Рекомендации по подготовке и проведению выступлений

Подготовка и проведение выступлений

Методы обхождения или нейтрализации участников делового совещания

При проведении совещаний нередко приходится иметь дело с одними и теми же, весьма характерными, типами участников обсуждения. Данные участники зачастую вносят дезорганизацию и неконструктивный подход к рассмотрению вопросов.

Типы участников обсуждения и рекомендуемые методы их обхождения или нейтрализации.

Спорщик- Сохранять невозмутимость и деловитость. Предоставить группе отвергать его утверждения.

Позитивист- Предложить ему подведение итогов, втянуть в дискуссию.

Всезнайка- Призвать группу занять определенную позицию по отношению к его утверждениям.

Словоохотливый- Тактично прерывать. Напоминать о регламенте.

Застенчивый- Ставить несложные вопросы, укрепить его уверенность в силах.

Негативист- Признать, оценить его знания и опыт.

Не проявляющий интереса - Спросить его о работе. Привести примеры из его сферы интересов.

Крупная шишка - Избегать прямой критики, применять технику «Да, но...»

Расспрашивающий- Адресовать его вопросы группе.

Умело построенная речь заставляет думать, вызывает нужные реакции и эмоции слушателей. Помогает этому часто не форма, а содержание речи: применение в ней сравнений, шуток, цитат, метафор.

Вместе с тем основной недостаток многих выступлений — многословие. Лишние, ненужные слова засоряют речь, мешают ее живости. Это можно отнести к использованию штампов, казенных выражений и слов-паразитов («так сказать», «это», «ну» и т.д.).

До выступления:

· выяснить место и условия предстоящего выступления (число присутствующих, расположение зала, имеющееся оборудование и т. п.);

· узнать, сколько времени отводится на выступление;

· каким образом вас представят аудитории;

· узнать, кто будет присутствовать, и получить о них необходимую информацию;

· отрепетировать выступление;

· проверить оборудование и вспомогательные средства;

· постараться встретиться с присутствующими до выступления, таким образом вы будете «знать» их.

Во время выступления:

· перед началом выступления убедиться, что все сидят и готовы вас слушать;

· произнести первую фразу четко и уверенно, чтобы привлечь внимание;

· обеспечить яркое, интересное начало выступления. К примеру, привести весьма интересный факт по обсуждаемой теме;

· далее стараться удерживать внимание аудитории, поддерживать интерес к выступлению;

· объяснить присутствующим, почему данная тема важна для них;

· перечислить основные пункты выступления (и сказать, когда вы хотели бы ответить на вопросы — по ходу или в конце);

· не напрягаться;

· произносить ключевые слова, написанные на слайдах;

· не зачитывать выступление;

· демонстрировать свою убежденность и энтузиазм словами, голосом и жестами;

· четко рассказать о выгодах;

· представить фактические подтверждения (а не мнения);

· показать финансовую целесообразность;

· продемонстрировать, что потенциальные проблемы выявлены и преодолимы;

· развлекать слушателей короткими историями, иллюстрациями, примерами. Однако анекдоты использовать в крайних случаях;

· варьировать голос (тон и громкость);

· исключить сквернословие, рискованные шутки и т. п.;

· избегать излишних передвижений и экстравагантных жестов;

· не извиняться;

· обеспечить краткость выступления. Ни в коем случае не нарушать установленный регламент;

· подключать слушателей — разрешать им задавать вопросы и самому спрашивать их;

· дать аудитории возможность слышать, видеть и участвовать, для чего использовать визуальные средства, практические примеры и т. д.;

· прекратить говорить, когда слушатели все еще желают слушать ваше выступление;

· завершить выступление на позитивной ноте;

· учитывать, что окончание речи является весьма важным моментом, который будут помнить дольше, его желательно учить наизусть;

· в конце речи призвать к действию или попросить поддержку, одобрение, также можно по возможности сделать слушателям подходящий комплимент, вызвать смех, использовать цитату;

· обеспечить, чтобы конец и начало выступления были связаны друг с другом;

· отвечать на вопросы уверенно.

При использовании оборудования и вспомогательных средств рекомендуется:

· опробовать данную технику заранее и убедиться в том, что все работает;

· самому в совершенстве владеть этой техникой или иметь рядом техника, который поможет разрешить проблему с оборудованием;

· иметь в виду, что все может пойти не так, как хотелось бы, и вам придется выходить из положения, используя для иллюстрации выступления другие средства;

· работая с лекционными плакатами, делать большую часть надписей заранее, писать четко и ровно (для этого на некоторых плакатах имеется разметка). Стараться приобретать перекидные плакаты, ими удобно пользоваться;

· избегать оранжевого и красного цветов в лекционных плакатах или слайдах, так как в этом случае их трудно читать на расстоянии. Рекомендуется использовать темно-синий, зеленый или черный цвета;

· прокладывать прозрачные пленки для проектора бумагой, чтобы предотвратить их склеивание или падение;

· не читать со слайдов, так как людям это не нравится;

· размещать на каждом слайде минимум информации (20 или менее слов);

· текст на слайдах делать достаточно крупным, чтобы его хорошо было видно;

· демонстрировать слайды в надлежащем порядке, пронумеровав их;

· использовать зрительные образы, например рисунки.