Поняття про документ.

План

1. Поняття про документ.

2. Класифікація документів.

3. Творення чоловічих та жіночих імен по батькові в українській мові.

4. Правопис та відмінювання прізвищ, імен та по батькові в українській мові.

5. Характеристика: призначення, реквізити, правила оформлення.

Документ (лат. доказ) — це засіб закріплення всіляки­ми способами на спеціальному матеріалі інформації про фак­ти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Документ має правове й господарське значення, зок­рема може служити письмовим доказом, а також є джере­лом різноманітних відомостей довідкового характеру.

Сукупність взаємопов'язаних документів, які застосову­ються у певній сфері діяльності, становить систему докумен­тації. Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоши­реніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), ви­користовувана в оформленні управлінських рішень. Загаль­на властивість усіх документів полягає в тому, що вони є но­сіями інформації. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достатнім для прийняття рішення. Досто­вірність інформації визначається рівнем відповідності її змісту об'єктивному стану справ. Інформація має бути опе­ративною, щоб за час її передачі й обробки стан справ не змінився. Документ є носієм інформації. Документування інформації здійснюється згідно з відповідними законами і постановами органів державної влади, котрими визначаєть­ся організація діловодства і стандартизація документів.

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформацію в яких зафіксовано будь-яким письмовим способом — рукописним, машинопис­ним, друкарським. Такі документи, оформлені за певними правилами, часто називають управлінськими, а сукупність їх — управлінською документацією.

У найширшому значенні цього слова документом можна вважати будь-який матеріальний об'єкт, що мі­стить інформацію в зафіксованому вигляді.

Управлінський документ містить інформацію, що виникла і використовується в галузі управління. Таким чином, усякий документ — насамперед носій інформації, і це чи не найважливіша його властивість, використову­вана в процесі управління.

Документ—це також своєрідний матеріал, «сирови­на для обробки». Вона повинна бути доброякісною: ін­формація повинна добуватися швидко і продуктивно. Це стосується насамперед цифрової — планової та об­лікової — документації, обробка якої добре механізує­ться, і поки що значно меншою мірою — документів ор­ганізаційно-розпорядчого характеру (де переважає текст). Планові й облікові документи уже зараз набу­вають таких форм, які дозволяють машинну обробку їх.

Частина документів (планування, звітність, ділове листування) призначена для безпосереднього сприйман­ня їх, тому вони повинні бути особливо зручними для читання і по можливості наочними.

Вимоги до документів, що мають бути по­вноцінним джерелом інформації:

1. Документ повинен видаватися повноважним орга­ном або особою у відповідності з її компетенцією.

2. Документ не повинен суперечити діючому законо­давству і директивним вказівкам вищестоящих органів.

3. Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні і реальні пропозиції або вказівки.

4. Документ повинен бути складений за встановле­ною формою.

5. Документ мав бути бездоганно відредагований і оформлений.

Примітка. Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідчен­ням стилю роботи управління, дисципліни і особистої культури пра­цівників. Якщо документи виконані неохайно — значить в установі низька культура праці (це, насамперед, п'ятий або шостий примірник машинопису, де окремі слова зовсім нерозбірливі, а загальний зміст ледве зрозумілий, де документи, надруковані на тонкому, прозорому папері, це документи, на яких резолюція закрила половину тексту, та ін.)

2. Класифікація та призначення документів.

Документи класифікуються за змістом інформації, яку вони несуть, за надходженням, за стадіями створення, за ступенем гласності, за строками зберігання, за призначенням і деякими іншими ознаками.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напрямку діяльності. Відповідно до цього виділяють такі види документів за ознаками класифікації і групами:

● За найменуванням: заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка та ін.

● За походженням: службові (офіційні) й особисті.

Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Серед офіційних документів можуть бути виділені особисті, що засвідчують особу або її права, обов’язки, службовий або соціальний стан, а також містять інші відомості біографічного характеру.

Особисті документи створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності або виникненням суспільних обов’язків.

● За місцем виникнення: внутрішні, зовнішні.

До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено

До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.

● За призначенням: щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.

● За напрямом: вхідні, вихідні.

● За формою: Стандартні (типові) і індивідуальні (нестандартні).

Стандартні – це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення).

Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

● За терміном виконання: звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

Звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги.

Для термінових установлено строк виконання. До них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма).

До дуже термінових належать документи, які мають позначення “дуже терміново”.

● За ступенем гласності: для загального користування, службового користування, секретні, цілком секретні.

● За стадіями створення: чорнові документи, оригінали, копії.

Рукописний або машинописний документ, який відображає роботу автора над текстом, є чорновим

Документ є оригіналом , якщо відомості про автора, час та місце його створення, які він містить у собі, або які виявлені якимось іншим шляхом, відповідають дійсності. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи, і в разі потреби його завірено штампом і печаткою.

Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка вгорі праворуч “копія”. Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат.

Відпуск – повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг.

Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. У юридичному відношенні оригінал і дудлікат рівноцінні.

● За складністю (кількістю відображених питань): прості і складні.

Прості – відображають одне питання, складні – декілька.

● За терміном зберігання: тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.

● За технікою відтворення: рукописні, відтворені механічним способом.

● За носієм інформації: на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

За змістом інформації: документи з адміністративних питань, комерційних, питань планування оперативної діяльності, бухгалтерського обліку, підготовки й розстановки кадрів, фінансово-кредитних, зовнішньоторговельної діяльності та ін. У результаті утворюються функціональні комплекси документів або функціональні системи документації, наприклад: планова, кадрова, з капітального будівництва.

За структурними ознаками: регламентова­ні (стандартні) й нерегламентовані (нестандартні). Рег­ламентованою зветься документація, складена за пев­ним зразком (це стосується не лише стандартних аспек­тів змісту, а й формату паперу, складу реквізитів та ін.). Регламентований лист, наприклад, завжди фіксує регу­лярну виробничу або управлінську ситуацію й реалізу­ється у вигляді стандартних синтаксичних конструкцій. Нерегламентований лист, як правило, торкається яко­їсь непередбаченої ситуації.

3. Творення чоловічих та жіночих імен по батькові в українській мові.

При творенні чоловічих імен по батькові вживаються суфікси -ович, -йович. Наприклад: Русланович, Сергійович, Іванович, Ігорович, Юрійович, Максимович, Євгенович, Богда­нович, Андрійович, Маркіянович, Васильович, Семенович.

При творенні жіночих імен по батькові вживається суфікс -івн(а), після голосних -ївн(а). Наприклад: Миколаївна, Іванівна, Юліанівна, Лук'янівна, Ярославівна, Артемівна, Владиславівна, Василівна, Бориславівна, Романівна, Олексан­дрівна, Сергіївна.

Деякі з імен по батькові випадають з цих загальних правил. їх слід пам'ятати.

Григорій —Григорович, Григорівна

Сава — Савич (-ович), Савівна

Ілля —Ілліч, Іллівна

Микита —Микитович, Микитівна

Яків —Якович (-левт), Яківна (-літа)

Лука —Лукич, Луківна.

У родовому відмінку жіночі імена по батькові мають лише закінчення -івн(и), -ївн(и), у давальному — -івн(і), -ївн(і). Наприклад:

Р. в. Людмили Тимофіївни (неправильно: Тимофі-ївної)

Вікторії Володимирівни (неправильно: Володи-мирівної)

Д. в. Людмилі Тимофіївці (неправильно: Тимофі-ївній)

Вікторії Володимирівні (неправильно: Володими-рівній).

4. Правлпис та відмінювання прізвищ в українській мові.

Українські прізвища передаються на письмі відповідно до вимоги зазагальними нормами українського правопису: Березівський, Біловерхий, Ведмедів, Заєць, Кривоніс. Українські прізвища, що мають закінчення І відміни відмінюються як відповідні імен­ники І відміни, а прізвища з закінченням іменників II від­міни відмінюються за зразками відмінювання відповідних іменників II відміни:

Майборода — Майбороди, Майбороді, Майбороду і т. д.;

Кривоніс — Кривоноса, Кривоносові (Кривоносу) і т. д.;

Симоненко — Симоненка, Симоненкові (Симоненку) і т. д.;

Але: Швець — Швеця, Шевцеві (Швецю) і т. д.

2. Прізвища прикметникового типу на-ий, відмінюються як відповідні прикметники чол. та жін. родів (твердої чи м'якої групи) :

Авдіевський—Авдієвського, Авдієвському і т. д.;

Кобилянська — Кобилянської, Кобилянській і т. д.

3. Чоловічі прізвища прикметникового типу на-ов, -ев (-ев), -ів (-їв), -ин, -ін (-їн) відмінюються за таким зразком:

Однина:

Павлов – Павло-а, Павлов-у, Павлов-а, Павлов-им, Павлов-і,(-у), Павлов-е (Павлов).

Множина:

Павлови – Павлов-их, Павлов-им, Павлов-их, Павлов-ими, Павлов-их, Павлов-и.

Однина:

Романишин – Романишин-а, Романишин-ові (-у), Романишин-а, Романишин-им, Романишин-і, (-у), Романишин-е (Романишин).

Множина:

Романишини – Романишин-их, Романишин-им, Романишин-их, Романишин-ими, Романишин-их, Романишин-и.

4. Жіночі прізвища на приголосний та оне відмінюються: Марії Сеник, Надії Балій, з Ніною Бойко. Аналогічні чоловічі прізвища відмінюються як відповідні іменники: Василя Сеника, Михайлові Балієві, з Андрієм Бойком.

Найголовніші правила щодо правопису слов'янських прізвищ такі:

1. Російський звукепісля приголосних передаються літерою е: Александров, Бестужев, Вельгорський, Венгеров, Веселовський, Державін, Кузнецов, Озеров, Петров.

2. Російський звук е передається літерою є в таких випад­ках:

а) На початку слів: Євдокимов, Євтушевський, Єгров.

б) У середині слів після голосного й при роздільній вимо­ві після приголосного: Бердяєв, Буєраков, Аляб'єв, Афанасьєв.

в) Після приголосних (за винятком шиплячих, р і ц) у су­фіксах-єв, -єєвросійських прізвищ: Ломтєв, Медведєв; Алексєєв, Веденєєв, але: Муромцев, Нехорошев, Писарев, а також у болгарських: Бдтев. Друмев і под.

г) Коли російському е кореня відповідає в аналогічних українських і: Бєлінський,Звєрев, Мєстечкін.

3. Російська літера ё передається:

а) Сполученням літер йо на початку слова, у середині після голосних, а також після б, п, в, м, ф, коли е позначає звукосполучення й + о: Йолкін; Бугайов.

б) Черезьо в середині слова після приголосних, коли е позначає сполучення м'якого приголосного зо: Алфьоров, Верьовкін, Дьорнов.Але в прізвищах, утворених від спільних для україн­ської та російської мов імен, пишетьсяе: Артемов, Семенов, Федоров і т.д.

в) Черезо під наголосом післяч, щ: Грачов, Лихачов, Хрущов.

4. Російська літера и передається:

а) Літерою іна початку слова та після приголосних (крім шиплячих і ц): Ігнатов, Ігнатьєв, Ісаєв; Багіров, Гагарін, Мічурін, Пушкін.

б) Літерою ї після голосного й при роздільній вимові піс­ля приголосних (після ь та апострофа): Воїнов, Гур'їн, Ізмаїлов, Ільїн.

в) Літероюи:

1) Післядж, ж, ч, ш, щіц перед приголосним: Гаршин, Гущин, Дорджин, Лучин, Чичиков, Шишкін, це стосується й прізвищ інших народів: Абашидзе, Вашингтон, Джигарханян, але перед голосним пишетьсяі: Жіоно, Тиціан.

2) У прізвищах, утворених від людських імен та загальних назв, спільних для української, російської та інших слов'ян­ських мов: Борисов, Ботвинник, Вавиловський, Виноградов, Глинка, .але: Нікітін, Ніколаєв, Філіппов тощо, вихідни­ми для яких є імена, відмінні від українських.

3) У префіксіпри: Прибилкін, Привалов, Пришвін.

4) У суфіксах -ик-, -ич-, -иц-, -ищ-: Беликов, Голик, Котельников.

5. Російський звукы передається літероюи: Крутих, Рибаков, Циганков, Чернишов.

Апостроф пишеться після губних, задньоязикових і р перед я, ю, є, ї: Аляб'єв, Ареф'єв, Водоп'янов, В'яземський, передйо апостроф не пишеться: Воробйов, Соловйов.

Знак м'якшення (ь) пишеться в прізвищах після м'яких риголосних д, т, з, с, ц, л, н:

1) Перед я, ю, є, ї: Дьяконов, Панкратьєв, Третьяков.

2) Перед приголосними: Вольнов, Коньков.

3) У кінці слова: Лось, Соболь.

б) Твердий кінцевий приголоснийц у прізвищах із суфік­сом-ець пом'якшується: Глуховець, Скиталець.

Примітка. У неслов'янських прізвищах кінцеве ц тверде: Клаузевіц, Ліфшиц.

5. Характеристика: призначення, реквізити, правила оформлення.

ХАРАКТЕРИСТИКА — документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами працівників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника. Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Характеристика має такі реквізити:

1) назва документа;

2) прізвище, ім'я, по батькові;

3) рік народження;

4) освіта;

5) текст, де зазначено з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до своїх службових обов’язків, який має рівень професійної майстерності, які нагороди має особа, які має стягнення, як підвищує свій фаховий рівень, який має авторитет у колективі;

6) підпис керівної особи й печатка організації, яка видала характеристику;

7) дата складання;

Характеристика пред'являється під час вступу до вищих навчальних закладів, технікумів, коледжів, ліцеїв, при при­значенні на керівні посади, а також для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади у науково-дослідних закладах.

У кожній правильно написаній характеристиці можна виділити чотири логічно пов'язані між собою частини.

Перша — анкетні дані. Вони йдуть за назвою документа, в них зазначають прізвище, ім'я і по батькові, посаду, вчений ступінь і звання, освіту. Їх прийнято розміщувати у стовпчик праворуч.

Друга — дані про трудову діяльність (фах, тривалість ро­боти на цьому підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності та ін.).

Третя — власне характеристика, в якій розглядаються ставлення до виконання своїх посадових обов'язків, підви­щення професійного і наукового рівня, стосунки у трудовому колективі. Тут же подаються відомості про урядові нагороди або заохочення.

Четверта — призначення характеристики.

Характеристика видається працівникові на руки або з його відома пересилається до підприємства, установи (орга­нізації), які надіслали запит на неї.

Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі засвідчуються круглою гербовою печаткою.

Складаючи текст характеристики, не забувайте про пра­вильний вибір слова. Коли у вас виникають труднощі в на­писанні, ви можете швидко відшукати потрібне слово у слов­нику, в правописі або довіднику, знайти правила, в яких уза­гальнюються всі схожі випадки. Крім того, вибір слова для ділового документа має відповідати встановленим в укра­їнській літературній мові нормам, він має бути вмотивова­ним, тобто добирати слова тексту ділового документа слід так, щоб вони не викликали здивування, непорозуміння, обу­рення тощо.

Як відомо, ділове мовлення орієнтується на нейтральну загальновживану лексику української літературної мови. Вихід за межі цього загальнолітературного слововживання дозволяється лише для специфічної ділової лексики.