Зразок 1

План

1. Публічний виступ і конспект – два способи передачі інформації.

2. Засоби милозвучності української мови.

3. Правила оформлення ділових листів.

 

1. Публічний виступ і конспект – два способи передачі інформації.

 

 

2. Засоби милозвучності української мови.

Слід запам’ятати:

1). на початку речення перевагу відда­ємо прийменникуу: У колі друзів... Уроки Вітчизняної війни, але В огнях революції ... В авангарді полку (друге слово починається на голосний звук);

2). не відбувається подібне чергування у власних назвах: річка Урал, держава Індія, в Уссурійському краї, від Йокогами; у словах, що вживаються тільки з в або тільки з у (вдача, вклад, вправа, вступ — удача, уклад, управа, уступ мають інше значення; влада, власний, вплив, увага, указ, умова, уява);

3). перед приголоснимив, ф, сполученнями-льв-, -св; -хв; -тв- пишемоу: сидимо у вагоні, кинувся, у воду, бачимо у твор­чості, заховався у хвою, значення у формуванні;

4). у заголовках і при зіставленні пишемо і: "Правда і кривда" (М. Стельмах), "Людина і зброя" (О.Гончар), дні і ночі, горе і радість;

5). у поетичній мові чергуванняузв, ізйможе порушуватися залежно від ритму вірша: Спить озеро, і ліс, і очерет (Леся Українка); В нас не раз душа боліла, і серце рвалося... (1. Франко).

6). Після розділових знаків уживається переважно сполуч­никі: До гурту підійшли робітники, і зав'язалася жвава розмова.

 

 

3. Службові листи

Службові листи загальна назва великої групи управ­лінських документів, які слугують засобом спілкування з установами та приватними особами.

Службові листи застосовують для розв'язання числен­них оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, з'ясування, нагадування, підтвер­дження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, ви­моги і т. ін.

Текст службового листа має висвітлювати лише одне пи­тання. Головна мета службового листа — спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясні­стю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується в тексті листів уникати категоричних виразів з уживанням кон­струкції на зразок: напевне, як і раніше, як відомо, якщо мож­ливо і т. ін. Тон листа повинен бути нейтральним.

Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні і поділяються на 2 групи: 1) листи, що вимага­ють відповіді: лист-запит, лист-звернення, лист-пропозиція, лист-вимога, лист-підтвердження, лист-розпорядження, су­провідний лист тощо; 2) листи, що не вимагають відповіді: листи-відповіді, інформаційні, рекламні, гарантійні, листи-під­твердження тощо.

Листи-запити і листи-відповіді найпоширеніший тип службової кореспонденції.

Необхідно пам'ятати: листи-відповіді мають містити та­кий реквізит: посилання на номер і дату вхідного докумен­та. Це дозволяє (при отриманні листа-відповіді) швидко й легко знайти копію листа-запиту у справі, ознайомитися з ним, а також відразу зрозуміти зміст відповіді.

Реквізити службових листів:

1) назва й адреса організації відправника листа;

2) номер і дата листа;

3) назва й адреса одержувача листа;

4) заголовок;

5) номер і дата листа, що правив за основу для складання відповіді;

6) текст листа;

7) перелік додатків із зазначенням кількості сторінок і примірників;

8) підпис керівника;

9) віза виконавця (підпис на копії).

Листи можна писати на стандартних друкарських блан­ках або на чистих аркушах паперу.

Лист, який пишеться на бланку, містить: емблему (якщо вона є), назву відомства й структурного підрозділу, адресу, номер листа, телеграфний шифр, номер розрахункового ра­хунка, трафаретизовані частини тексту.

Супровідний лист документ, який інформує адресата про те, що до листа додаються певні документи. Починають лист словами: Надсилаємо; Направляємо; Повертаємо; До­даємо, а далі — заголовки та пошукові ознаки (дата і номер) документа, що надсилається.

На підприємстві такі супровідні листи застосовують, коли відправляють проекти договорів, протоколів розбіжностей, позовних матеріалів, надсилаючи документи громадянам.

Супровідний лист пишуть у 2 примірниках. Перший виси­лають адресатові, а другий примірник зберігається у номен­клатурі справ і служить підтвердженням його висилання.

Лист-запрошення пропонує адресатові взяти участь в якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і за­кладам. Зміст — характер запланованого заходу, терміни про­ведення, умови участі.

Інформаційний лист повідомляє адресатові про певний факт чи захід.

Рекламний лист різновид інформаційного листа, над­силається конкретному адресатові і містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів. Мета такого листа — спо­нукати адресата скористатися певними послугами. У подіб­них листах адреса зазначається окремо.

Лист-повідомлення близький до листів-запрошень та інформаційних листів. Складається як відповідь на запит. Починається словами: Повідомляємо; Ставимо Вас до відо­ма і т. ін. Далі — факти.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отриман­ня якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишається чинним. Починаються такі листи словами: Підтверджую; Підтвер­джуємо.

Лист-нагадування повідомляє про наближення або закін­чення терміну певного зобов'язання чи проведення заходу. Такі листи, як правило, починаються словами: Нагадую; На­гадуємо.

Ініціативний лист це лист, що вимагає відповіді. Такі листи висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата щодо вирішення певних питань. Тематика таких листів не обмежена.

Лист-відповідь за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тему тексту вже задано і залишається лише висловити рішення з приводу заданого запитання: чи всі прохання можна задовольнити, якою мірою, в які терміни. Відмову належить вагомо аргументувати.

Гарантійний лист документ, який забезпечує вико­нання викладених у ньому зобов'язань. Його укладають з метою підтвердження певних обов'язків або умов і адресу­ють до організації чи установи. Найчастіше гарантійний лист починається з імені та по батькові особи, до котрої зверта­ються. Форма третьої особи вживається лише тоді, коли га­рантійного листа адресовано до певної організації або підпри­ємства. Як правило, у такому листі гарантуються оплата праці за виконану роботу, сплачування банківських кредитів, якість виконання робіт тощо.

Найжорсткіші правила оформлення має комерційний лист. В такому листі кожне слово та вираз мають певне значення і не припускають іншого тлумачення.

Складові частини комерційного листа такі:

1. Заголовок, який розміщується у верхній частині блан­ка на всю його ширину або в лівому верхньому куті (рідше застосовується у комерційному листуванні). Він містить на­зву та адресу організації, що пише лист, та деякі інші відо­мості (телеграфну адресу, номери телефонів, телефаксів, те­лексів, коди, номер рахунка в банку і т. ін.).

2.Місце і дата ділового листа. Проставляються у право­му куті сторінки під заголовком словесно-цифровим спосо­бом — 20 травня 1999 р. Скорочене написання дати в комер­ційному листі не прийняте.

3.Внутрішня адреса це назва й адреса організації, куди надсилається лист. Вона пишеться після заголовка й поміток у центрі листа або в правій його частині. Розміщен­ня в лівій частині нетипове для українських ділових листів.

4.Помітки. Номери реєстрації листів. Вони пишуться у лівому куті навпроти дати.

5. Після внутрішньої адреси пишетьсявказівка на зміст листа. Вона вводиться словами: відносно, щодо, про, стосовно до і звичайно підкреслюється. Частіше займає всю ширину сторінки.

6.Звертання пишеться окремим рядком у центрі й після нього частіше за все ставляться знак оклику (!) або кома чи крапка.

7.Текст листа складається з вступної частини, головно­го повідомлення та заключної частини і пишеться з ураху­ванням полів і з абзацу. Як відомо, абзацами розділяють частини тексту, що стосуються окремих закінчених думок.

8.Додатки. Якщо до листа додаються які-небудь доку­менти, креслення і т. ін., тоді в кінці листа ліворуч пишеться слово "Додатки" і перелічуються назви документів, що до­даються, та вказується кількість їх або кількість доданих сторінок.

Увесь текст комерційного і будь-якого іншого листа роз­міщується тільки на його лицьовій стороні і не переноситься на зворотний бік. Якщо текст не вміщується на одній сторінці, він переноситься на другу, третю і т. д.

Для того, щоб виділити головне, можна підкреслювати сло­ва або окремі фрази, а також використовувати нумерацію.

9.Заключна фраза формула ввічливості. Звичайна заключна фраза комерційних, ділових листів: 3 повагою; З глибокою повагою; 3 пошаною.

Часто діловий лист закінчується просто підписами осіб, котрі відповідають за його зміст.

 

1. Етикет ділового листування

Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил:

1. Починати листа необхідно із звертання, яке є загаль­ноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

 

Шановний (ім'я та по батькові)! Шановний пане (пані)! Шановні панове! Шановні колеги! Вельмишановний добродію!

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажаний міністре!

Шановний директоре!

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка на зразок «Шановна Оксану Дмитрівна!», «Шановний директорі» є нено­рмативною.

Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з аб­зацу.

Відсутність звертанняможе бутивитлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.

II. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу лис­та, від якої може багато залежати, аджесаме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист — відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

Висловлюємо свою иайщирішу вдячність за... Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо...

Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за...

Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за—

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими по­чатковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді— Офіційно підтверджуємо свою згоду на... На підтвердження нашої попередньо! домовленості по­відомляємо...

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми... Ми отримали Вашого листа з повідомленням про...

Поширеними вступними фразами в ділових листах єпосиланняна зустріч, попередній лист, телефоннурозмову, подію:

У відповідь на Ваш лист від (дата)...

Відповідно до контракту №..., що був підписаний між нашими установами,...

Відповідаючина Ваш запит від (дата),...

Відповідно до Кримінально-процесуального кодексу України, розділу... статті №...

 

До інвесторів, керівників установ (організацій, підприємств), клієнтів, партнерів нерідко доводиться звергатися з проханнями. Початковими фразами таких листів можуть бути такі:

Будь ласка, повідомте нам про...

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у..

Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд...

Просимо Вас терміново оплатити рахунок...

У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затрималися і відповіддю, незмогли вчасно виконати доручення, не з'явилися чи запізнилися на зустріч, переплутали документацію) іноді виникають ситуації, .коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося. Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю... Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення...

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав'язливе вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так:

Вважаємо за свій обов'язок нагадати Вам про...

Нам дуже незручно, що змушені нагадатиВам про:

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали відповіді на лист від (дата).

Змушені нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас…

Інколи делікатність, тактовність не дають бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи. Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Васпро свій наміррозірватиконтракт.

До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то вказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову таж:

Ми докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції...

У листах-повідомленнях доречною буде одна з таких вступних фраз:

Повідомляємо Вам...

Хочемо повідомити про те, що...

З приємністю повідомляємо Вам, що...

III. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово «дякую» — найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини:

Дозвольте ще раз подякувати Вам...

Висловлюємо ще раз вдячність...

Дякуємо за допомогу...

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:

Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.

Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Наприкінці листа можна висловити сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас. Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас. Сподіваємося, наша відмова не образить Вас і в майбутньому

Наприкінці листа можна також вибачитися за турботи чи ще раз повторити вибачення за затримку з відповіддю або запізнення:

Ще раз просимо вибачення за завдані турботи (клопоти, прикрощі, незручності).

Щиро просимо вибачення за...

IV. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в містах уживаютьсятакі форми:

З повагою

З повагою і найкращими побажаннями

V. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.

Листи слід друкувати нагарно виконаних бланках, які є «візитною карткою» вашої установи. Подібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виника­ло потреби складати лист більше, ніж двічі.

VI Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся запропонова­на інформація буде доречною.

Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагоджен­ню добрих стосунківміж колегами, партнерами.

 

НАЦІОНАЛЬНИЙ ВИСТАВКОВИЙ ЦЕНТР УКРАЇНИ

Адреса: 252022 Киів-22, пр. Глушкова, 1

Факси: 251-01-12; 251-91-26. Телефони: 251-91-01, 251-91-02

 

№ 3-11/ 1242 від 30.10.99 Ректору

На №_____________ Українського державного

університету харчових

технологій

Гулому І.С.

 

Шановний Іване Степановичу!

Національний виставковий центр України запрошує Вас, профе­сорсько-викладацький склад і студентів Вашого навчального за­кладу ознайомитися з новою експозицією Головного павільйону "Україна сьогодні", створеної за Указом Президента України, яка розповідає про інтелектуальний та економічний потенціал нашої дер­жави, її зовнішню, економічну і гуманітарну політику.

Експозиція "Україна сьогодні" не тільки цікава за своїм змістом, але й може бути використана Вами для проведення на її базі на­вчальних та інших заходів.

Чекаємо на Ваші пропозиції про відвідування Головного павіль­йону НВЦ України.

Режим роботи: Контактні телефони:

з 10.00 до 17.30, крім суботи та неділі 251-91-40; 251-91-42

З повагою,

Заступник генерального (підпис) Т.Г. Цимбал

директора НВЦ

(печатка)

 

Вправа №1. Перекладіть стандартні вирази українською мовою і запам´ятайте їх.

Оприходовать наличные - оприбуткувати готівку

Остаточная стоимость - залишкова вартість

Отпуск по болезни - відпустка через хворобу

Отчисления доходов - відрахування прибутків

Первичная документация - первинна документація

Перевести на счет - переказати на рахунок

Поставляемая продукция - продукція, що постачається

Потребляемые средства - споживчі кошти

Себестоимость продукции - собівартість продукції

Текущий счет - поточний рахунок

 

Вправа №2. Із поданих словосполучень виберіть ті, в яких не порушуються принципи милозвучності. В інших словосполученнях виправте помилки.

Справа йде на лад, лунає у вухах, рятуватись втечею, ідуть в ногу, оце й усе, в усій красі, далось взнаки, над всяке сподівання, в глибині душі, один в один, мірялись силою, піді мною, так і сказали би, раз у раз, з щирою душею, раніше і тепер.

 

Вправа №3. Виправити текст ділового листа у відповідності з правилами етикету ділових паперів.

Один компресор з партії, відправленої Вами за залізничною накладною № 31 387, прибув в ушкодженому стані.

Ушкодження товару викликане неякісним упакуванням.

Ми маємо право на знижку з фактурної вартості.

У разі Вашої незгоди ми повертаємо товар назад.

 

Директор підпис

 

Використовуйте такі мовні звороти:

 

1. Шановний директоре

1. Відповідно до контракту №7, що був підписаний між нашими установами “___”_________2002р.

2. Будь ласка, повідомте нам про Ваше рішення.

3. На жаль, змушені повідомити Вам, що…

4. З акта приймання №130, що додається, видно …

5. Дозвольте нам повідомити, що …

6. Сподіваємося на швидку відповідь.

7. З повагою…

 

Вправа №4. Напишіть лист-вітання з нагодивідкриття клубу, використовуючі типові мовні звороти:

1. прийміть наші найщиріші вітання з нагоди …

2. від щирого серця вітаю…

3. Зичимо вам…

4. Бажаємо подальшого процвітання та успіхів Вашому бізнесу.

5. Впевнені, що відкриття клубу буде гідним продовженням Вашого бізнесу.

 

Вправа №5. Напишіть лист-пропозицію до деканату факультету, де ви навчаєтесь, щодо вдосконалення навчального процесцу в інституті.

Використовуйте такі мовні звороти:

1. Шановний…

2. Маємо надію, що це піде на користь справі.

3. Вважаємо за доцільне…

4. Необхідно зазначити і те…

5. Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

6. Сподіваємося, що Ви розглянете наші пропозиції найближчим часом.

7. З повагою…

 

Вправа №6. Напишіть лист, де зверніться з проханням до директора фірми про невелику пожертву у фонд, основна мета якого – допомогти бідним і зендоленим дітям, які залишились без батьківської опіки.

Використовуйте такі мовні звороти:

1. Будемо вдячні, якщо Ви…

2. Будемо раді,якщо Ви зможете…

3. Сподіваємось, що Ви не відмовитесь…

4. Звертаємося до Вас з проханням про…

5. Маємо надію, що ви розглянете наше прохання найближчим часом і повідомите про своє рішення.

 

Вправи для самостійного виконання:

2 1. Написати реферати за темами: “Класифікація ділових листів”, “Етикет ділового листування”.

2. Оформіть службовий лист, розмістивши правильно реквізити на аркуші паперу формату А4.

Національний педагогічний університет імені М. П. Драгоманова.

04026, Київ-26, вул. Пирогова, 9, тел. 221-99-14. 09.09.2С № 28-15/13. Директорові спеціалізованої школи № 2 м. Києва О. Д. Дубинці. 252214, Київ-214, пр. Оболон ський, 34. Просимо Вас прийняти студентів факультету іно земної філології (5 осіб) на практику й надати їм методична допомогу під час підготовки й проведення уроків з англій| ської та французької мови. Оплату вчителям гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок № 567400960067 в банку «Інко» м.Києва МФО 12234. Ректор університету (підпис) М. І. Шкіль Головний бухгалтер (підпис) М. Т. Бондаришина. Печатка.

3. Складіть текст листа, в якому висловлюєте незадоволення з приводу невідповідності замовлених і відвантажених товарів.(Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Навч. посібник.- К.: Літера ЛТД, 2001 С. 104- 199)

Контрольні запитання:

1.У яких випадках відбувається чергування сполучників і – й,прийменників (префіксів)у – в, з – зі – із?

2. Які реквізити використовуються при укладанні ділових листів?

3. Які основні правила написання тексту ділових листів?

 

 

Практичне заняття № 6.

Тема:Українська морфологія. Застосування і роль морфологічних засобів у ділових документах. Іменник.