ОФОРМЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ. ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ ДОКУМЕНТІВ
Основним видом ділового мовлення є документ. Документ – це матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі і просторі.
В управлінській діяльності використовують в основному письмові (текстові) документи, в яких інформація зафіксована будь-яким способом письма – рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи, оформлені згідно з визначеними правилами, називають управлінськими, а їх сукупність – управлінською документацією. Ці документи – основа всього інформаційного господарства установи чи підприємства. Отже, у звичайному розумінні документами називають відповідноскладені, підписані і засвідчені службові папери, якими оформляють різні господарсько-фінансові операції, правові відносини і дії юридичних осіб та окремих громадян.
Усякий документ – насамперед носій інформації, і це чи не найважливіша його властивість, яку використовують у процесі управління.
Вимоги до документів, що мають бути повноцінним джерелом інформації:
1. Документ повинен видавати повноважний орган або особа відповідно до їх компетенції;
2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству;
3. Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах, містити конкретні і реальні пропозиції або вказівки;
4. Документ повинен бути складенимза встановленою формою;
5. Документ має бути бездоганно відредагованим.
6. Документ повинен бути придатним для тривалого зберігання.
Усі документи можна згрупувати за кількома ознаками:
Завидами діяльності фінансово-розрахункові
організаційно-розпорядчі
постачально-збутові
За змістом прості
складні
♦ прості відображають одне питання, складні – декілька.
За терміном виконання термінові
звичайні безстрокові
(нетермінові)
♦ звичайні безстрокові документи виконують у порядку загальної черги;
♦ термінові мають встановлений строк виконання. До останніх також належать документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма).
За місцем складання внутрішні
(місцем виникнення) зовнішні
♦ внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;
♦ зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами;
За походженням службові (офіційні)
особисті
♦ службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють;
♦ особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності
За ступенем гласності для загального користування
для службового користування
таємні і цілком таємні
За формою трафаретні
типові
індивідуальні
♦ типові (стандартні) документи складені за зразком, мають стандартну форму, їх заповнюють у певній послідовності за обов’язковими, строго регламентованими правилами;
♦ трафаретні документивиготовляють друкарським способом: незмінна частина тексту існує у вигляді бланка, а для змінної залишають вільні місця;
♦ індивідуальні документи створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій
За стадіями створення оригінали
копії
Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчують штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково роблять помітку вгорі праворуч “копія”. Різновидами копії є відпуск, витяг і дублікат.
Відпуск – це повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника.
Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, роблять витяг.
Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв’язку із втратою оригіналу. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.
За терміном зберігання тимчасового зберігання
(до 10 років)
тривалого зберігання
(понад 10 років)
постійного зберігання
На сьогодні затверджено національний стандарт, що регламентує систему оформлення організаційно-розпорядчої документації (ОРД): ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів». Основним завданням цього стандарту є уніфікація, тобто встановлення однакового складу і форм документів у сфері управління, вимоги до документів, які виготовляють за допомогою друкувальних засобів. Проте стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів. Застосування стандартних форм документів сприяє підвищенню якості і культури апарату управління, чіткішому й оперативнішому його функціонуванню, підвищенню продуктивності праці службовців.
Документи, які входять до системи ОРД, умовно поділяють на три групи:
організаційні (положення, статути, інструкції, правила тощо);
розпорядчі (ухвали, розпорядження, накази, рішення);
довідково-інформаційні (листи, протоколи, акти, довідки, звіти, доповідні записки таін.).
Щоб правильно оформити документи, необхідно дотримуватися низки вимог, щостосуються їх підготовки, обробки і виконання, які надаютьдокументові юридичної сили.