Посадові інструкції

Посадова інструкція – правовий акт, який видається організацією з метою регламентації організаційно-правового положення працівника, його обов'язків, прав, відповідальності та його взаємовідносин з іншими працівниками і підрозділами, який забезпечує умови для його ефективної роботи.

Посадова інструкція розробляється на кожну посаду, передбачену штатним розкладом, або робоче місце, якщо в підрозділі є декілька працівників, які посідають однакові посади, але виконують різну роботу.

Залежно від категорії, рівня і правового статусу працівника посадові інструкції як локальні правові акти можуть мати деякі відмінності в назві документа і структурі тексту.

Для першого керівника організації, його заступників, головних фахівців і керівників структурних підрозділів можуть бути розроблені посадові положення, для рядових співробітників і спеціалістів – посадові інструкції, а для працівників господарських та допоміжних підрозділів, а також для тих, що працюють за договором підряду або трудовою угодою, – функціональні обов'язки.

Не дивлячись на відмінності в назвах, мета створення усіх цих різновидів документів та їх призначення залишаються єдиними, при їх розробці дотримуються загальних вимог. Посадові інструкції працівників в кожному структурному підрозділі розробляються на основі Положення про підрозділ і складаються по єдиній методиці; посадові інструкції завжди конкретні і фактично описують конкретні робочі місця; вони переглядаються в єдиному порядку відповідно до зміни структури і штатної чисельності організації, а також після проведення атестації.

Значення посадової інструкції як організаційного документу полягає в тому, що вона дозволяє:

- раціонально розподілити функціональні обов'язки між працівниками;

- підвищити своєчасність і надійність виконання завдань за рахунок введення кількісних показників періодичності, трудомісткості, тривалості та календарних термінів їх виконання;

- поліпшити соціально-психологічний клімат в колективі, усунути конфлікти між керівником і підлеглими;

- чітко визначити функціональні зв'язки працівника в частині підготовки і ухвалення управлінських рішень і використання ресурсів;

- підвищити колективну і особисту відповідальність працівників за своєчасне і якісне виконання функціональних обов’язків;

- підвищити ефективність морального і матеріального стимулювання працівників;

- організувати рівномірне завантаження працівників;

- прискорити освоєння новим працівником своєї роботи, скоротити період адаптації до колективу і організації;

- планувати просування працівника по службі.

Посадові інструкції зазвичай переглядаються один раз в п'ять років (або один раз в три роки) і обов'язково уточнюються щорічно за підсумками атестації персоналу структурного підрозділу.

Перший лист посадової інструкції оформляється за зразком загального бланку організації, тобто на ньому є логотип організації, її повне найменування і організаційно-правової форми. Документ підписується безпосереднім керівником працівника, затверджується керівником структурного вищестоящого підрозділу (звичайно це один із заступників першого керівника організації, начальник відповідного управління або відділу). Обов'язковими для посадової інструкції є візи кадрової служби, юрисконсульта організації або відповідного управління, а при необхідності – візи зацікавлених структурних підрозділів і посадових осіб, з якими здійснюється співпраця.

Відповідно до рекомендацій з розробки посадових інструкцій для посад державних службовців органів виконавчої влади, розробленими Мінпраці, керівник органу виконавчої влади затверджує посадові інструкції своїх заступників і керівників структурних підрозділів, а також типові посадові інструкції інших посад. Конкретні посадові інструкції розробляються на основі типових і затверджуються керівником структурного підрозділу органу публічної влади.

На екземплярі посадової інструкції, який зберігається в структурному підрозділі, щорічно проставляються відмітки про ознайомлення працівника зі встановленими в ній вимогами.

Відмітка про ознайомлення оформлюється за зразком візи (посада, підпис, дата) і має бути обов'язково проставлена перед черговою атестацією працівника в терміни, які встановлюються в Положенні про атестацію персоналу.

Посадова інструкція включає наступні розділи:

- загальні положення;

- посадові обов'язки;

- права;

- відповідальність;

- взаємини, зв'язок за посадою;

- умови оплати праці;

- показники оцінки роботи.

Додатковими розділами в структурі посадової інструкції можуть бути:

- організація роботи (якщо співробітникові встановлюється особливий або індивідуальний графік роботи або надається право самостійно організовувати і планувати свій робочий день);

- порядок затвердження і внесення змін (якщо він відрізняється від звичайного або вимагає особливого затвердження органами управління організацією, зокрема для керівників, їх заступників, головних фахівців і тому подібне);

- контроль, перевірка і ревізія діяльності (у посадових інструкціях матеріально відповідальних осіб цей пункт повинен бути обов'язково).