Методы проектирования
Разработка состава основных подразделений и связей между ними.
Этапы и методы проектирования организационных систем
Процесс формирования организационных структур включает следующие
действия:
-формирование целей и задач;
-определение состава и места подразделений;
-определение ресурсного обеспечения подразделений (численность работающих, материальные, финансовые и т. д. ресурсы);
-разработка регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.
Выполнение всех вышеперечисленных действий можно осуществить по трем крупным стадиям:
1 Формирование общей структурной схемы аппарата управления.
2Разработка состава основных подразделений и связей между ними.
3 Регламентация организационной структуры.
1 Формирование общей структурной схемыопределяет главные характеристики организации; направления, по которым должно осуществляться детальное проектирование как организационной структуры, так и внутриорганизационного экономического механизма, способов переработки информации, кадрового обеспечения.
На этой стадии определяют:
– цели производственно-хозяйственной системы и ее проблемы, подлежащие решению;
– общую спецификацию функциональных и программно-целевых подсистем, обеспечивающих их достижение;
– число уровней в системе управления;
– степень централизации и децентрализации полномочий и ответственности на каждом уровне управления;
– основные формы взаимоотношений данной организации с внешней средой;
– требования к экономическому механизму, формам обработки информации, кадровому обеспечению организационной системы.
Этот этап предусматривает реализацию организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно-целевым блокам, но и по самостоятельным (базовым) подразделениям аппарата управления; распределение конкретных задач между ними; построение внутриорганизационных связей.
3 Регламентация организационной структурыпредполагает определение количественных характеристик аппарата управления; перечень процедур управленческой деятельности; определение состава внутренних элементов базовых подразделений (отделов, бюро, групп, должностей); определение проектной численности подразделений, трудоемкости основных видов работ, квалификационный состав исполнителей, распределение задач и работ между конкретными исполнителями, установление ответственности за их выполнение, разработки процедур выполнения управленческих работ в подразделениях, разработку порядка взаимодействия подразделений при выполнении работ, расчет затрат на управление, расчет эффективности аппарата управления в условиях проектируемой организационной системы. Совокупность документов, разработанных на всех стадиях проектирования, вместе с пояснительной запиской составляет проект организационной структуры управления.
Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих методов:
1. Метод аналогий.
2. Экспертно-аналитический метод.
3. Структуризация целей.
4. Организационное моделирование.
1. Метод аналогийсостоит в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками по отношению к проектируемой организации (целями, технологией, спецификой, размерами и т. д.). К методу аналогии относится разработка типовых структур управления, а также определение границ и условий их применения.
2 Экспертно-аналитический методсостоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов, с привлечением руководителей, что позволяет выявлять специфические особенности проблем и «узкие места» в работе аппарата управления. Данный метод является наиболее гибким и всеохватывающим, применяется в сочетании с другими методами и имеет многообразные формы реализации.
Одной из форм реализации этого метода является «диагностический анализ», основанный на следующих принципах: построение организационной структуры исходя из системы целей; отделение стратегических и координационных функций от оперативного управления; сочетание функционального и программно-целевого управления и др.
Особое место среди экспертных методов занимает разработка графических и табличных описаний организационных структур и процессов управления, отражающих рекомендации по их наилучшей организации.
3 Метод структуризации целейпредусматривает выработку системы целей и подцелей организации, включая их количественную и качественную формулировку и последующий анализ организационных структур с позиций их соответствия системе целей. При использовании этого метода выполняются следующие этапы:
– разработка системы («дерева») целей, которая является структурной основой для увязки всех видов организационной деятельности, исходя из конечных результатов;
– экспертный анализ предполагаемых вариантов организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой из целей;
– составление карт прав и ответственности за достижение целей.
4 Метод организационного моделированияпредставляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений (моделей) распределения полномочий и ответственности в организации. Они являются базой для проведения анализа и оценки различных вариантов организационных структур во взаимосвязи их переменных.
Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:
– математико-кибернетические моделииерархических управленческих структур, описывающих организационные связи и отношения в виде математических уравнений и неравенств;
– графоаналитические моделиорганизационных систем, представляющих собой сетевые, матричные, табличные, графические отображения распределения функций, полномочий, организационных связей;
– натурные модели организационных структур и процессов.Они заключаются в оценке структур, функционирующих в реальных организационных условиях;
– математико-статистические модели зависимостеймежду исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных
структур.
Они строятся на основе сбора, анализа обработки эмпирических данных об организациях, функционирующих в сопоставимых условиях.
Процесс проектирования организационной структуры управления должен
осуществляться на совместном использовании вышеперечисленных методов
моделирования.
Для проектированияорганизационных структур новых организаций преимущественно используются формально-аналитические методы и модели.
Для совершенствованиядействующих организаций – методы диагностических обследований и экспертного изучения организационной системы.