До засідань і нарад примикають також збори, проведені на виробництві, в організації, установі в робочий час.

Підготовка і проведення зборів, засідань і нарад

Значна частина робочого часу, сил і енергії менеджера витрачається на участь у нарадах, зборах і засіданнях або ж на проведення їх. У менеджерів різних рівнів ці заходи займають від 10 до 60% робочого часу. Причому це спостерігається як у ринковій (капіталістичної) економіці, так і при плановому (соціалістичному) господарюванні.

Наради і засідання та збори, з одного боку, є ефективними способами вирішення ряду управлінських задач:

- дозволяють ефективно виробляти колегіальні рішення;

- служать зручною формою обміну управлінською інформацією;

- дозволяють раціонально доводити завдання до виконавців;

- є однією з форм залучення співробітників до управління діяльністю організації. Отже, наради, засідання та збори -- необхідний елемент системи управління.

Таким чином, рішення проблеми нарад зводиться до наступного:

- проводити потрібно лише ті засідання, збори і наради, що необхідні;

- їх треба ретельно готувати;

- їх необхідно правильно проводити. Менеджер повинен знати види службових чи ділових нарад і засідань, порядок їхньої підготовки, правила проведення.

Нарада-- це форма організації спільної діяльності працівників одного чи декількох підприємств, установ, організацій, підрозділів, груп, яких збирає керівник для обговорення того чи іншого питання, розробка чи ухвалення рішення. Різновидами нарад є "п'ятихвилинки", селекторні наради та ін.

Засідання -- це форма організації роботи постійно діючого органу (ради; комісії, колегії, комітету) чи групи. Звичайне проведення засідань передбачається статутом організації чи положенням про неї. Але вони можуть проводитися і з ініціативи керівника [4, 18].

Переважним на практиці видом спільної діяльності працівників є наради. Вони можуть бути запланованими і позаплановими. За метою наради діляться на навчальні, інформаційні, роз'яснювальні, проблемні. За способом проведення виділяють такі види нарад; диктаторські, автократичні, сегрегативні, дискусійні, вільні і змішані. За змістом рішень виділяють наради:

- зв'язані з розробкою(підготовкою і прийняттям) рішень;

- для організації виконання раніше прийнятих рішень;

- з метою контролю за виконанням рішення;

- для підведення підсумків і оцінки зробленої роботи;

- з метою обміну інформацією;

- для виявлення думок та ін.

Ефективність наради багато в чому залежить від якості її підготовки. Рекомендується:

- заздалегідь визначити порядок денний, включивши в нього один-два, максимум три питання;

- запросити лише тих працівників, що мають відношення до обговорюваних питань;

- вчасно сповістити учасників про місце і час проведення наради, ознайомити їх з підготовленими документами -- порядком денним, текстами чи тезами доповідей, довідками, проектами рішень;

- завчасно повідомити тих, чий виступ буде бажаним чи необхідним;

- забезпечити підготовку приміщення й організаційної техніки;

- організувати стенографування чи звукозапис.

При проведенні наради менеджер (головуючий) також повинен дотримувати ряд правил:

- починати нараду потрібно точно в призначений час, не починати раніше і не чекати тих, що спізнюються; це дисциплінує учасників;

- якщо відсутні учасники, без яких проводити нараду не можна, її краще перенести;

- відкриваючи нараду, варто чітко сформулювати її мету, запропонувати регламент і загальну тривалість - це направить нараду в потрібному руслі;

- у процесі наради потрібно стежити за регламентом, задавати уточнюючі запитання, направляти хід дискусії;

- закриваючи нараду, варто підбити коротко її підсумки і конкретизувати результати. Інакше в деяких учасників складеться думка про її непотрібність.

Нараду потрібно закінчити точно в намічений час, що забезпечить головуючому репутацію вмілого керівника. Якщо завершити її у встановлений термін не вдається, то краще перенести закінчення на інший час, але не затримувати учасників.

Деякі наради, засідання та збори мають свою специфіку. Наприклад, якщо тези чи тексти доповідей і виступів попередньо розмножені і заздалегідь роздані, їх можна не заслуховувати, а обмежитися лише обговоренням. Наради за підсумками виконання прийнятого раніше рішення можуть бути зведені лише до виступу головуючого і відповідей на запитання. Окремі наради проводяться з використанням селекторного зв'язку.