Особливості написання і оформлення ділових листів за кордон

Типовий діловий лист за кордон складається із заго­ловка, дати відправлення, внутрішньої адреси, звертан­ня, основного тексту, заключної форми ввічливості.

Заголовок містить адресу відправника і назву органі­зації чи ім'я відправника. Для цього краще використо­вувати фірмовий бланк, розроблений в одному стилі з конвертом. Для відправлення за кордон адреса та назва організації, підприємства повинні бути продубльовані англійською мовою.

Ставити вихідний номер на бланках для закордон­них адресатів не рекомендовано. Ці дані нічого не озна­чатимуть для адресата, оскільки за кордоном їх не ви­користовують. Вихідний номер краще проставити лише на копії листа.

Дату відправлення пишуть по-різному, залежно від країни призначення.

Внутрішня адреса містить назву організації, посаду ад­ресата або його ім'я, наприклад: R. J. Reynolds tobacco со.

Звертання до людини, яка не має титулу, вибудо­вується за допомогою скорочень Mr. (Mrs.). До чолові­ків — Mrs., до жінок — Miss (Mmes).

Якщо людина має титул, його вживають замість іме­ні, наприклад: Dear Sir.

Якщо назва фірми утворена з імен, наприклад: Маher and Hansen inc., то при звертанні до цих людей вико­ристовують скорочене Messer's — для чоловіків і Mesda-mes/Mmes — для жінок.

Адресу і дату пишуть без крапок, інколи перед іме­нем адресата ставлять Attn.

Приклад: Attn.: Mr. Hansen

(До уваги містера Хансена).

Якщо вам відома офіційна посада адресата, доцільно вказати це після імені. Приклад:

Attn.: Mr. Dean Mahan, Director, European Office (До уваги містера Дена Махана, начальника європейського відділу).

Після найменування адресата можна подати короткий

зміст листа.

Приклад:

Re.: (Regarding)

Your Letter of January 02.01.2005

(Стосовно вашого листа від 02.01.2005).

Звертаючись до особи, як правило, використовують неформальне Dear (дорогий): Dear Sir, Dear Madam, De­ar Mr. Mahon. Якщо звертаються до фірми, висловлю­ються більш формально: Dear Sirs (Європа), Gentlemen (США). Після звертання ставлять кому (в Європі) чи дві крапки (у США): «Dear Sirs, ...», «Gentlemen: ...».

Текст листа містить інформацію, яку необхідно пові­домити адресату. При цьому дотримуються таких фор­мальних вимог до його оформлення:

1. З великої літери пишуть:

а) ім'я, адресу, звертання;

б) кожне слово найменування фірми;

в) кожне слово назви офіційної посади;

г) назву об'єктів листування (Project, Agreement, Letter of Intent).

2. He використовують скорочені форми модальних і допоміжних дієслів типу: shan't, can't, а вживають: shall not, can not тощо.

Заключна форма ввічливості має відповідати звертан­ню. Підпис або його факсиміле повинні супроводжувати­ся повним іменем автора з назвою його посади і звання.

Приклад:

Sir Egleston, Rejoin Director International Affairs (Пану Erлес тону, регіональному директору з міжнародних відносин).

Якщо лист супроводжують додатки, їх характер і розмір уточнюють в лівому нижньому куті після скоро­чення: Enclo (enclosure) — додаток (Enclos — множина).

Приклад: Enclo: 32peges (sheets) (Додаток: 32 сторінки (аркуші)).

За кордоном не прийнято ставити печатки на доку­ментах, досить одного підпису уповноваженої особи на­віть на замовленнях, звітах, гарантійних листах. Усі да­ні та факти повинні бути перевіреними і завізованими.

При написанні основного тексту листа необхідно зважати на етнопсихологічні особливості спілкування у країні адресата, уникати висловлювань, які можуть бу­ти сприйняті неоднозначно. Головні вимоги до ділових листів: шанобливе ставлення до партнера, чіткість, зро­зумілість змісту, оптимістичність, тактовність і толе­рантність інтонацій.

Розглянемо основні правила складання листів зарубіжним партнерам.

У науковій літературі звертається увага на необхідність викорис­тання сильних сторін листування для компенсації слабких. Серед сильних сторін листування виокремлюють такі:

• той, хто пише, має змогу планувати зміст і форму листа;

• читачеві легше зрозуміти деталі повідомлення, особливо циф­ровий матеріал;

• адресат може перечитати місця, які не зрозумів;

• письмове повідомлення може стати підставою для дискусії;

• друковане слово надійно зберігається.
До слабких сторін листування належать такі:

• той, хто пише, не має змоги прикрасити своє мовлення мімікою та жестами;

• той, хто пише, не може дізнатися про те, хто ознайомлюватиметь­ся з його матеріалом і коли.

Як бачимо, ділове письмове спілкування істотно відрізняється від усного. У розмові можна викладати різноманітні недооформлені ідеї. Якщо ж думка викладається на папері, треба заглибитись у конк­ретні деталі. При цьому набагато легше ввести в оману самого себе, ніж когось іншого.

Офіційно-ділова сфера спілкування та функціональне призначен­ня ділового листування визначають його особливості.

Насамперед це офіційність, зумовлена, по-перше, ситуаціями спілкування, а по-друге — характером відносин між партнерами, письмовій діловій мові широко використовуються ситуаційні кліше, стереотипні вирази та фрази. Стандартність ділового листування викликана вимогами економії і необхідністю полегшити процес опрацювання листів. Автор листа повинен чітко уявляти, про що писати, які наводити аргументи для досягнення певної мети. До того ж він має бути впевнений, що саме лист є найефективнішим засобом вирішення конкретного питання. Тому перш ніж писати листа, варто усвідомити такі моменти:

• вид листа (супровідний, лист-прохання, лист- повідомлення, лист-нагадування та in.);

• чи передбачається відповідь;

• чи зрозуміє адресат зміст листа однозначно;

• чи є впевненість у тому, що лист надійде вчасно (якщо ні, ско­ристайтесь телефоном, телефаксом або модемним зв'язком).

Як правило, мета написання відома:

• привернути увагу до певної ситуації чи проблеми;

• дати змогу легко зрозуміти написане;

• спонукати діяти так, а не інакше.

Це явна мета. Однак є також мета, яку не бачить навіть той, хто пише лист. Ця мета — краще усвідомити проблему, скласти струнке логічне уявлення про свою ідею.

Залежно від мети листа складається його план. Ретельно добира­ються всі факти, на яких треба наголосити. Текст складається з трьох основних частин:

• вступ (посилання на попередній лист, стисла констатація факту іт. іп.);

• основний зміст (прохання, вказівки, додаткове повідомлення та ін.);

• заключна частина (подяка, прохання написати відповідь, якщо щось буде незрозуміло, і т. ін.).

Кожен з розділів листа (згідно з планом) має певні особливості написання. Так, зміст вступної частини залежить від мети написання листа.

• Якщо складається лист-відповідь, у вступі висловлюють подя­ку за запрошення, повідомляють про те, що адресат відомий у своїй галузі знань, і т. ін. Наприклад: "Ми дякуємо Вам за бро­шуру з інформацією про ваші послуги...".

• Якщо лист має інформаційний характер, у вступі розкриваю-історію створення організації, її розвитку та становлення суть діяльності в даний момент, наводять статистичні дані і _т : Наприклад: "Ми повідомляємо, що наша компанія співробітни­чає з...".

• Якщо треба пояснити запитання, поставлені партнером, то крім відповідей на них висловлюється сподівання про можливість подальшого співробітництва або про відсутність такої можли­вості, викладаються пропозиції. Наприклад: "У зв'язку з вашим запитом ми повідомляємо, що могли б надіслати групу спе­ціалістів...".

• Якщо лист має характер реагування па невиконання взятих зобов'язань, недотримання термінів поставки або інші дії, що зачіпають інтереси адресата, оцінка того, що сталося, і повідом­лення про розірвання відносин не повинні бути різкими. На­приклад: "Ми з подивом довідались, що ви не підписали паші документи...".

Особливої уваги заслуговує написання основної частини діло­вого листа.

Інформація має подаватися стисло, логічно, зрозуміло. Однак над­мірно захоплюватися лаконічністю не варто, оскільки це призводить до додаткових запитань, пояснень і уточнень, а отже, до подальшого листування і затягує практичне вирішення питань.

Якщо в листі наводять інструкції або рекомендації, краще визна­чити час їх виконання. Вирази типу "найближчим часом" небажані.

Під час написання основної частини листа рекомендується дотримуватись таких правил:

• проаналізувати всі аргументи, відкинувши, по можливості, все другорядне;

• згрупувати всі факти за обраним напрямком;

• добрати заголовки для кожного розділу; написати кожний заголовок на окремому аркуші паперу; скласти до нього неве­ликі запитання;

• обміркувати черговість викладу виходячи з принципу "від не­відомого до відомого";

• не зупинятися на банальних речах, пам'ятаючи, що "стислість — сестра таланту";

• використовувати графіки, схеми, таблиці тощо;

• пе боятися працювати з чернетками, зробити текст зручним для читання.

Під час написання заключної частини листа також необхідно враховувати особливості існуючих варіантів.

• Традиційно тут викладаються сподівання па розвиток відносин і на те, що наведена в листі інформація буде взаємно корисною. Наприклад: "Сподіваємось, що будемо підтримувати співробітництво, та запевняємо вас...".

• Якщо лист адресований особі, з якою ще пе встановлено ділового контакту, в заключній частині адресант може написати, що сподівається на швидке отримання відповіді та виконання замовлення. Наприклад: "Будемо вдячні за термінове виконан¬ня нашого замовлення".

• У разі майбутнього можливого розірвання ділових контактів з

партнером заключну частину листа можна звести до такої фрази: "Одночасно свідчимо про пашу відкритість до ділового співробітництва в майбутньому".

Як бачимо, навіть якщо зміст листа негативний, партнерові надається змога в разі зміни його позиції повернутися до ділового співробітництва. Така відповідь буде, скоріше, ознакою доброго топу, аніж сподіванням па співробітництво в майбутньому, отже, правил етикету буде дотримано.

• У разі потреби в заключній частині листа повідомляються прізвище, посада, адреса та номер телефону особи, яка може допомогти у вирішенні питань. Це робиться максимально доброзичливим топом. Наприклад: "У разі потреби просимо зв'язуватись з нашим представником і з'ясовувати всі питання, що виникатимуть". Окремо треба розглянути особливості ділового листування із зарубіжними партнерами.

Стиль міжнародного листа постійно змінюється: з кожним роком він стає простішим, менш офіційним. Не треба вживати застарілі фрази. Сучасні кореспонденти віддають перевагу простим вислов-люванням. Керівник дуже цінує свій час, йому ніколи читати вели¬ку кількість непотрібних слів. Водночас особа, яка пише діловий лист, має скласти про себе гарне враження, тому кілька слів пошани бу¬дуть доречні. Однак пе варто перебільшувати компліменти, щоб пе викликати протилежний ефект: партнер може відчути нещирість ад¬ресанта. Бажано дотримуватися таких вимог у процесі написання ли¬ста:

• кожне положення треба писати з нового рядка;

Адресат складається з найменування організації, посади адресата його імені та поштової адреси. Адресу розміщують нижче рядка ^ датою на 3-4 рядках довжиною 5-7 см через інтервал без відступу

Особливості написання адресата:

• якщо лист адресований якій-небудь особі, перед її ім'ям і прізвищем пишуть Mr. — для чоловіків, Mrs. — для заміжньої жінки, Miss — для незаміжньої (інколи пишуть Ms., що сто­сується як заміжньої, так і незаміжньої жінки);

• якщо особа, якій адресовано лист, має титул, його пишуть замість імені;

• якщо відомо посаду співробітника у фірмі, краще її вказувати після імені та прізвища, що ввічливіше;

• після найменування організації або прізвища адресата окремим рядком пишуть помер будинку та назву вулиці, потім також ок­ремим рядком — назву міста (у англосаксонських країнах по­мер будинку ставлять перед назвою вулиці);

• іноді замість прізвища конкретної особи вказують її посаду або навіть назву відділу, куди адресовано лист.

Вступне звертання є формулою ввічливості. Його пишуть па лівому боці листа під адресою, обов'язково окремо.

Переходячи до реквізитних вимог стосовно основного тексту, слід зазначити такі особливості:

• текст листа складається з абзаців, кожний з яких містить закін­чену думку (у листах до США абзаци друкують без відступу, до Англії і вітчизняних — відступають п'ять інтервалів від лівого поля);

• якщо лист дуже короткий, його друкують через два інтервали;

• для наступних сторінок тексту використовують звичайні аркуші паперу або бланки; па початку кожної сторінки вказу­ють її номер;

• у листах рекомендується вживати пасивний етап дієслів;

• готуючи текст листа, краще вживати типові фрази. Написаний непрофесійною (неділовою) мовою лист створює враження про непрофесіоналізм виконавця й фірми;

• у тексті в жодному разі не повинно бути орфографічних помилок.

Заключна форма ввічливості може бути така: суворо офіційна — "з повагою"; офіційна — "сердечно ваш".

Діловий лист закінчується підписом, основні вимоги до якого

такі:

• повинен містити повне ім'я автора листа із зазначенням його

посади;

• його розміщують па правій стороні аркуша під заключною фор­
мою ввічливості. Прізвище та посаду того, хто підписує лист,
друкують згори вниз під його підписом.

Договори, фінансові зобов'язання, гарантії та інші офіційні доку­менти мають бути підписані уповноваженими особами.

Отже, ділове листування із зарубіжними партнерами має суттєві особливості, без знання яких важко досягти успіху.

Один з иайвідоміших у США спеціалістів з маркетингу К. Дайк вважав би надзвичайною подією факт, якби па його звернення відпо­віли 15% адресатів. Д. Карнегі наводить ряд листів, па які відпові­ли 50% адресатів [6].

У діловому спілкуванні з зарубіжними партнерами доцільно орієнтуватися па правила і поради, розроблені відомим фахівцем у сфері комунікації Д. Кариегі [6]. В основу цих відомих правил по­кладено результати досліджень інтересів людей у сфері спілкування.