Завдання

1. Чому для редагування тексту обов’язково потрібне повторне читання?

2. Назвати переваги та недоліки методів виправлення. Навести приклади.

3. Які основні завдання виправлення тексту?

4. З’ясувати роль комп’ютерного редагування для усунення помилок.

7 Редагування службових документів

7.1 Суть редагування в діловодстві та його призначення.

7.1.1 Роль основних логічних законів при редагуванні тексту документа.

7.2 Композиційна будова документа.

7.2.1 Співвідношення частин тексту.

7.2.2 Загальні вимоги до документа.

7.3 Етапи роботи над службовим документом.

7.3.1 Редагування документа в електронному варіанті.

7.3.2 Види текстових документів.

7.4 Виправлення тексту та технічні прийоми виправлень.

7.1 Суть редагування в діловодстві та його призначення

Слово „редагування” походить з латинської мови і означає „приведений до порядку”. Редагування – це аналіз, перевірка, спрямована на виправлення тексту, призначеного для опублікування або для безпосереднього використання його як документа.

Редагування – складний творчий процес. Основна мета редагування – ліквідація мовних помилок. Окрім того, в процесі редагування встановлюється відповідність тексту зокрема і документа загалом різним вимогам: перевіряється фактичний матеріал, оцінюється композиційна будова документа, вдосконалюється його мова і стиль викладу.

Редагування службових документів можливе тільки при високому рівні володіння літературною мовою, навичками та прийомами роботи з документами. Сучасній діловій людині знання щодо правки документів різного призначення та видів вкрай необхідні.

Службова документація охоплює всі сторони життя і діяльності людей, а тому якість службового документа безпосередньо впливає на характер і результати цієї діяльності.

Основа редагування – робота з текстом. Текст повинен будуватися на основі певного послідовного і доказового мислення. При редагуванні текстів застосовують основні логічні закони.

7.1.1 Роль основних логічних законів при редагуванні тексту документа

Закон тотожності. В межах цього закону предмет думки одного міркування, одного доказу однієї теорії повинен залишатися незмінним. Закон тотожності вимагає, щоб у процесі міркування одне знання про предмет не підмінялося на інше. Якщо ця вимога порушується, то руйнуються логічні зв’язки.

Закон тотожності має практичне значення. Так, починаючи обговорювати якийсь предмет, необхідно бути впевненим, що обидві сторони вкладають в нього один і той же зміст. Якщо співбесідники не сходяться в розумінні термінів і по-різному трактують їх, обговорення стає беззмістовним. Закон тотожності спрямований і на тих осіб, які досить нечітко і некоректно ведуть мову про якийсь факт чи ситуацію.

У практиці ділового спілкування це часто зустрічається: повідомляється про щось, але ведеться мова про щось інше (побічне). Так, великої помилки припускаються ті, хто, описуючи один важливий факт, переходить на деталі, забуваючи про суть і мету предмета. Наприклад, подекуди на службових нарадах, засіданнях доповідач, повідомляючи про мету свого виступу, відступає від конкретики і починає говорити про сторонні речі. Мета в такому випадку не досягнута і час втрачений марно.

Закон протиріччя.Згідно з цим законом не можуть бути однаково вірними (істинними) обидва висловлювання (повідомлення), одне з яких що-небудь стверджує, а друге – заперечує в той же час. Наприклад, описуючи в звіті фінансово-виробничий стан за попередній календарний рік, автор повідомляє, що „організація досягла найвищих показників у цьому році. Не менш високих показників було досягнуто і в минулому році.” В цьому випадку перше твердження заперечується наступним. Це – нонсенс, який завдає шкоди не тільки авторитету автора документа, а й самій організації, якщо документ призначений для виходу за її межі. Слід відмітити, що закон протиріччя не дає теоретичної відповіді на питання, яке з суджень вірне. Достовірність вивіряється тільки практикою.

Закон виключення третього. Основний зміст цього закону логіки полягає в наступному: якщо є два судження, які суперечать одне одному, то одне з суджень обов’язково вірне, а друге – невірне. Отже, між ними не може бути середини – третього судження. Наприклад, в тексті документа може бути повідомлено, що „організація виконала план повністю, але недовиконаною залишилася ланка роботи...”.

Закон достатньої підстави.Цей закон формулюється так: для того, щоб визнати судження про предмет істинним, повинні бути вказані достатні підстави для цього. Не досить тільки стверджувати що-небудь, необхідно думку (точку зору) обґрунтувати, підтвердити її фактами, інакше висловлювання залишиться голослівним.

При редагуванні службових документів необхідно знати основні вимоги, обов’язкові для пред’явлення доказів.

Доказ (доказовість) – це логічна дія, в процесі якої істинність положення обґрунтовується судженнями безумовно істинними.

Таким чином, судження базується на тезисах та арґументах.

Тезиси– положення, які доводяться.

Аргументи – судження, які повинні довести тезиси.

Наприклад: „Умови, за яких колектив не виконав планових зобов’язань, були важкими (тезис) через недопостачання сировини та тривале відключення електроенергії (аргументи)”.

Вимоги до доказів (аргументів):

- тезис і аргумент повинні бути чіткими та ясними у формулюванні;

- в ході доказу тезис повинен бути незмінним, тобто доводити слід щось одне, а не перескакувати на інший предмет;

- тезис і аргумент не повинні суперечити одне одному;

- як аргументи повинні застосовуватися судження, положення, які не викликають сумнівів, тобто їх слід перевіряти практикою;

- доказ (аргумент) повинен бути цілком достатнім для підтвердження тезису.

7.2 Композиційна будова документа

Сьогодні документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини.

Композиційна стрункість документа визначається не тільки розміщенням матеріалу і послідовністю викладу його змісту. Вона також залежить від характеру і об’єму відомостей, які містяться в документі.

7.2.1 Співвідношення частин тексту

Службовий документ бажано присвячувати одному питанню. Незалежно від того чи текст документа простий, чи складний, він не повинен бути тематично різнорідним, логічно незв’язаним.

Автор документа зобов’язаний лаконічно викласти суть справи, не розтягувати вступну частину переказом всім відомих положень.

При викладі матеріалу не можна нагромаджувати документ другорядними деталями. Треба виділити головне, навести свої аргументи, підріпити їх важливими фактами і цифрами. Великий потік цифр, прикладів перевантажує зміст тексту документа.

7.2.2 Загальні вимоги до документа

Документ повинен відповідати або, принаймні, не суперечити діючому законодавству і директивним вказівкам керівних органів.

Документ повинен бути об’єктивним, базуватися на фактах, містити конкретні, реальні вказівки або пропозиції.

Документ має бути складений за встановленою формою.

Документ має бути бездоганно відредагований і акуратно оформлений.