Лекция 4.

Анализ и оптимизация плана работ и стоимости проекта

  • Классические методики анализа плана проекта: PERT и метод критического пути (CPM)
  • Использование настраиваемых полей, формул и группировки для анализа стоимости проекта
  • Создание формул с условиями
  • Анализ распределения затрат по фазам проекта, типам работ, типам трудозатрат и типам ресурсов
  • Выявление ошибок плана проекта в процессе проведения анализа
  • Методы оптимизации плана работ
  • Методы увеличения и уменьшения стоимости проекта

Для анализа плана работ проекта будут использованы два классических метода: PERT (Program, Evaluation and Review Technique) и CPM (Critical Path Method — метод критического пути). А в ходе анализа стоимости проекта мы будем активно использовать настраиваемые поля, формулы и группировки, и вы узнаете, как создавать формулы с условиями.

Анализ и оптимизация плана работ

В ходе анализа плана проекта нужно оценить, насколько установленные длительности задач реалистичны и, соответственно, можно ли уложиться в срок, выполняя работы. После того как длительность задач будет скорректирована, мы проанализируем план с обновленными длительностями задач (обновленными как после корректировки, так и после выравнивания ресурсов) и определим, можно ли выполнить работу по проекту в отведенный срок.

До сих пор, оценивая длительность задач, мы использовали экспертный метод, то есть опирались на свой опыт. Однако в некоторых случаях лучше подходит параметрический метод. Например, длительность всех задач, связанных с редактированием статей и их версткой, зависит от числа статей. Если мы рассчитаем длительность этих задач, исходя из формулы, где число статей будет выступать в качестве параметра, то сможем получить более точную оценку.

Оптимизация плана проекта

Оценить, укладывается проект в нужные сроки или нет, можно с помощью индикаторов крайних сроков, которые вводятся при создании плана работ. В тех проектах, где не используются крайние сроки или завершающие задачи, оценить длительность проекта можно по значению поля Duration (Длительность) в строке суммарной задачи проекта.

Если план не укладывается в срок, длительность проекта нужно уменьшить. Для этого нужно сократить длительность его задач или удалить некоторые из них. Но длительность каких именно задач нужно сокращать? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно определить, от каких задач зависит длительность проекта. А для этого можно воспользоваться анализом плана проекта методом критического пути (CPM).

Анализ критического пути проекта

Критический путь (critical path) — это задача (или последовательность задач), определяющая дату окончания проекта. Если увеличить длительность задачи, лежащей на критическом пути, то длительность проекта тоже увеличится, а если уменьшить ее длительность, то длительность проекта тоже уменьшится.

MS Project «умеет» определять время, на которое можно задержать исполнение задачи без увеличения длительности проекта. Эта величина хранится в поле Total Slack (Общий временной резерв), и если она меньше или равна нулю дней, то задача считается критической. Но в некоторых проектах критическими могут считаться задачи, резерв которых больше, например, если он равен одному дню. Чтобы определить для проекта размер временного резерва критических задач, нужно с помощью команды Tools?Options (Сервис→ Параметры) открыть диалоговое окно настройки параметров MS Project, перейти на вкладку Calculation (Расчеты) и указать нужное значение в поле Tasks are critical is slack is less or equal to ... days (Считать критическими задачи, имеющие резерв не более ... дней).

Для отображения критического пути проекта на диаграмме Ганта нужно воспользоваться мастером Gantt Chart Wizard (Мастер диаграмм Ганта), вызываемым одноименной командой меню Format (Формат) или контекстного меню диаграммы Ганта. На втором шаге мастера нужно установить переключатель Critical path (Критический путь) и щелкнуть по кнопке Finish (Готово).

Анализ и оптимизация стоимости проекта

При анализе стоимости проекта обычно оценивается его бюджет (суммарные затраты на проект) и соотношение составляющих бюджета. Если общая стоимость проекта превышает ожидания или затраты на какую-то из составляющих проекта существенно больше, чем предполагается (то есть бюджет несбалансирован), то стоимость оптимизируется.

Анализ стоимости проекта

Чтобы оценить общую стоимость проекта, достаточно открыть таблицу Cost (Затраты) в любом из представлений со списком задач и просмотреть данные в поле Total Cost (Общие затраты) у суммарной задачи проекта. Помимо выяснения общей стоимости часто требуется проанализировать пропорциональное соотношение затрат внутри бюджета. Как правило, в каждой организации есть свои стандарты или представления о том, как должны быть распределены затраты. Например, может существовать требование о том, чтобы стоимость сверхурочной работы не превышала 5 % от общей стоимости проекта, или затраты на тестирование программного продукта не превышали 10 % от общей стоимости проекта и т. д.

В общем случае при анализе структуры затрат рассматриваются:

  • распределение затрат по фазам проекта (например, проектирование, разработка, тестирование);
  • распределение затрат по типам работ (например, соотношение затрат на управление с общей стоимостью проекта);
  • соотношение между затратами на сверхурочные трудозатраты и обычные;
  • распределение затрат на ресурсы разных типов (например, какая часть бюджета проекта уйдет в один отдел организации, а какая — в другой).

При анализе стоимости могут учитываться как все соотношения, так и лишь некоторые из них. Рассмотрим, как анализировать эти соотношения в бюджете проекта с помощью MS Project.

Распределение затрат по фазам проекта

Для определения соотношения затрат между фазами проекта воспользуемся настраиваемыми полями и формулами. Нам понадобится два поля, первое из которых, Cost2 (Затраты2), мы переименуем в Общая стоимость, а второе, Number1 (Число1), — в % от общей стоимости. Во все строки первого поля скопируем общую стоимость проекта из строки суммарной задачи, а во второе поместим формулу [Cost]/[Cost2] ([Затраты]/[Затраты2]), причем в настройках поля укажем, что для расчета строк суммарных задач и групп нужно использовать ту же формулу.

Распределение затрат по типам работ

Очень часто в рамках одной фазы выполняются задачи разных типов. Например, в нашем проекте на фазе Верстка журнала некоторые задачи относятся к корректированию текстов, а не к верстке. Такие ситуации довольно характерны, и поэтому анализ распределения затрат по фазам обычно дополняют анализом распределения затрат по типам работ. Чтобы провести такой анализ, нужно создать поле, в которое будет заноситься информация о типе работы, и определить его значение для каждой из задач проекта.

Затраты на обычные и сверхурочные трудозатраты

Для определения стоимости сверхурочных работ добавим в таблицу поле Overtime Cost (Затраты на сверхурочные) и просмотрим его значения в строке суммарной задачи проекта. Чтобы проверить, что сверхурочные трудозатраты присутствуют в плане, добавим в таблицу поле Overtime Work (Сверхурочные трудозатраты).

Возможная причина нулевой стоимости сверхурочных трудозатрат может заключаться в том, что у ресурса не определена ставка за сверхурочные трудозатраты. И действительно, у Буркова эта ставка не определена. Но мало того, в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов) обнаруживается, что у значительной части ресурсов в процессе составления плана проекта была утрачена информация о стоимости.

Оптимизация стоимости проекта

Обычно после того, как проведен анализ, принимается решение относительно оптимизации плана. Если общая стоимость проекта и распределение затрат соответствуют ожиданиям, то оптимизация может не потребоваться, но так случается нечасто. Как правило, приходится оптимизировать план: сокращать или увеличивать затраты на задачи или ресурсы определенного типа. Иногда приходится выполнять одновременно обе операции, например, сохраняя общую стоимость проекта, уменьшить затраты на программирование и увеличить затраты на тестирование. Рассмотрим приемы уменьшения и увеличения затрат на проект или его составляющие.

Уменьшение затрат

Затраты определяются ставками ресурсов, трудозатратами и фиксированными затратами на задачи. Поэтому уменьшить затраты можно, уменьшив одну или несколько их составляющих.

Для выполнения работ, которые необходимо удешевить, можно привлечь более дешевые ресурсы или использовать таблицы норм затрат с более низкими ставками у назначенных ресурсов. Первый вариант опасен снижением качества проекта, поскольку более дешевые ресурсы часто имеют более низкую квалификацию. Кроме того, это может привести к увеличению сроков исполнения задач. Второй вариант подходит в большей степени, но возможность его использования зависит от условий предоставления ресурсов для проектных работ.

Также можно попробовать отказаться от использования некоторых ресурсов для исполнения определенных работ. Но в таком случае возрастает нагрузка на других участников проекта, что может привести к изменению длительности задач или снижению качества. При сокращении трудозатрат нужно определить, какие работы имеют наиболее низкий приоритет и менее важны для достижения проектных результатов. Эти работы и нужно удалить из плана проекта. Как правило, сокращение трудозатрат приводит к снижению качества проекта, а также, если сокращаемые задачи лежат на критическом пути, может привести и к сокращению сроков выполнения проекта.

В проектах обычно не так много задач с фиксированными затратами. Если же они есть, то можно попробовать найти способы сокращения этих затрат, хотя это не всегда получается, так как подобные затраты не относят к проектной деятельности. Сокращение этих затрат в некоторых ситуациях может повлиять на качество проекта.

Увеличение затрат

Если у проекта или его части оказывается дополнительный бюджет, который можно использовать, то увеличить затраты можно за счет увеличения объема работ, увеличения числа используемых ресурсов или их стоимости. Добавив работы, можно улучшить качество проектных результатов, например, осуществив их дополнительный контроль. Используя дополнительные ресурсы, можно быстрее завершить проект или сделать больший объем работ. Наконец, если привлечь к исполнению работ специалистов более высокого уровня с более высокими ставками, можно улучшить качество и уменьшить длительность выполнения работ.