ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
Підписи сторін
Продавця _____________________________________________/_______/_
(прізвище, ініціали) підпис
Покупця __________________________________________/_______/____
(прізвище, ініціали) підпис
Під цією назвою існують два види документів. Пояснювальна записка може бути поясненням або доповненням до якогось основного документа (звіту, проекту тощо). У ній подають опис роботи, виробів, розрахункових даних.
Пояснювальною запискою називають також документ особистого характеру, в якому пояснюють певні дії або вчинки службової особи (найчастіше порушення дисципліни, невиконання робіт та ін.). Таку пояснювальну записку працівник пише на вимогу адміністрації.
Взірець пояснювальної записки:
Деканові факультету
механіки та енергетики ЛНАУ
доц. Ковалишину
Степанові Йосиповичу
Пояснювальна записка
Я, Кінах Михайло Іванович, студент групи Маш-23, вчасно не склав іспит з вищої математики у зв'язку з хворобою.
02.01.2009 Власноручний підпис
Виробниче об'єднання Директорові ВО “Весна”
„Весна” , цех № 2 Матвійчуку К. М.
Пояснювальна записка
24.01.2009 № 87
Про порушення виробничої дисципліни
23 січня 2009 р. у другій зміні під час мого чергування було пошкоджено два верстати: №1 і №5. Робітник Швець С. К. порушив правила безпеки їх експлуатації, що призвело до пошкодження.
Вважаю, що необхідно вжити заходів дисциплінарного впливу щодо Швеця С. К.
Начальник цеху № 2 П. І. Якимович
Доповідною запискою називається письмове повідомлення з будь-якого питання керівництву установи з висновками і пропозиціями. Доповідна записка інформує керівника установи про стан справ, певні явища і факти, про виконання роботи, певну ситуацію тощо.
Залежно від цільового призначення доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.
У доповідних записках, які виготовляються не на бланках, повинні бути такі реквізити:
1. Найменування адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка);
2. Найменування автора документа (його посада, прізвище, ініціали) найменування структурного підрозділу, який подає документ;
3. Заголовок;
4. Текст (інформація чи пропозиція) з відповідною аргументацією;
5. Перелік додатків, якщо такі наявні, із зазначенням кількості аркушів;
6. Підпис автора;
7. Дата складання записки.
Зміст доповідної записки повинен бути лаконічним за формою викладу (він, як правило, розбивається на пункти), наведені факти – достовірними, пропозиції – сформульованими. Якщо наведені факти або зроблені висновки потребують цифрового або документального підкріплення, то вони оформляються як додаток до неї.
Взірець доповідної записки:
Доповідна записка Голові селянської спілки
20.05.2009 “Колос”
п. Гаврилюку В.П.
Про порушення правил оформлення
первинної документації на молочно-
товарній фермі спілки
На молочно-товарній фермі (завідувач О.П.Сірка, обліковець Н.К.Друзь), незважаючи на неодноразові вказівки, порушуються правила оформлення документації з обліку надою й витрат молока.
Зокрема, у журналі обліку надоїв молока за 10.05.2009 не зроблені записи про ранкове, а 12.05.2009 – про вечірнє доїння. Крім того, в цьому журналі за 15.05.2009 не заповнена графа "Обслуговування корів". У накладних на відправлення молока й молочних продуктів недбало заповнені показники у графі “Відправлено”. Наприклад, у накладних № 45 і 49 за 16.05.2009 не вказано час відправлення та кислотність молока. Такі факти призводять до плутанини у розрахунках, а також порушення терміну опрацювання документів.
Вважаючи таке становище надалі нетерпимим, прошу Вас поставити питання про стан первинного обліку на молочно-товарній фермі на розгляд правління спілки.
Додаток: акт перевірки стану первинного обліку на молочно-товарній фермі селянської спілки „Колос” на 3 аркушах.
Гол. бухгалтер А.К.Петрів