СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ

Вывод и сохранение данных в электронных таблицах

Созданные и заполненные электронные таблицы используются в двух направлениях:

— как табличные документы самостоятельного значения, тре­бующие оформления в виде твердой копии на бумаге, что предпо­лагает выполнение операции вывода на печать;

— как составные компоненты других документов или способ оперативного хранения данных, что предполагает сохранение таб­лиц в виде файлов различного формата на соответствующих нако­пителях информации.

Вывод электронных таблиц на печать

Подготовка табличных документов для вывода на печать предпо­лагает задание соответствующих параметров страничного оформ­ления, которые включают в себя:

— ориентацию (размещение таблицы вдоль листа или поперек);

— масштаб изображения на листе (изменение размера изобра­жения на бумаге относительно размера изображения на экране);

— определение размера листа бумаги (либо выбор из предла­гаемого множества стандартных размеров, либо установление не­стандартного размера);

— определение качества печати (для тех принтеров, у которых возможен выбор);

— определение размеров отступов от края листа (верхнего, нижнего, правого, левого) и полей для верхнего и нижнего колонти­тулов;

— определение содержания верхнего и нижнего колонтитулов;

— определение режимов центрирования таблицы относительно краев листа (по горизонтали и вертикали);

— определение строк и столбцов, используемых в качестве за­головков, т. е. повторяющихся на каждой странице печатаемого до­кумента;

— установление при необходимости вывода на каждой страни­це имен столбцов и номеров строк;

— установление порядка вывода примечаний (либо по месту расположения, либо в конце документа).

Для правильного установления параметров страничного оформ­ления табличный процессор предлагает режим предварительного просмотра, в котором на экране отображаются формируемые стра­ницы для вывода на печать.

При реализации самой процедуры вывода на печать возможно установление типа используемого устройства (принтера) с опреде­лением его свойств (с привлечением соответствующих средств операционной среды), задание диапазона выводимых страниц, за­дание числа копий печатаемого документа.

При отсутствии или неисправности печатающего устройства возможно сохранение табличного документа в виде файла соответ­ствующего формата, содержимое которого может быть распечата­но при появлении возможностей.

Сохранение электронных таблиц

Сохранение подготовленных и заполненных электронных таб­лиц на накопителе информации предполагает установление следу­ющих параметров:

— имени накопителя информации (имени накопителя на гиб­ких магнитных дисках, имени логического устройства в рамках накопителя на жестких магнитных дисках, имени другого нако­пителя);

— имени каталога или папки файловой системы выбранного на­копителя информации;

— имени файла, в котором сохраняется электронная таблица (точнее книга или блокнот, в состав которого включена сохраняе­мая таблица);

— формата сохранения (документ данного табличного процес­сора, документ более ранних версий того же табличного процессо­ра, документ другого табличного процессора, текстовый документ, документ формата базы данных, другие стандартизированные форматы обмена информацией);

— условий последующего доступа (пароля при открытии фай­ла, режим внесения изменений).

Глава 11