацией. Эти решения будут состоять из набора прогнозирующих, планирующих, организационных, активизирующих, координирующих, контролирующих и информирующих решений. Прогнозирующие решения основаны на специальном исследовании для формирования заключения о возможном развитии и результатах какого-либо управленческого процесса. Из набора прогнозов выбирают наиболее приемлемые для разработки детального плана раз вития (планирующее решение). Для реализации плана разрабатывается набор организационных решений. Они предусматривают формирование новой или совершенствование имеющейся структуры управления, а также комплекс административных мероприятий по организации выполнения задания. Для повышения эффективности выполнения задания формируют решения по активизации деятельности работников за счет стимулирования и мобилизации (активизирующие решения).

(см. рисунок 1)

При появлении непредвиденных и мешающих воздействий координирующие решения необходимы для гармонизации бизнес-процессов и улучшения деятельности организации. Контролирующие решения направлены на обеспечение своевременного выполнения намеченных мероприятий. Информирующие решения направлены на ознакомление инициаторов и исполнителей решения с необходимыми им сведениями, а также с промежуточными и конечными результатами выполнения задания.

К принимаемым управленческим решениям предъявляются следующие требования.

1. Научная обоснованность. Формирование управленческих решений с учетом объективных закономерностей и законов, действующих в технической, экономической, организационной, социальной, политической и в других сферах деятельности.

2. Целенаправленность. Каждое управленческое решение должно иметь цель, строго соответствующую стратегическим целям организации.

3. Количественная и качественная определенность. Управленческое решение должно воздействовать на объект управления и предусматривать достижение определенных результатов, выраженных в количественных или, если это невозможно, в качественных показателях.

4. Правомерность. Обусловлена нормами, устанавливающими компетентность органов управления и отдельных руководителей в соответствии с целями деятельности органа управления. Компетентность позволяет руководителю и органу управления заниматься только той специальной деятельностью, которая входит в круг их задач.

5. Оптимальность. Это требование обусловливает необходимость выбора в каждом конкретном случае такого варианта решения, который соответствовал бы принятому критерию эффективности организации, например получению максимальных результатов с каждой единицы за- трат. При этом выбранный вариант должен удовлетворять и другим требованиям к деятельности управляемого объекта и к жизни его коллектива: политическим, социальным, правовым, техническим и др.

6. Своевременность решений. Определяется, с одной стороны, состоянием объекта управления на данном этапе его развития, с другой — возможностью приостановить отрицательное влияние возмущений на деятельность управляемого объекта, а также соотношением времени, предусмотренного решением, и времени, которым фактически располагают исполнители для разработки возникшей проблемы. Это требование означает также соблюдение сроков подготовки, доведения решений до конкретных исполнителей, действенного контроля исполнения.

7. Комплексность. Деятельность организации предполагает взаимосвязь совокупности элементов, охватывающих технику, технологию, организацию производства и труда, материальные и другие ресурсы, результаты деятельности. Количественное и качественное изменение одного из элементов, как правило, влечет за собой изменение других.

8. Реализация стимулирующей функции решения. Действенность управленческого решения определяется исполнителем, участием в разработке решения и заинтересованностью в его результатах.

9. Гибкость решения. Решение не должно быть жестко привязано к определенным условиям. Любое решение может потребовать корректировки в результате воздействия внутренних и внешних обстоятельств. При этом должна сохраняться его общая целенаправленность.

10. Полнота оформления решения. Форма изложения решения должна исключать непонимание и двойственность в толковании задач, поставленных перед исполнителями и контролирующими инстанциями.

Процесс разработки и принятия решения должен соответствовать ряду требований (табл. 1).

Таблица 1 Требования к управленческим решениям

Первое требование обязывает руководителей соблюдать действующее законодательство и утвержденные вышестоящими органами положения уставных документов, правовые нормы. Действия решения и его результаты не должны выходить за рамки правового поля.

Второе требование определяет четкое распределение функций управления посредством разработки должностных инструкций для конкретной должности и конкретного подразделения. Каждый руководитель должен знать свое должностное поле (сферу компетенций, полномочий).

Третье требование реализуется обозначением в тексте решения ясной и понятной цели, ради которой разрабатывается и реализуется решение, а также перечислением конкретных исполнителей с необходимыми сведениями о них: наименование подразделения, должности и др.

Четвертое требование касается организационно-правовой стороны оформления решения. Основные формы решения (приказ, распоряжение, акт и др.) составляются и заполняются в соответствии со стандартом ГСДОУ (раздел «Документирование управленческой деятельности»).

Пятое требование основано на том, что наибольшей востребованностью пользуются решения, которых ждут (дорого яичко к Христову дню). Рано пришедшие или рано разработанные решения могут потеряться или стать ошибочными из-за изменившихся за прошедшее время обстоятельств. Поздно пришедшие решения могут быть уже и ненужными. Это требование своевременности решения достаточно трудно выполнить в практической деятельности, когда перед руководителем возникает масса оперативных проблем.

Шестое требование носит технический характер. Иногда руководители забывают об аналогичных предыдущих решениях. Новое решение может вступить в конфликт с ранее принятым и находящимся в процессе выполнения. Поэтому руководитель и его аппарат должны вести учет решениям и устранять их возможную несогласованность. Если такая несогласованность есть, необходимо решения привести в соответствие либо одно из них отменить.

Седьмое требование касается технологической проработки решений. Каждое решение должно иметь реальные возможности для выполнимости и полезности. Для юридического закрепления гарантий выполнимости в тексте решений должны быть визы специалистов (экспертов).

Восьмое требование предполагает реализацию обратной связи в цепи разработки или реализации решения. Контроль — это одна из основных (общих) функций управления.

Девятое требование исходит из того, что реализация любого решения может иметь различного рода отрицательные последствия. Это объясняется сложностью внешней среды и самой организации. Необходимо прогнозировать возможные отрицательные последствия и в тексте решения указывать меры по уменьшению их влияния на отдельных исполнителей или на организацию в целом.

Десятое требование касается активизации деятельности персонала, который будет разрабатывать или реализовывать решение. Работник лучше выполняет решение, которое обязательно принесет положительный результат как для него, так и для других людей или организации в целом. Наличие обоснованного положительного результата должно быть отражено в тексте решения.