Організація діловодства, його особливості та значення.

Вступ

Лекція присвячена темі: «Діловодство в органах внутрішніх справ». За матеріалами лекції передбачено розгляд поняття «діловодства», вивчення його особливостей та основних напрямків здійснення. Також передбачено розгляд нормативно-правової бази, що регулює роботу діловодства. Крім того, досліджується термін «документообіг» та вивчаються вимоги, що ставляться до нього.

У суверенній Українській державі, яка згідно з Конституцією України є де­мократичною, соціальною і правовою, величезного значення набуває створення умов для утвердження правових засад в усіх сферах суспільства.

Головне завдання правової держави — створення чіткої системи функціону­вання державних органів, які б забезпечили якомога повнішу реалізацію чинного законодавства. У діяльності цих органів важливе місце посідає створення і функ­ціонування системи документів, як робочого інструменту праводілової сфери.

Для оволодіння наукою і мистецтвом документа кожен працівник праводіло­вої сфери, який його створює, повинен володіти відповідною теорією і практикою. Нині підвищення рівня організації та ефективності управлінської роботи залежить від того, наскільки раціонально поставлене діловодство в установах, організаціях, закладах та інших органах, наскільки правильно і грамотно встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між державами, установами, орга­нізаціями, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми. Від того, наскільки правильно складений та оформлений документ, організо­вана робота з ним, багато в чому залежить від ведення діловодства.

Термін «діловодство»в усному мовленні з'явився у XVII ст. й означає сам процес вирішення справи — «діло (справу) вирішувати». Оскільки при вирішенні будь-якого питання виникали документи, щоб закріпити досягнуте домовлення, прийняте рішення, уже в XVI ст. вживається слово «діло» як «зібрання документів, що відносяться до будь-якого питання». Вперше слово «діло (справа)» зафіксова­не в документах у 1584 р.

Отже, діловодство — це галузь ведення службових і ділових документів, що полягає в документуванні відповідної діяльності та документообігу, тобто русі документів усередині установи. Діловодство має переважно службовий харак­тер. Відносини, що складаються з приводу діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від правильної організації діловодства зде­більшого залежить успіх діяльності органів державної влади, а також суб'єктів господарської діяльності.

Нині діловодство в установах частково або повністю централізоване. Його ведення покладається на спеціальні служби — управління справами, канцелярії чи секретаріати. Загальне керівництво роботою служб діловодства здійснюється керівниками установ, на яких покладається у межах наданих їм прав ряд обо­в'язків і які відповідають за організацію діловодства в установі.

Загальні правила діловодства охоплюють документування управлінської діяльності установ, що здійснюється шляхом видання розпорядчих документів відповідно до актів законодавства.

Діловодство включає правила складання текстів та оформлення службових документів установленої форми на бланках установи (крім деяких внутрішніх документів) за відповідними вимогами до тексту документа, який повинен мати обов'язкові реквізити.

Окремий порядок і правила ведення встановлені для діловодства за звернен­нями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднан­нях громадян, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у засобах масової інформації. За окремим порядком здійснюється діловодство для доку­ментів, що містять державну чи комерційну таємницю, яка охороняється зако­ном. Цей порядок визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Діловодство — це діяльність апарату управління, що охоплює питання ство­рення документів (тобто документування) та організації роботи з документами у процесі здійснення ним управлінських функцій.

Діловодство є важливою складовою роботи кожної установи, у процесі яко­го беруть участь усі працівники установи: одні створюють документи, інші за­безпечують їх передачу, ще інші керуються цими документами у своїй практичній діяльності. Від правильної організації діловодства залежить успіх діяльності органів державної влади, а також суб'єктів господарської та іншої діяльності.

Організація діловодства умовно поділяється на дві частини:

1) забезпечення своєчасного і грамотного створення документів (докумен­тування);

2) організація роботи з документами: одержання — обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка до архіву, знищення.

Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стан­дартів у цій галузі.

Як сам процес створення документів, так і організація роботи з ними завжди регламентуються спеціальними законодавчо-нормативними і нормативно-мето­дичними актами, що регулюють ведення діловодства.

Діловодство пов'язане з різними сторонами управлінської діяльності і має загальний характер для органів управління, ведеться у будь-якому апараті уп­равління.

Діловодство поділяється на:

а) адміністративне (загальне), що систематизує службові документи управ­лінського характеру: акти управління, службові й доповідні записки, зведення, протоколи, огляди, звіти, довідки, службові листи, характеристики, накази, роз­порядження, протоколи, доручення тощо;

б) спеціальне, що систематизує спеціальні документи: правоохоронні, митні, податкові, судовонотаріальні, бухгалтерські, комерційні тощо.

Діловодство здійснюється за такими основними напрямами:

1) скорочення документопотоків (вхідного, вихідного, внутрішнього) на ос­нові уніфікації та стандартизації видів форм типових текстів документів.

Уніфікація документів полягає в установленні однакового складу і форм управлінських документів, які фіксують здійснення однотипних управлінських функцій.

Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації і рівня її обов'язковості; це процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється певний зразок. Стандарт як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації і затвер­джується компетентним органом. Застосування стандартів сприяє поліпшенню якості документа, що створюється;

2) раціоналізація праці щодо діловодства в апараті управління; підвищення
його ефективності;

3) удосконалення контролю за виконанням документів, що забезпечує своє­часне та якісне виконання приписів і доручень, які в них містяться.

Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управлін­ня та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку. Оволодіння прийомами раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення і пошук, організувати чіткий конт­роль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підго­товлений і належним чином оформлений документ — це свідчення високої куль­тури виконавця.

Основними елементами діловодства є письмові документи та документування.

Документування — це сам процес створення документів; це регламентова­ний процес запису інформації на папері чи іншому носієві, що забезпечує юри­дичну силу, здійснюється за певними правилами, встановленими правовими акта­ми чи виробленими традицією. Результатом документування є документ — зафік­сована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, що має юридичну силу.

Юридична сила — це властивість офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного виду документів комплексом реквізитів — обов'язкових елементів укладання документів.

Нині потреба документування інформації визначена Законом України «Про інформацію», де зазначено, що документування інформації є обов'язковою умовою включення інформації до інформаційних ресурсів. Документу­вання інформації здійснюється в порядку, встановленому органами держав­ної влади, відповідальними за організацію діловодства та стандартизацію до­кументів.

Завданням практичного працівника-юриста є дотримання правил діловод­ства при створенні будь-яких документів.

Передусім, значення діловодства для суспільства полягає в тому, що з його допомогою відображаються взаємовідносини, які виникають у процесі фіксуван­ня їх службового та приватного характеру між юридичними та фізичними осо­бами у повсякденному житті.

Особливо велике значення має діловодство у здійсненні дієвого контролю за виконанням рішень, оскільки видати наказ чи винести резолюцію — це лише перша стадія керівництва. Перевірка ж виконання є головною ланкою в органі­зації роботи будь-якої установи чи закладу. Добре налагоджена організація діло­водства передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це одночасно дає змогу виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботі структури конкретності й оперативності.

Нині, коли перед державою та суспільством постало багато нових завдань і значно зріс обсяг інформації, стали жорсткішими й вимоги до якості документів, термінів їх виконання та доведення до виконавців. Тому найважливішим на­прямом покращення діловодства є повна автоматизація і комп'ютеризація діло­вих процесів, застосування новітніх засобів та технологій. Це допоможе зеко­номити час та зусилля на малопродуктивну ручну працю, пошуки необхідних матеріалів.