Питання 3. Класифікація документів

Питання 2. Вимоги до змісту й оформлення документів

Питання 1. Документи як джерело первинної інформації

Тема 4. Інформаційна база бухгалтерського обліку

6. Документи як джерело первинної інформації

7. Вимоги до змісту й оформлення документів

8. Класифікація документів

9. Організація документообороту

10. Інвентаризація в системі первинного обліку

 

Технологічно бухгалтерський облік як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Суцільне і безпе­рервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування.

Документ (лат. dokumentum) буквально означає свідоцтво, доказ.

Бухгалтерський документ — письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами нази­вається документацією.

Первинні документи, які фіксують факти здійснення господар­ських операцій, є підставою для бухгалтерського обліку цих операцій. Первинні документи мають бути складені під час господарської опе­рації.

Первинне спостереження, документування та документація віді­грають важливу роль в управлінні діяльністю підприємства, а саме:

— дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни у процесі кругообороту засобів;

— забезпечують прозорість у роботі підприємства та контроль наявності та руху майна і коштів;

— є юридичним (правовим) свідченням господарських операцій, що здійснюються;

— є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської діяльності.

Первинні документи мають бути складені на паперових або ма­шинних (електронних) носіях.

 

Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має місти­ти обов'язкові реквізити. Реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:

— назва документа (форми);

— дата і місце складання;

— назва підприємства, від імені якого складено документ;

— зміст та обсяг господарської операції;

— одиниця виміру господарської операції;

— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської опе­рації і правильність її оформлення;

— особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікува­ти особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операцій до первинних документів мо­жуть бути внесені додаткові реквізити:

— ідентифікаційний код підприємства чи особи;

— номер документа;

— підстава для здійснення операції;

— дані про документ, що засвідчує особу;

— інші додаткові реквізити.

Якщо у первинному документі немає будь-якого обов'язкового реквізиту такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку.

До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:

— первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;

— документи складають на бланках типових форм, затвердже­них Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.

— у разі складання та зберігання первинних документів на ма­шинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповід­них органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;

— записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;

— вільні рядки в первинних документах прокреслюють;

— у грошових документах суми проставляють цифрами і пропи­сом, перше слово суми записують скраю і з великої літери;

— кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізви­ще і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;

— керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних з відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів;

— забороняється приймати до виконання документи на госпо­дарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним ак­там, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;

— складаючи первинні документи, можна припуститися поми­лок. У банківських і касових документах помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущено помилку, їх анулюють, а замість них оформлюють нові. В інших первинних документах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлен­ня помилок має бути застережено підписом "виправлено" і підтвер­джено підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення;

— підприємство вживає всіх необхідних заходів щодо запобіган­ня несанкціонованому та непомітному виправленню записів у пер­винних документах та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого терміну, який регулюється! спеціальним переліком;

— у випадках, встановлених законодавством, а також міністер­ствами і відомствами України, бланки первинних документів мо­жуть бути віднесеними до бланків суворої звітності, їх друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов'язковим зазна­ченням номера;

— відповідальність за несвоєчасне складання первинних доку­ментів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;

— первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. З дозволу і в присутності пред­ставників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підпри­ємства можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилуча­ються, із зазначенням підстав і дати вилучення.

 

Документи класифікують за місцем складання, за призначенням, за порядком складання, за способом використан­ня, за змістом.

1.1. Внутрішнідокументи оформляють (виписують) на підприємстві й тут же застосовують. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові ордери тощо.

1.2. Зовнішні документи складають на стороні, їх отримують від інших підприємств і організацій. На вході обов'язково реєструють, оформ­ляють, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них нале­жать: рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, поста­нови, листи, угоди тощо.

2.1. Розпорядчимиє документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції. До них на­лежать: накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отри­мання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перераху­вання коштів, довіреність на отримання матеріальних цінностей тощо.

2.2. Виконавчими є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала до­кумент. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові при­буткові й видаткові ордери, акти, квитанції та ін.

2.3. Документи бухгалтерського оформлення складаються на осно­ві виконавчих та розпорядчих документів самими працівниками бухгалтерії. Самостійного значення не мають, але необхідні в об­ліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ор­дери, бухгалтерські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподі­лу витрат, звітні калькуляції) та ін.

2.4. Документи комбіновані поєднують функції перелічених вище документів (розпорядчих, виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать: авансові звіти, вимоги, наряди та ін.

За порядком складання документи поділяють на первинні й зведені.

3.1. Первинні документи складають у момент здійснення господар­ської операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти прийому робіт та ін.).

3.2. Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та балансової ув'яз­ки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості та ін.).

За способом використання документи поділяють на разові та накопичувальні.

4.1. Разові документи фіксують одномоментно одну або декілька гос­подарських операцій (ордери, вимоги, акти та ін.).

4.2. Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день, декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: та­бель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та ін. На відміну від разових, накопичувальні документи використовують з метою обліку після того, як у них записано останню операцію і підбито підсумок всіх записів.

За змістом документи поділяють на грошові, розрахункові, мате­ріальні.

5.1. Грошовими документами оформляють операції, пов'язані з гро­шовими коштами. До них належать платіжні доручення, видаткові й прибуткові касові ордери, банківські чеки та ін.

5.2. Розрахунковими документами оформляють розрахунки між фізичними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне до­ручення, квитанції та ін.).

5.3. Матеріальними документами оформляються операції пов'язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, вимога-наклад-на, лімітно-забірна картка та ін.).

Розглянуту класифікацію можна узагальнити схемою, наведеною на рис. 4.1.