Поняття та функції документу.

Вступ

Сучасний діловий документ як носій інформації

Тема 2: Сучасний діловий документ як носій інформації

Л Е К Ц І Я

ХАРКІВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ВНУТРІШНІХ СПРАВ

МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ

Кафедра: адміністративної діяльності ОВС

Дисципліна: Юридичне документознавство

Харків – 2009

§1. Поняття та функції документу.

§2. Вимоги до документів.

§3. Класифікація документів та їх значення.

§4. Юридичні документи та їх класифікація.

Література:

1.Конституція України / Відомості Верховної Ради України. – 1996. – N 30. – Ст.141;

2.Закон Української РСР «Про мови в Українській РСР» / Відомості Верховної Ради УРСР. – 1989. – Додаток до №45. – Ст.631;

3.Закон України «Про інформацію» / Відомості Верховної Ради України. – 1992. – №48. – Ст.650;

4.Корж А.В. Документознавство. Зразки документів праводілової сфери. Навчальний посібник. – К. КНТ, 2007 – 316с.

5.Красницька А. В. Юридичні документи: техніка складання, оформлення та редагування: Посібник. – 2-е вид., допов. і переробл. – К.: Парламентське вид-во, 2006. — 528с.

В лекції «Сучасний діловий документ як носій інформації» розглядається поняття документа, його функції та вимоги що ставляться до документів. Вивчається класифікація документів, правила їх оформлення. Окремо розглядаються юридичні документи.

Сучасний діловий документ використовується в усіх сферах службової і діло­вої діяльності. Він є носієм інформації, виступає як необхідний елемент внутріш­ньої організації будь-якої установи, забезпечує взаємодію їх частин. Інформація документа є основою для прийняття рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнення, а також матеріалом для довідково-пошукової робо­ти. Відповідно до реалій життя документ набув відповідних рис, що характеризу­ють його з усіх боків, має певні вимоги, які полегшують роботу з ним не тільки під час складання, а й при використанні його за призначенням.

Усім відомо, що вміння говорити красиво, правильно відіграє важливу роль у процесі спілкування, і залежно від того у співрозмовника складається думка про опонента. Так само на опонента здійснює вплив і документ. Залежно від визна­ченості, дотримання вимог, вміння відправника будувати розмову, його грамот­ності, знанні документа та вимог до нього залежить подальша доля цих відносин.

Отже, сучасний діловий документ — це важливий елемент сучасного життя, що забезпечує обмін інформацією необхідного і визначеного характеру, впли­ває на відносини у суспільстві.

Документ - основний вид писемної ділової мови, який широко використовуєть­ся в повсякденній діяльності як джерело та носій інформації. Якщо інформація в ньому зафіксована, то це забезпечує її зберігання і накопичення, можливість пере­дачі іншій особі, багаторазове використання, повернення до інформації з часом.

У статті 27 Закону України «Про інформацію» (1992 р.) зазначено, щодоку­мент - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, ви­користання і поширення інформації шляхом фіксації на папері, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Документ — (від лат. documentum — повчальний приклад, взірець; свідчен­ня, доказ) — матеріальна форма відображення, поширення, використання і збе­рігання інформації, яка надає їй юридичної сили. Документ може фіксуватися не лише на папері, а й на магнітних чи інших носіях. Характерною особливістю до­кумента є те, що він матеріалізується лише у писемній формі мовлення.

Поняття «документ», «документація» у своєму розвитку зазнали істотних змін. Слово «doсеrе» у мові давніх римлян вживалося у значенні «повідомляти». Пізніше, з розвитком письма, як додатково до усної мови засобу закріплення фактів та різних явищ і писаного права, що регулювало майнові та інші відноси­ни суспільного життя, виникла необхідна форма — documentum.

Поява цього слова в українській мові пов'язана з діяльністю російського царя Петра І в кінці XVII — на початку XVIII ст., який надавав перевагу всьому запози­ченому. Спочатку слово позначало папери, які підтверджували будь-чиї права, законність володіння будь-чим, мали юридичну силу. У наш час документ — це узагальнена назва для всіх юридичне значущих джерел інформації.

Як носій інформації документ виступає обов'язковим елементом внутріш­ньої організації будь-якої установи, організації, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є основою для прийняття управлінських рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для обробки, а також матеріалом для довідко­во-пошукової роботи.

За своїми властивостями документ:

1) є носієм і сам служить джерелом потрібної інформації, саме в документах
інформація фіксується вперше;

2) має правову вагу, господарське значення, оскільки сам може служити письмовим доказом, засобом засвідчення чого-небудь;

3) уможливлює вилучення інформації з архівів і обробку в поточній діяльності.

Під час укладання ділових документів мовці обмежені у виборі добору слів, їх поєднання, розташування; творчість як така — відсутня. Укладач змушений користуватися встановленими правилами, тобто дотримуватися певного регла­менту, що в свою чергу приводить до стандартизації мови і схеми документів.

Усі ділові документи за своїм призначенням та конкретною функцією різні, тому ступінь регламентації та стандартизації у них теж буде різний. За цією оз­накою документи поділяються на три групи:

1) документи, що відповідають точним стандартам; якщо один зі стандартів
не витримується — документ не матиме юридичної сили. Такі документи, як правило, готуються заздалегідь (потрібна інформація вписується від руки) і виготовляються спеціальними державними установами на папері з водяними знаками (свідоцтво про народження, диплом про освіту, посвідчення особи);

2) документи, в яких відсутня така суворість, проте для зручності, швидкості
їх використання та обробки частина інформації готується заздалегідь (трудова
книжка, службове посвідчення тощо);

3) документи з певною формою побудови, загальними принципами укладан­ня; текст і мовні засоби автор-укладач добирає сам (характеристика, рапорт, ав­тобіографія, лист, розписка, доручення, скарга тощо).

На відміну від інших рис ділового стилю, що закріплені традицією, стандар­тизація й регламентація закріплені ще й законом — оформлення документів ви­значене стандартами, розробленими Державним комітетом стандартів України.

Будь-який офіційний документ одночасно виконує кілька функцій, що й доз­воляє йому задовольнити різноманітні людські потреби. Серед функцій документа виокремлюють загальні та спеціальні.