Класифікація документів

Документи, їх призначення і класифікація

Знай папери в житті – не химери

і не плід канцелярій нудних:

ділові необхідні папери

У стосунках людей ділових (Д.Білоус)

Документ (від латин. documentus– спосіб доказу) – основний вид ділового мовлення, що містить у зафіксованому вигляді певну інформацію, підтверджує її достовірність та об’єктивність, оформлений у встановленому порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

Документи мають різне призначення (функції).

До загальнихналежать такі функції документів:

1) інформаційна (документ як засіб збереження інформації);

2) соціальна (документ задовільняє певні потреби суспільства);

3) комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами і);

4) культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).

Серед специфічнихфункцій документів найголовнішими є такі:

1) управлінська (документ як засіб управління);

2) правова (документ як засіб закріплення правових норм);

3) історична (документ як джерело історичних відомостей).

 

№ пор. Ознаки Групи документів
1. За найменуванням Заяви, листи, довідки, службові записки, протоколи і т. ін.
2. За походженням Службові, або офіційні (вони створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх представляють), й особисті (їх створюють окремі особи і це не входить у коло їх службових обов’язків).
3. За місцем виникнення Внутрішні (чинні лише в межах установи, підприємства, в якому створені) і зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо).
4. За призначенням Організаційно–правові; планові; інформаційно-довідкові й довідково-аналітичні; звітні; щодо особового складу (кадрові); фінансові; з матеріально-технічного забезпечення; договірні; колегіальних органів.
5. За напрямом Вхідні і вихідні документи
6. За формою Типові й індивідуальні
7. За термінами зберігання Документи тимчасового зберігання (до 10 років); документи тривалого зберігання (понад 10 років); документи постійного зберігання (без обмеження терміну).
8. За ступенем гласності Звичайні, таємні (секретні), для службового користування.
9. За стадіями створення Оригінали (створені документи), копії (повне відтворення оригіналу) і витяги (відтворення певної частини оригіналу).
За технікою відтворення Рукописні й відтворені механічним способом.

 

Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами, називається діловодством.

Сукупність взаємопов’язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі, називаєтьсясистемою документації.

Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Документообіг– рух документів в установі, організації від часу їх створення чи одержання до закінчення виконання або надсилання. Сумарна кількість документів, що надійшли в організацію, в установу і створенні ними за певний період, становить обсяг документообігу.

Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлювання документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.