Лекція 8

Принцип адекватності або відповідності інформації описуваному об’єкту. Описання за цим принципом покликане достовірно розкривати склад і основний зміст певного обсягу документів, уникаючи невизначеності висловів. Головним критерієм описувальних робіт є дотримання принціпів наукової об’єктивності та історизму.

Принцип наступності та уніфікаціїв організації та описуванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання називають принципом континуїтету.

Принцип всебічності й комплексностівикористовують як вимоги до організації довідково-пошукових систем. Всебічність є принципом організації довідкового апарату, а комплексність – принципом структури і функції пошуку.

При створенні розвитку довідкового апарату застосовуєтьсяпринцип диференційованого підходу до різних категоріц фондів з урахуванням їх інформативності, тобто властивості задовольнити потреби в різноманітній і повній інформації.

Серед головних методів описування виділяють : метод інформаційного аналізу та синтезу і номенклатурний метод. Перший охоплює всі типи і види описування, але починається з описування справ і складання описів. Другий метод охоплює лише справи і описи.

В основі наукового метода описуваннялежить метод аналітико-синтетичного оброблення інформації,який передбачає перетворення за допомогою методів аналізу і синтезу вихідних початкових документів і дані у інші документи. Предметом аналізу під час архівного описування є:

- джерело походження документної інформації, або автор документа;

- зміст інформації;

- часові координати (дати створення документів);

- просторові координати (географічна локалізація документа);

- форми передавання інформації (матеріальні носії і засоби передавання – мовні, звукові, графічні, комп’ютерні тощо, обсяги)

- евристична зона – координати зберігання та історія документів.

Під час облікового описування використовують головні елементи з них- порядковий номер справи, діловодний індекс, заголовок справи, оригінальність документа, спосіб відтворення інформації, ступінь повноти документів, зовнішні особливості справи, анотація документів, крайні дати документів у справі,кількість аркушів у справі.

Особливості описової статті залежать від того , що є об’єктом або одиницею описування: документ, група документів, справа, фонд. У зв’язку з цим розглядають подокументне і групове описування. Якщо одиницею описування є документ або його частина, ведеться подокументне описування. Якщо описують справу або фонд, - це групове по одиничне описування. Архівний опис як приклад групового описання одночасно по одинично розкриває склад і зміст фонду. В тематичних путівниках та оглядах архівних документів одиницею описування часто є тематичні комплекси документів, справ, фондів, тому цей підвид групового описування називають предметно-тематичним.

Таким чином, архівне описування закладає підвалини доступу до архівних документів, створюючи умови для користування ними, та допомагає у вирішенні важливого соціального завдання суспільства – реалізації права людини на інформацію. Як важливий процес відбирання й відтворювання в описовій статті таких характеристик документа, які б сприяли користувачеві на подальших етапах архівної, довідкової або дослідницької роботи, архівне описування допомагає ідентифікації документної інформації серед інших та визначенню місцезнаходження документів і використанню відомостей, що містяться в них.

Архівний каталог – тип архівного довідника, в якому вторинна документна інформація систематизується відповідно до обраної схеми класифікації незалежно від фондової належності документів.

Систему каталогів архіву- утворює сукупність різних за призначенням і структурою архівних каталогів, що взаємопов’язані між собою, доповнюють один одного й розкривають склад і зміст документів архіву у різних аспектах.

Залежно від обраної схеми побудови каталоги бувають систематичними, предметно-тематичними (різновиди: каталог з історії установ і каталог з історії адміністративно-територіального поділу), предметними (різновиди: іменний, географічний).

Каталоги можуть бути як внутріархівними, так і між архівними.

У систематичномуархівному каталозі вторинну документну інформацію представлено за галузями знань і практичної діяльності суспільства, згідно із схемами класифікації документної інформації.

У предметно-тематичномуархівному каталозі вторинна документна інформація розташовується за темою у логічній послідовності, а всередині теми – за предметною ознакою.

В архівному каталозі з історії установ вторинна документна інформація систематизується за галузями і далі – за підпорядкованістю, за типами установ (заводи, управління, товариства, банки тощо), а всередині – за їх назвами в алфавітному порядку.

В архівному каталозі з історії адміністративно-територіального поділу вторинна документна інформація систематизується за алфавітом видів адміністративно-територіальних одиниць, а всередині – за алфавітом їх назв.

У предметному архівному каталозі вторинна документна інформація систематизується в алфавітному порядку назв предметів (фактів, явищ, географічних назв, прізвищ осіб).

Іменний архівний каталог містить вторинну документна інформацію про осіб, які є авторами документів або згадуються в них, і є переліком прізвищ, імен, псевдонімів, прізвиськ, розташованих в алфавітному порядку.

Географічнийархівний каталог містить вторинну документну інформацію про географічні й топографічні об’єкти (моря, ріки, озера, міста тощо).

Каталог документів з особового складу складається для полегшення пошуку інформації під час виконання запитів соціально-правового характеру.

Різновидами предметного каталогу для аудіовізуальних документівможуть бути фільмовий, журнальний, режисерський каталоги тощо.

Каталогізацією архівних документів називається комплекс робіт із створення архівного каталогу: визначення схеми класифікації, виявлення, укладання каталожних описань та оформлення і ведення каталогу.

Каталогізація проводиться в архіві як самостійний вид роботи (цільова каталогізація), або ж під час виконання інших видів робіт, що пов’язані з виявленням та описуванням документів (попутна каталогізація).

Під час каталогізації застосовуються способи подокументного, по одиничного та групового описування. Обов’язковими елементами описання є: назва архіву, індекс, рубрика, підрубрика, дата події, зміст, пошукові дані, мова документа, спосіб відтворення, прізвище укладача описання та дата проведення описування. У традиційному варіанті описові статті розміщуються на каталожних картках.

Система каталогів архіву повинна забезпечити повноту інформації про зміст фондів архіву. Каталоги містять інформацію про сутність подій, фактів, явищ, відображених у документах, які розкривають закономірності їхнього розвитку, показують характерні особливості їх прояву, про діяльність фондоутворювача або закладів його системи. Під час відбору документів для каталогізації віддають перевагу інформації про характер, напрями і підсумки діяльності установи-фондоутворювача та його системи, враховують час виникнення документа або час описуваних у документі подій, коли значення має сам історичний період; авторство та ступінь збереженості документів.

Відомості про одиницю описування, що становлять собою у сукупності описову статтю, розміщують на картці за визначеною формою (макетом схемою). Елементи об’єднують у зони класифікаційних відомостей (індекс, назва рубрики та підрубрики, дата і місце події), які, крім двох останніх, мають співпадати з класифікаційною схемою каталогу; інформаційних даних (згорнуте визначення змісту одиниці описування, зазначення автора-фондоутворювача, адресата, визначення різновиду документів, оригінальності; при по одиничному описуванні у графу „Зміст” переносять заголовок справи з описів); пошукових даних (назва архіву, де зберігається документ; назва фонду, в якому знаходиться документ; назва структурної частини, в якій його було створено, архівний шифр документа, який складається з номера фонду, номера опису, номера одиниці зберігання і номера аркушів); зовнішніх даних (мова документа, спосіб його відтворення); контрольних даних (прізвище архівіста, що склав картку; дата складання картки).

Після завершення описування архівних документів каталожну картку індексують шляхом аналізу змісту об’єкта описування і віднесення його до певного структурного підрозділу схеми класифікації відповідного каталогу. За класифікаційною схемою на основі зіставлення обирають рубрику, якій найбільше відповідає зміст одиниці описування. Індекс рубрики переносять до каталожної картки. Картки систематизують за індексами і рубриками й розставляють у каталозі.