Види ділових листів і вимоги до них
Тема 1. 4. Ділове листування як форма ділового спілкування
1. Види ділових листів і вимоги до них.
2. Реквізити ділових листів і їх оформлення.
3. Особливості листів прямої поштової реклами.
Ключові поняття:діловий лис, види ділових листів
Література:
1. Гах Й.М. Етика ділового спілкування. Київ: Центр навчальної літератури, 2005. – 160 с,
2. Пелеха Ю.І. Ділова етика. : Навч. – метод. Посіб. – 5 – те вид.вип і доп.- Вид – во Європ. Ун – ту, 2004. – 309 с,
3. Чмут Т.К. , Чайка Г.Л. Етика ділового спілкування: Навч. Посіб. – К.: Знання, 2007 – 230с.,
4. Хміль Ф.І. Ділове спілкування.: Навч. Посіб. – К.: Академвидав, 2004. – 280с.
Діловими листами є запити, нагадування, повідомлення, відповіді, прохання тощо. Ці документи забезпечують спілкування на відстані між підприємствами, організаціями та установами і охоплюють приблизно 80 % загального обсягу документації, що циркулює в організації.
По-перше, письмове ділове спілкування має багато спільного (за змістом, нормативною базою та іи.) із усним спілкуванням. Отже, основні вимоги та нормативи, а також теоретичні підходи останнього багато в чому поширюються також на письмове ділове спілкування. По-друге, культурологічні особливості ділового спілкування з партнерами різних країн також є підґрунтям для письмового спілкування. По-третє, більшість особливостей ділового спілкування відбивається в ділових листах, які є однією з найважливіших форм ділової письмової комунікації.
З урахуванням викладеного, розглянемо загальні вимоги, що висуваються до ділового листування, а також його особливості у спілкуванні із зарубіжними партнерами.
Як відомо, більшість документів письмової ділової комунікації об'єднується поняттям "службовий лист".
Під службовим, листом розуміють узагальнену назву різних за змістом документів, що надсилаються поштою. Службовий лист є не лише носієм певної інформації, а й правовим документом. Лист має бути логічним за змістом, послідовним, стислим, переконливим, спонукати адресата в належний спосіб вирішити порушене питання.
Структурно лист складається зі вступу, доведення та заключної частини. У вступі викладають причини та безпосередній привід, що стали підставою для написання листа. У доведенні подаються історія питання, докази, факти, посилання на законодавство, цифрові дані, робляться логічні висновки. Заключна частина містить основну думку документа: прохання, пропозицію, згоду, відмову тощо.
Вимоги до службового листа дуже високі, бо навіть незначне перекручення інформації може перетворити його на дефектний з юридичної точки зору. Усі дані та факти, про які йдеться в листі мають бути перевірені.
Ділові листи — писані тексти, призначені для повідомлення діловим партнерам про певні плани, факти, результати тощо, які передаються поштовим зв'язком, а останнім часом і через електронну мережу.
Розрізняють такі види листів: ділові (формальні та неформальні), особисті (приватні); рекомендаційні; прямої поштової реклами
Формальні листи готуються одним підприємством (установо організацією) для іншого.
Розрізняють такі формальні листи: лист-прохання, лист-вимог лист-звертання, лист-запит. Відповіді па них оформлюють залежно від змісту вхідного листа.
Неформальні листи складають працівники одного рівня (скажімо, менеджер кадрової служби однієї фірми менеджерові кадрової служби іншої) із пропозицією про особисту зустріч з метою обговорення деяких питань, обміну інформацією і т. ін.
Як правило, офіційні ділові листи за функціональною ознакою можна поділити на такі, що потребують відповіді, і такі, що не потребують відповіді.
Неформальні листи бувають такі: лист-попередження, лист-відмова, лист-нагадування, лист-повідомлення, лист-подяка, лист-оповіщення, лист-підтвердження, лист-розпорядження, інформаційний лист, супровідний. Залежно від адресата неформальні листи поділяють на колективні та циркулярні.
Колективний лист складається від імені певної кількості осіб і надсилається на одну адресу. Це можуть бути скарги, прохання та звернення, підписані групами осіб, які усвідомлюють свою спільність у вирішенні питань.
Циркулярний лист, навпаки, надсилається ряду підпорядкованих установ одним адресатом. Джерелом циркулярного листа, як правило, є вища організація (міністерство, корпорація), яка інформує свої підрозділи щодо конкретного питання або дає вказівки, розпорядження.
З огляду на зміст та обсяг листи бувають прості, або одно-аспектні, складні, або багатоаспектні.
За тематичною ознакою розрізняють листи адміністративно-господарчі, постачальницько-збутові, виробничі, пропагандистські та ін. За цією ознакою виокремлюють також ділову та комерційну кореспонденцію. Листування, яке пов'язане з економічною, правовою, фінансовою та іншими формами діяльності підприємства, є діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-технічного постачання та збуту — комерційною.
За структурними ознаками ділову кореспонденцію можна поділити на стандартну (регламентовану) та нестандартну.
Особистими є листи, якими обмінюються знайомі або родичі. Така кореспонденція має приватний характер. Як правило, особисті листи пишуть від руки. Інколи їх можна надрукувати, однак запрошення, відповіді, привітання та співчуття завжди пишуть від руки, що підкреслює щирість того, хто пише, краще засвідчує особисте ставлення до [людини та події в її житті.
У багатьох країнах вважають, що в окремих випадках обов'язково потрібно надсилати листи (наприклад, висловити подяку господарям, якщо ви гостювали в їхньому будинку понад добу, подякувати за подарунки, якщо не було нагоди зробити це особисто).
Рекомендаційними є листи, які заочно представляють людину. Вони допомагають їй швидко заручитися підтримкою за місцем тим часового перебування. Вони означають: "Пред'явник цього має право на вашу увагу та гостинність". (З огляду на це незручно просити кого-небудь дати такий лист.)
Разом з рекомендаційним листом можна вкласти в конверт візитну картку, а ім'я того, кого рекомендують, можна написати олівцем. За формою рекомендаційний лист може мати такий вигляд:
Шановна Міс Розаліна!
12 січня мій колега, Денис Ковальов, буде у відрядженні у справах нашої фірми в Тессалопіках. Сподіваюсь, вам буде цікаво зустрітись і поспілкуватись з ним. Він, у свою чергу, буде радий такій нагоді.
Щиро Ваш Підпис
Степан Гупало
1 01.06.99.
Перед написанням ділового листа автор має з'ясувати його вид (супровідний, лист-замовлення, відповідь на запит партнера тощо), необхідність відповіді на нього (розсилання, наприклад, не передбачає відповіді). Не менш важливо, щоб лист своєчасно надійшов до адресата, містив зрозумілі йому інформацію, положення, міркування, чітке формулювання проблеми і коментар до неї. Тому автор, будучи певним, що саме листування є найефективнішим способом вирішення певної проблеми, має всебічно продумати зміст листа, аргументи, стильові прийоми. Його зміст повинен бути чітким, однозначним, переконливим, вибудовуватися на дібраній лексиці. Коректним має бути його тон. Неприпустиме використання категоричних висловів, двозначностей, професіоналізмів, необґрунтованих скорочень. У листі не варто демонструвати зарозумілість чи певні позиційні переваги. Психологічно ефективно впливають на адресата такі словосполучення: «детально вивчивши Ваші зауваження», «уважно розглянувши Ваші пропозиції», «як Вам відомо», «якщо можливо» та ін.
Попри різноманітність питань, які доводиться відображати у ділових листах, при обґрунтуванні дій використовують стандартний набір вступних і завершальних
фраз: « у порядку науково-технічного співробітництва...», «у порядку надання технічної допомоги...», «у порядку обміну досвідом...», «у зв'язку з терміновістю замовлення...», «у зв'язку з відмовою постачальника...», «у зв'язку з проведенням...», «відповідно до попередньої домовленості...», «відповідно до листа замовника...», «згідно з протоколом...», «згідно з Вашим проханням...», «незважаючи на наші неодноразові (усні і письмові) нагадування, до цього часу...», «з метою подальшого співробітництва. ..», «відчуваючи гостру потребу...» тощо.
Висловлюючи відмову, використовують фрази: «на жаль, задовольнити Ваше прохання немає можливості...», «на жаль, ми не можемо задовольнити Ваше прохання» та ін. Адресовані партнерам ділові листи здебільшого пишуть від третьої особи: «правління вважає...», «дирекція висуває пропозицію...», «рада вирішила...». Допускається розпочинати листи з дієслова у першій особі множини: «повідомляємо вам, що...», «нагадуємо, що...» та ін. Словосполучення добирають залежно від характеру ділових відносин між партнерами (перебирання на себе певних обов'язків, гарантія дотримання домовленостей, попередження партнера тощо).
Залежно від змісту розрізняють такі види ділових листів:
1) лист-прохання. У ньому висловлюють прохання про сприяння у певній справі, вирішення питання. Структура його охоплює:
а) викладення причини, що спонукала звернутися з
проханням;
б) формулювання суті прохання;
в) розкриття очікуваного результату, якщо прохання буде задоволене;
г) запевнення у готовності до подальшого співробітництва.
Приклад:
Голові Туринської селищної ради
Пустомитівського району
Львівської області
Мартиненку М. М.