Класифікація документів
Документи, їх призначення і класифікація
Знай папери в житті – не химери
і не плід канцелярій нудних:
ділові необхідні папери
У стосунках людей ділових (Д.Білоус)
Документ (від латин. documentus– спосіб доказу) – основний вид ділового мовлення, що містить у зафіксованому вигляді певну інформацію, підтверджує її достовірність та об’єктивність, оформлений у встановленому порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.
Документи мають різне призначення (функції).
До загальнихналежать такі функції документів:
1) інформаційна (документ як засіб збереження інформації);
2) соціальна (документ задовільняє певні потреби суспільства);
3) комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами і);
4) культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).
Серед специфічнихфункцій документів найголовнішими є такі:
1) управлінська (документ як засіб управління);
2) правова (документ як засіб закріплення правових норм);
3) історична (документ як джерело історичних відомостей).
№ пор. | Ознаки | Групи документів |
1. | За найменуванням | Заяви, листи, довідки, службові записки, протоколи і т. ін. |
2. | За походженням | Службові, або офіційні (вони створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх представляють), й особисті (їх створюють окремі особи і це не входить у коло їх службових обов’язків). |
3. | За місцем виникнення | Внутрішні (чинні лише в межах установи, підприємства, в якому створені) і зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо). |
4. | За призначенням | Організаційно–правові; планові; інформаційно-довідкові й довідково-аналітичні; звітні; щодо особового складу (кадрові); фінансові; з матеріально-технічного забезпечення; договірні; колегіальних органів. |
5. | За напрямом | Вхідні і вихідні документи |
6. | За формою | Типові й індивідуальні |
7. | За термінами зберігання | Документи тимчасового зберігання (до 10 років); документи тривалого зберігання (понад 10 років); документи постійного зберігання (без обмеження терміну). |
8. | За ступенем гласності | Звичайні, таємні (секретні), для службового користування. |
9. | За стадіями створення | Оригінали (створені документи), копії (повне відтворення оригіналу) і витяги (відтворення певної частини оригіналу). |
За технікою відтворення | Рукописні й відтворені механічним способом. |
Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами, називається діловодством.
Сукупність взаємопов’язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі, називаєтьсясистемою документації.
Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
Документообіг– рух документів в установі, організації від часу їх створення чи одержання до закінчення виконання або надсилання. Сумарна кількість документів, що надійшли в організацію, в установу і створенні ними за певний період, становить обсяг документообігу.
Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлювання документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.