ІНТЕРФЕЙС ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕСОРА 2 страница

Останній випадок, не розглянутий на мал. 14.3, зв'язаний з можливістю використання абсолютних адрес. Неважко помітити, що використання абсолютних адрес при виконанні команди переміщення не має змісту, оскільки над ними також виконується автоматичне підстроювання адрес для відображення змін, происходимых у таблиці.

Рис. 14.3. Переміщення вмісту осередків: а-одного осередку;

б - стовпчика; у - залежних осередків

У цілому команда переміщення є непростою командою, і вам належить добре подумати, перш ніж переміщати формули і функції, що містять посилання. При переміщенні символьних даних ніяких труднощів не виникає.

14.2. ФУНКЦІОНАЛЬНІ МОЖЛИВОСТІ ТАБЛИЧНИХ ПРОЦЕСОРІВ

Характеристика режимів і команд

Графічні можливості

ХАРАКТЕРИСТИКА РЕЖИМІВ І КОМАНД

Режими роботи табличного процесора

Табличний процесор може мати кілька режимів роботи, найбільш важливі з них: режим готовності, режим уведення даних, командний режим, режим редагування.

Режим готовності - режим, у якому відбувається вибір чи осередку блоку осередків для чи коректування виконання якої-небудь операції. У цьому режимі текстового курсору ні, а є виділення активного осередку кольором (підсвічування).

Режим уведення даних. Як тільки ви почали вводити дані у визначений осередок, ви автоматично залишаєте режим готовності і входите в режим уведення даних. Цей режим може також ініціюватися спеціальною комбінацією "гарячих" клавіш. Закінчивши введення даних в осередок, ви залишаєте режим введення і шукайте новий осередок у режимі готовності. Така послідовна зміна режимів відбувається при роботі з електронною таблицею багаторазово доти , поки ви не закінчите введення даних в усі потрібні вам осередку.

Робота в режимі введення сконцентрована на виборі визначених осередків. Однак чи рано пізно вам буде потрібно зберегти введені дані, відсортувати, чи роздрукувати зробити інші дії. У цьому випадку об'єктом ваших дій буде вже не один осередок, а деяка їхня чи сукупність уся таблиця. Вам буде потрібно перейти в командний режим.

Командний режим. Найбільш розповсюдженим способом переходу з режиму готовності в командний режим є натискання клавіші </> (слэш) чи <F10>. Після цього користувачу надається можливість чи мишею комбінацією клавіш вибрати і виконати потрібну йому команду (пункт) головного меню. Після виконання команди відбувається повернення до режиму готовності.

Примітка. Пункти головного меню часто називають режимами головного меню, командами, іноді іменами викликуваних підміню.

Режим редагування. При переході в режим уведення даних колишній уміст поточної осередку губиться. Якщо ми хочемо, щоб цього не відбувалося, використовуємо спеціальний режим редагування, инициируемый визначеною клавішною комбінацією. Режим редагування дає можливість вносити зміни у вміст осередку без повного повторення її набору з клавіатури. Цей режим особливо зручний, коли зміни в порівнянні з вмістом осередку невеликі. У режимі редагування вміст активного осередку з'являється на контрольній панелі, доступне для внесення змін.

Основні групи команд

Табличний процесор має у своєму розпорядженні велику кількість команд, кожна з який має різні параметри (опції). Команди разом з додатковими опціями утворять систему ієрархічного меню, що у кожного типу табличних процесорів має свої особливості. На верхньому рівні ієрархічного меню знаходиться головне меню. Вибір команди з меню виробляється одним із двох способів:

за допомогою клавіш керування курсором з натисканням клавіші введення;

уведенням із клавіатури спеціально виділеного символу обраної команди (цей символ може бути виділений у меню кольором, чи підкресленням використанням верхнього регістра).

Додаткову інформацію про команди, що складають меню електронної таблиці, і їхньому використанні можна одержати, викликавши систему допомоги.

Незважаючи на особливості командних систем у табличних процесорах, сукупність команд, наданих у розпорядження користувача деякою усередненою електронною таблицею, можна розбити на наступні типові групи:

команди для роботи з файлами;

команди редагування;

команди форматування;

команди для роботи з вікнами;

команди для роботи з електронною таблицею як з базою даних;

печатка;

сервіс;

одержання довідкової інформації;

використання графіки.

Команди для роботи з файлами

Щоб створений документ використовувати в подальшій роботі з електронною таблицею, його потрібно зберегти, записавши у файл. При роботі з файлами програма дозволяє зберігати і завантажувати файли у вікна електронної таблиці. Кожен файл при цьому відкривається в окремому вікні. Спеціальні команди дають можливість користувачу відкривати і закривати визначені вікна. При запуску програми, як правило, відкривається нове, порожнє вікно.

При великій кількості інформації на диску пошук потрібного файлу для його завантаження у вікно електронної таблиці може стати проблемою. Для її рішення в групу команд, призначених для роботи з файлами, звичайно включаються команди, що забезпечують можливість пошуку необхідних файлів без виходу з програми електронної таблиці.

Команди редагування

Уведення даних і зміну вмісту будь-якого діапазону осередків здійснюються за допомогою групи команд редагування, головними з який є переміщення, копіювання і видалення.

Поряд зі зміною і видаленням вмісту осередків електронної таблиці в ряді випадків потрібно вставка (видалення) у неї визначеного діапазону осередків. Вставка (видалення) осередків зв'язана зі зміною структури таблиці. При вставці стовпця інші стовпці зрушуються з місця вставки на одну позицію вправо. При вставці рядка інші рядки зрушуються від місця вставки на одну позицію вниз. У ряді електронних таблиць маються також команди вставки нового робочого листа, макросу, діаграми, малюнка і т.п. , включаючи об'єкти, створені в інших програмних середовищах.

Серед команд редагування особливе місце займають команди пошуку і заміни визначеного контексту в рамках усього чи документа виділеної його частини, а також скасування останніх уведених команд (відкочування).

Команди форматування

Важливе значення мають не тільки представлені в електронній таблиці дані, але і їхнє візуальне представлення. Табличні процесори надають у розпорядження користувача велике число команд, зв'язаних з оформленням таблиць. За допомогою цих команд користувач може варіювати напрямок вирівнювання даних в осередках, види шрифту, товщину і розташування ліній, висоту рядка, ширину стовпця, колір тла і т.п. При виконанні будь-якої команди форматування варто виділити область, на которую буде поширюватися дія команди. Якщо цього не зробити, то нові параметри форматування будуть визначені тільки для активного осередку. Більшість табличних процесорів дозволяє призначати і видаляти параметри форматування для даного діапазону осередків незалежно від його вмісту.

Вибір формату і напрямку вирівнювання виробляється автоматично в залежності від характеру даних, що вводиться. Дані, интерпретируемые програмою як текст, вирівнюються по лівому краї, а числа - по правому. Автоматичний вибір формату і способу вирівнювання виробляється тільки в тому випадку, якщо для заповнюваних осередків користувачем попередньо не задані інші параметри.

Багато табличних процесорів дозволяють сховати окремі чи стовпці рядки таблиці.

Сукупність обраних параметрів форматування утворить "стиль", що може бути заданий різним для окремих осередків таблиці. Підтримка списку стилів дозволяє користувачу призначати тому чи іншому об'єкту відразу всю групу потрібних атрибутів форматування (тобто стиль) як єдине ціле. Це не просто прискорює процес форматування, а дозволяє, класифікуючи об'єкти по їхньому виді, реалізувати принцип объектно - орієнтованого форматування. Стиль, обраний користувачем у рамках реалізації режиму автоформатирования, використовується для всього документа.

Команди для роботи з вікнами

Табличний процесор дозволяє одночасно відкривати безліч вікон, організувати тим самим "многооконный режим" роботи. При цьому деякі вікна видні на екрані, інші знаходяться під ними. Відкривши кілька вікон, ви відразу працюєте з декількома електронними таблицями, швидко переміщаючи від однієї до іншої. Існують спеціальні команди, що дозволяють відкривати нове вікно, переходити в інше вікно, змінювати взаємне розташування і розміри вікон на екрані. Крім того, користувач може розділити вікно на двох частин для одночасного перегляду різних частин великої чи таблиці фіксувати шапку (чи інші частини) таблиці, що не буде зникати з екрана при переміщенні курсору в далекі частини таблиці. Існує також можливість роботи з тим самим документом у декількох вікнах.

Команди для роботи з електронною таблицею як з базою даних

При роботі з великими таблицями іноді потрібно знайти потрібний рядок (стовпець) чи зробити сортування таблиці. Для реалізації таких задач до складу табличного процесора входить група команд для роботи з електронною таблицею як з базою даних. Єдиною вимогою, якій повинні задовольняти оброблювані за допомогою таких команд таблиці, є однорідність усіх вхідних у неї рядків. Типовими операціями, що виконують дані команди, є пошук визначених рядків і сортування рядків.

Для пошуку визначених рядків таблиці користувач задає критерій пошуку. Критерій пошуку визначає точне значення визначеного чи полючи чи полів указує деякий діапазон, у якому ці значення знаходяться. Для побудови складних критеріїв, що сполучать у собі вимоги, пропоновані до декількох полів, використовуються логічні оператори "ЧИ" і "И". Завдання складних критеріїв обмежує область пошуку.

Сортування рядків таблиці виробляється за значеннями обраного користувачем стовпця, незалежно від виду даних, що міститься в ньому. За заданим порядком сортування текстові дані сортуються за алфавітом чи в зворотному алфавіту порядку, а числові дані - у порядку чи убування зростання. При цьому користувач повинний указати "блок сортування", що включає всі сортируемые рядка, і "послідовність полів сортування". Остання визначає початкове поле, за значеннями якого буде відсортована вихідна таблиця на першому етапі сортування, вторинне поле, за значеннями якого будуть відсортовані рядки, що мають однакові значення в первинному полі, на другому етапі сортування, і наступні полючи сортування. Таким чином, сортування виконується одночасно по декількох полях сортування.

Крім розглянутих типових операцій табличний процесор може мати ряд спеціальних, наприклад автоматичне підведення підсумків по виділених групах даних, створення зведених таблиць, консолідацію даних і ін.

Примітка. Якщо вихідна таблиця неоднорідна по рядках, але однорідна по стовпцях, перед початком роботи з базами даних таблицю варто транспонувати (тобто провести з нею операцію заміни місцями рядків і стовпців).

Печатка

Процес печатки починається з вибору драйвера принтера. Для кожного типу принтера необхідний свій драйвер. Наступний крок складається в завданні параметрів сторінки, формуванні колонтитулів, а також у виборі виду і розміру шрифту. Далі варто установити число копій, якість печатки і чи кількість номери сторінок документа, що друкуються.

Команда перегляду сторінки дозволяє одержати представлення про її загальний вид ще до печатки. Розміщення інформації на сторінці може бути оптимально пристосоване до її обраних параметрів за допомогою масштабирования і центрування.

Сервіс

Група команд (ми умовно назвали її "сервіс") призначена для надання додаткових можливостей досвідченим користувачам. Ці можливості зв'язані зі створенням макросів, об'єднанням електронних чи таблиць їхніх частин, установкою захисту, експортом і імпортом даних з інших і в інші програмні середовища, підключенням додаткових математичних інструментів і т.п..

Макроси. Макрос, як відомо, - записана послідовність чи команд дій користувача на клавіатурі. Табличні процесори дозволяють створювати власні макроси і тим самим автоматизувати часто повторювані робочі операції. Для запису макросу використовуються спеціальні мови макропрограмування. Так, в електронній таблиці

Excel 5.0 використовуються мови Excel 4.0 і Vіsual Basіc. Макроси, написані на цих мовах, зберігаються й обробляються на окремих аркушах у робочій книзі. Найбільш простий спосіб створення макросу - застосування макрорекордера, що міститься в деяких електронних таблицях; він перетворить послідовність обираних користувачем дій на клавіатурі в код мови макропрограмування. Однак використання макрорекордера має свої обмеження. Так, якщо користувач створює програму, що містить цикли, крапки розгалуження й інші складні елементи програмування, йому доведеться самому написати (і налагодити) програму мовою, убудованому в середовище табличного процесора. Існують спеціальні команди для запису, програвання і налагодження макросів.

Установка захисту. Щоб не допустити внесення змін у вміст деяких (чи усіх) осередків електронної таблиці, установлюється захист. Після установки захисту введення в осередки нових даних, їхня чи зміна видалення буде неможливим доти , поки захист не буде знята. Осередку електронної таблиці можуть бути захищені чи глобально локально вказівкою адреси блоку.

Багато програм захищають створювані в них електронні таблиці від несанкціонованого доступу за допомогою паролів. Уводячи пароль, помнете, що він чуттєвий до обираному вами регістру (рядкових чи заголовних букв).

Експорт і імпорт даних. Дня рішення складних задач часто виникає необхідність обміну даних електронної таблиці з іншими програмними продуктами. Електронні таблиці перетворять файли, створені в інших програмах, у "свій" формат і навпаки. У деяких з них особливо виділяється режим імпортування текстових файлів.

Використання математичних інструментів. Потреби користувача електронних таблиць часто не обмежуються тільки рішенням поставленої задачі. Користувач найчастіше зацікавлений у додатковій інформації і її дослідженні (моделюванні). Моделювання в електронній таблиці зв'язано з рішенням цілого ряду загальних задач, таких, як "Що буде, якщо ?", "Як зробити, щоб ?", аналіз чутливості, оптимізація й ін. Іноді використовуються спеціальні методи дослідження, У їхньому числі регресійний і дисперсійний аналіз, звертання матриць, використання спеціальних функцій. Багато математичних інструментів надаються користувачу електронною таблицею.

Система одержання довідкової інформації

Табличні процесори мають електронні довідники, що надають користувачу інструкції про можливість виконання основних операцій, інформацію з конкретних команд меню й інші довідкові дані. Особливість одержання довідкової інформації за допомогою електронного довідника в тім, що вона видається в залежності від ситуації, у якій виявився користувач. Так, якщо в меню користувачем обрана визначена команда, те після звертання до довідкової системи

( звичайно воно ініціюється клавішею <F1>) на екрані буде представлена сторінка довідника, що містить інформацію про виділену команду, У деяких табличних процесорах можливе перебування необхідної інформації в довіднику шляхом завдання теми пошуку.

ГРАФІЧНІ МОЖЛИВОСТІ

Використання графіки

Значення представлення даних у графічній формі важко переоцінити. Це підвищує наочність отриманих результатів і показує співвідношення різних значень і динаміку їхньої зміни. Табличні процесори розташовують поруч команд для побудови різних типів діаграм, за допомогою яких можна по-різному інтерпретувати числові значення. З огляду на важливість використання графічних можливостей при роботі з електронною таблицею, розповімо про їх докладніше.

Розглядаючи графічні можливості табличних процесорів, ми скористаємося даними про прибуток, отриманої протягом року по кварталах, у трьох магазинах фірми.

Таблиця 14.1. Дані про прибуток по кварталах

Види використовуваних діаграм

На приведених діаграмах розглядаються дані табл. 14.1, представлені в різних графічних форматах.

Кругова діаграма (мал. 14.4) використовується для графічної інтерпретації одного перемінної - поквартального розподілу прибутку одним з магазинів.

Значення цієї перемінної представляються в діаграмі секторами кола. Цей тип діаграм звичайно використовується для порівняння окремих значень перемінної між собою і з загальною їхньою сумою.

Діаграми, приведені на мал. 14.4 - 14.7, призначені для інтерпретації декількох перемінних (поквартального розподілу прибутку трьох магазинів).

Вертикальна столбцовая діаграма зображує кожне значення перемінної як вертикальний стовпчик. Використовується для порівняння значень перемінних у різні моменти часу.

Лінійний графік зображує кожну перемінну у виді ламаної лінії. Використовується для ілюстрації динаміки перемінної в часі.

Стопочная діаграма зображує значення кожної з перемінних у виді шарів (paзной товщини) стовпчиків. Ці багатошарові стовпчики графічно зображують сумарні значення перемінних у різні моменти часу, а також внесок у ці суми їх складових.

Оборотний увага на супровідний кожну чи діаграму графік список позначень перемінних, ув'язнений у рамочку. Він називається легендою.

Крім зазначених типів діаграм, найбільше часто використовуваних для інтерпретації електронних таблиць, існує велика кількість інших типів.

Рис.14.4. Круговая диаграмма

Рис.14.5. Вертикальная столбцовая диаграмма

Рис.14.6. Линейный график

Рис.14.7. Стопочная диаграмма

Створення діаграми

У будь-якому табличному процесорі ви легко знайдете меню, що містить безліч опцій для побудови діаграм. Згадаємо найбільш важливі з них.

Тип графіка - дозволяє вибрати тип чи графіка діаграми

( наприклад, стопочную чи кругову).

Визначити серії - допомагає знайти осередку електронної таблиці, що містять дані для побудови графіка. Кожна серія - те набір послідовних значень однієї з перемінних (наприклад, поквартальні значення прибутку, отриманої в магазині 1).

Вісь х - задає параметри, необхідні для розмітки осі х. У нашому прикладі варто вказати осередку електронної таблиці, що містять розмітку осі х: кв. 1, кв. 2, кв. 3 і кв. 4.

Атрибути - задає додаткові параметри створюваного чи графіка діаграми (назви осей і самого графіка, легенду, використовувані кольори й ін.).

14.3. ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ В ЕЛЕКТРОННІЙ ТАБЛИЦІ

Узагальнена технологія роботи

Проектування електронної таблиці

Об'єднання електронних таблиць

Макроси як засіб автоматизації роботи

Електронна таблиця для підтримки прийняття рішень

УЗАГАЛЬНЕНА ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ

Хоча робота в кожній електронній таблиці має свої особливості, можна говорити про деякої узагальненій (усередненої) технології роботи з нею. Схема такої технології приведена на мал. 14.8.

Н а э т а п е 1 формується структура таблиці. Структура включає: визначення заголовка таблиці, назв рядків і стовпців, а також введення в осередки таблиці вихідних даних, формул і функцій.

Рис.14.8. Узагальнена технологія роботи з електронною таблицею

Н а э т а п е 2 виробляється робота з даними, що складається в дослідженні сформованої таблиці. Таке дослідження може бути зв'язане з використанням визначених математичних моделей (моделюванням), методів одночасної роботи з декількома таблицями і методів роботи з базами даних.

Математичні моделі допомагають користувачу на основі наявної таблиці одержати нову інформацію рішенням таких типових задач комп'ютерного моделювання: "Що буде, якщо ?", аналіз чутливості й ін. Рішення задач типу: "Що буде, якщо?" - дає можливість користувачу довідатися, як зміняться вихідні параметри при зміні однієї чи декількох вхідних величин (умов). Розширенням таких задач є задачі аналізу чутливості, що дозволяють визначити, як зміниться рішення моделі при зміні однієї чи декількох вхідних величин із заданим кроком у визначеному діапазоні значень. Зворотної стосовно задачі: "Що буде, якщо?" - є задача: "Як зробити, щоб?". Вона виникає у випадку, якщо ваша мета - досягнення визначеного значення моделі і ви шукаєте значення вхідних параметрів, що забезпечують досягнення цієї мети. Різні види аналізу даних, що містяться у вихідній таблиці, можна проводити з використанням убудованих функцій і процедур. Так, що входять до складу електронної таблиці статистичні функції можуть використовуватися в статистичному чи аналізі для прогнозу даних, що містяться в таблиці. Використання фінансових функцій дозволяє зробити аналіз ефективності планованих капітальних вкладень, розрахувати вартість цінних чи паперів розмір амортизаційних відрахувань. Для рішення оптимизационных задач використовуються спеціальні моделі математичного програмування.

Часто фірма має центральний офіс і кілька філій. У таких умовах з'являється задача об'єднання різних документів і звітів, що приходять з цих філій. Рішення подібної задачі вимагає використання спеціальних многотабличных зв'язків і програмних методів для маніпулювання з файлами і генерації звітних форм. Одночасна робота з декількома таблицями - це одна з можливостей роботи з даними в електронних таблицях.

Іноді при роботі з великими електронними таблицями потрібно знайти той чи інший рядок (стовпець) чи відсортувати рядка (стовпці) у потрібному порядку. Для цього в електронній таблиці передбачений обмежений програмний інструментарій СУБД, що дозволяє маніпулювати рядками і стовпцями як компонентами баз даних.

Э т а п 3 технології дозволяє в графічному виді представити результати, отримані на першому і другому етапах, і найбільше яскраво їхній інтерпретувати.

Э т а п 4 забезпечує висновок результуючих даних на печатку. При цьому результати можуть бути роздруковані в табличному чи виді у виді графічних діаграм.

ПРОЕКТУВАННЯ ЕЛЕКТРОННОЇ ТАБЛИЦІ

Розглянемо проектування електронних таблиць. З цією метою проведемо формування прогнозу фінансової діяльності деякої компанії за 5 років (табл. 14.2). Доход у будь-якому році визначається як добуток об'єму продажів у натуральному вираженні на продажну ціну. Розмір прибутку при цьому визначається як різниця між доходом і сумою витрат даного року.

Користувачем задаються вихідні дані першого року. Дані всього наступного років обчислюються електронною таблицею на основі допущень про характер їхніх змін у майбутньому. Ці дані розташовані в нижньому лівому куті табл. 14.2. Витрати і продажні ціни визначаються з урахуванням заданого росту цін, а обсяги продажів - з урахуванням росту обсягів продажів. При зміні даних допущень електронна таблиця повинна негайно перераховувати значення всіх прогнозованих фінансових характеристик. Для цього електронна таблиця проектується таким чином, щоб прогнозовані параметри визначалися по формулах, залежним від вихідних прогнозних допущень.

Проектування електронної таблиці, розрахунки по який ми бачимо в табл. 14.2, засновано на використанні вже розглянутих нами команд копіювання і переміщення.

Розробка будь-якої електронної таблиці починається з постановки мети. Електронна таблиця, проектована для цілей фінансового прогнозування, повинн усякий раз перераховувати фінансові показники компанії при зміні прийнятих прогнозних допущень.

Створення електронної таблиці починається з уведення назв стовпців і рядків. Стовпцями в нашій таблиці є роки, що складають прогнозний період, а рядками - прогнозовані фінансові показники. Крім того, у таблицю входять прогнозні допущення.

Далі вводяться дані першого року (у нашому прикладі 1995), що частково задаються як числові дані (обсяг продажів, продажна ціна), а частково - як формули. Так, наприклад, в осередок У5 записується формула для обчислення доходу +ВЗ*У4, а в осередок У7 - формула для обчислення прибутку +У5-У6. Одночасно вводяться числові дані, що виражають прогнозні допущення.

Таблиця 14.2. Фінансовий прогноз діяльності компанії

Найбільш складний момент проектування нашої таблиці - це уведення формул у стовпець другого року (1996). Ці формули враховують результати першого року і, крім того, відбивають прогнозні допущення. Так, наприклад, обсяг продажів у 1996 р. визначається як обсяг продажів 1995 р., помножений на відсоток росту, зазначений у прогнозних допущеннях (мал.14.9).

Використання в зазначеній формулі відносних і абсолютних адрес дозволить скопіювати її в стовпчики, що залишилися. Абсолютна адреса для осередку, що містить відсоток росту обсягу продажів, припускає її обов'язкове використання для всіх розрахунків у рамках даної електронної таблиці. Відносна адреса осередку, що містить обсяг продажів попереднього року, дає можливість його підстроювання при копіюванні формули, оскільки зберігається логіка розрахунку обсягу продажів для наступного років.

Рис. 14.9. Використання абсолютних і відносних адрес

Перерахування інших параметрів зі стовпця В в стовпець З виконується аналогічним образом.

Таким чином, інші стовпці (Д, Е, F) заповнюються простим копіюванням формул, що містяться в стовпці С. Команда копіювання при цьому автоматично підбудує відносні адреси осередків, що містяться в них. На закінчення ви можете захистити створену електронну таблицю від внесення змін (крім осередків, що містять значення прогнозних допущень).

Побудована електронна таблиця дає можливість створювати усілякі фінансові прогнози, змінюючи прогнозні допущення. Ви можете, наприклад, змінивши одне чи кілька прогнозних допущень, визначити, що відбудеться з прибутком у 1999 р.

Отримані результати можуть бути також представлені в графічному виді.

Таблиця 14.3. Електронна таблиця для фінансового прогнозування в режимі перегляду формул

ОБ'ЄДНАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ТАБЛИЦЬ