Особенности проектирования первичных документов

Разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации

Унификация всей системы документации

На этом этапе выполняются работы по унификации документов, включая уже существующие и вновь созданные документы.

Для этого анализируется полный состав системы документации. Составляется перечень документов по функциональным подсистемам, и выявляются характеристики документов, такие как периодичность составления, адресат, количество показателей, частота использования.

Из первичных документов исключаются показатели, многократно вводимые в ЭВМ, устанавливаются единые единицы измерения, проводится классификация и кодирование документов, уточняются используемые формы и строятся единые система документов.

На этом этапе составляются технологическая документация и инструкции. Они описывают правила заполнения, передачи, использования и хранения документов, а также схемы документооборота. Схемы отражают все операции, выполняемые над документами и подразделения, в которых они формируются, начиная от выписки и заканчивая сдачей их в архив.

Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере.

Они поставляют все информацию, которая необходима для решения экономических задач.

К первичным документам предъявляются следующие основные требования:

- не избыточность и полнота информации для решения задач;

- высокая достоверность и своевременность собираемой информации.

Кроме этого, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработки данных в ЭВМ.

При проектировании форм первичных документов должны учитываться следующие принципы:

· отсутствие дублирования показателей;

· логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим. Например, наименование предприятия – наименование цеха – номер участка;

· выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;

· согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране монитора и в файле.