Основні моменти домовленості
1.Предмет ділової зустрічі. Предметом ділової зустрічі є питання, що виносяться на обговорення, тематичні рамки переговорів, перелік проблем, які розглядатимуться, тощо.
Переговори, як правило, проводяться для вирішення питань про спільну діяльність, про зміни форм цієї діяльності чи для того, щоб припинити співробітництво, коли умови чи підходи однієї з сторін не задовольняють іншу з тих чи інших причин, і т. п. Бувають і протокольні переговори, їх називають візитами ввічливості, оскільки проводяться вони для особистого знайомства або виявлення уваги до партнера з певного приводу.
2. Місце проведення ділової зустрічі. Проводяться ділові переговори, як правило, у службових приміщеннях їх учасників (у своїй фірмі чи у партнера), хоча можливе їх проведення на нейтральній території чи, завдяки розвитку засобів комунікації, дистанційно.
Ініціатор зустрічі пропонує (але не нав'язує) свій варіант, однак останнє слово про місце проведення залишається за запрошеною стороною. Розглянемо кожний з варіантів:
- У своїй фірмі.Спортсменам добре відомо, що гра на своєму полі часто приносить перемогу господарям. Так само більшість ділових людей віддають перевагу проведенню Переговорів на своїй території. Вираз вдома і стіни помагають не позбавлений сенсу.
Господарям не треба витрачати дорогоцінний час і докові сили на адаптацію до зовнішнього середовища, послання втоми після довгої дороги.
Цей варіант дає можливість господарям впливати на ситуацію, включаючи вибір і влаштування приміщення, розміщення учасників за столом переговорів та цілеспрямовану організацію культурних і соціальних програм зустрічі. Заощаджується не тільки час, а й кошти на відрядження та транспортні витрати. До речі, бувають випадки, коли господар навмисне затягує дискусії, тим самим підвищуючи витрати гостей і збільшуючи моральний тиск на опонентів.
Якщо ви збираєтесь прийняти партнера у своєму кабінеті, то, перш за все, огляньте його уважно. Він повинен бути добре вмебльований і заповнений необхідними речами: комп'ютером, потрібними паперами і документами, розкладеними на столі, дорогим календарем з письмовим приладдям, телефоном, міні-АТС з факсом, виставкою сувенірів, добіркою книг.
Оформлення офісу має психологічне значення. Наприклад, легше вплинути на гостя, якщо запропонувати йому стілець нижчий, ніж крісло, та ще й з великою спинкою. Значення має також і довжина стола, дистанція, на якій буде знаходитись відвідувач, розмір кабінету, його дизайн.
Якщо ж господар хоче вести розмову на рівних, він сідає напроти співбесідника за приставним столиком. Для неформальної розмови господар може запропонувати диван, при цьому гість повинен опинитись праворуч від нього.
Кабінет керівника відверто розрахований на те, щоб справити враження сили і авторитету, і може бути навіть застережливим для слабкого партнера й кидати виклик сильному. Власна територія — це «сцена», де можна показати, що справи йдуть добре і все знаходиться під контролем. Запрошена людина, зазвичай, буде вважати себе в гостях, і відчуватиме певну напруженість, якою б не була зустріч. Лише господарю під силу розвіяти цю напруженість: створити доброзичливу атмосферу за рахунок культури поведінки, надати певні зручності тощо.
В арсеналі господарів є ще такий засіб, як запрошення випити чашечку кави чи чаю. У складних ситуаціях ця пропозиція розслаблює опонентів, дає змогу розрядити конфлікт і поліпшити атмосферу переговорів. За діловим етикетом запрошення Чай, кава? входить до обов'язків господарів лише в тих випадках, якщо виникають проблеми і переговори затягуються.
- У фірмі партнера.Серйозною причиною для прове
дення ділових обговорень у фірмі партнера є можливість одер
жати додаткову інформацію, дізнатися більше про партнера,
його фірму і умови її функціонування.
При цьому варіанті легше закласти хороший фундамент для майбутніх стосунків, є шанс швидко укласти вигідну угоду, оскільки партнер розуміє, що прибувши до нього, ви витратили чимало часу, відклали низку справ, а тому відчуває певне зобов'язання.
Погоджуючись на зустріч у фірмі партнера, ви цим демонструєте серйозність своїх намірів і велике бажання укласти договір. Ця символічна дія може відіграти важливу роль в переконанні іншої сторони, що саме з вашою компанією їй найкраще вести справи.
Який із вищенаведених варіантів кращий, врешті-решт залежить від конкретних обставин. Як правило, найбільш ефективною і прийнятною є організація зустрічей поперемінно на своїй фірмі і фірмі партнера.
На нейтральній території. Можливість проведення переговорів на нейтральній території також має свою привабливість. Як правило, обговорення питань при цьому
варіанті не дає переваг жодній із сторін і особливо ефективне при вирішенні конфліктних ситуацій.
Нейтральне приміщення для переговорів має ряд позитивних якостей:
О дозволяє зосередитись на предметі переговорів при розв'язанні проблеми і ні на чому іншому;
О відсуває в бік буденний клопіт, переконуючи, що ви з партнером зайнялися якоюсь винятковою справою;
О вказує на анонімний і нетривалий характер зустрічі, підкреслюючи тим самим, що тут не залишається ознак вашого перебування і що, можливо, сюди прийдуть також інші партнери для вирішення своїх проблем;
О вся атмосфера приміщення як би говорить: Тут іде напружена робота.
Недоліком зустрічей в конференц-залах є те, що вони занадто знеособлені. Якщо ділова зустріч чи переговори затягуються чи ускладнюються, потрібно чимало зусиль для того, щоб атмосфера їх стала теплішою і невимушеною.
Ділове спілкування може здійснюватися не тільки за столом переговорів, а й за неофіційних обставин, коли в атмосфері невимушеності і з певним елементом конфіденційності є нагода поділитися сумнівами і висловити критичні зауваження, не ризикуючи викликати незадоволення партнера, швидко згладити суперечності, що виникли.
Для цієї мети існують позаміські ділові клуби для бізнесменів. У нашій країні, де ще немає широкої мережі подібних закладів, таку зустріч можна організувати в ресторані чи кафе, заздалегідь потурбувавшись про її підготовку і варіанти проведення.
Ділові розваги стають загальноприйнятими нормами і застосовуються під час проведення зустрічей на нейтральній території для поліпшення взаємовідносин між партнерами. Цікаво, що японці витрачають на розваги ділових людей майже 3% свого валового національного продукту.
Дистанційно. Такі досягнення НТП, як прямий міжнародний телефонний зв'язок, фототелеграф (факс), відеокомунікатори (конференц-відеозв'язок), мережаInternet, дозволяють відмовитись від організації очних зустрічей і полеі'шити процес
організації і проведення переговорів. Сучасна техніка зв'язку дає змогу здійснювати прямий електронний контакт між двома і більше сторонами з одночасною взаємною передачею зображення і звуку. Швидко розвивається мобільний зв'язок з можливістю відеопоказу. Разом з тим, підібно до того як Архімед мав потребу у точці опори в своєму прагненні перевернути земну кулю, ділові люди, що прагнуть здійснити взаємовигідну справу, ще потребують відповідних місць проведення очних зустрічей.