При формировании службы документационного обеспече­ния на предприятии социально-культурного сервиса и туризма разрабатывают Положение о службе ДОУ.

При организации туристского или гостиничного бизнеса на основе предпринимательской сети часть функций по документационному обеспечению управления каждым предприятием сети может быть передана специальной службе. Например, в россий­ской гостиничной сети «Heliopark Hotels & Resorts» часть функ­ций по документообороту передана от гостиниц управляющей гостиничной компании «Гелиопарк Отель Менеджмент», вхо­дящей в компанию «Гелиопарк Групп», а именно: в соответст­вующие подразделения Центрального (Московского) офиса переданы функции планово-экономического отдела, кадровой службы, отдела маркетинга и др.

Масштаб деятельности турфирмы или гостиницы непосред­ственно связан с числом структурных подразделений, числен­ным составом персонала отдельных организационных звеньев. В крупных гостиницах и туроператорских компаниях возможно образование специализированных подразделений — секрета­риата, службы управления персоналом, юридического отдела и т.п. В средних и малых компаниях такие службы обычно не создаются.

Выбор проекта организационной структуры службы ДОУ, ее численного состава зависит от множества факторов, которые оказывают влияние на проектирование не только ДОУ, но и всей структуры управления предприятием. Основные факторы, оказывающие влияние на формирование ДОУ турфирмах и гостиницах, представлены на рис. 5.2.

В зависимости от специфики управленческой ситуации и предоставленных полномочий руководитель кадрового органа] действует на основании распоряжения руководителя предпри­ятия или в инициативном порядке. Последнее относится только к подготовке служебной записки с обоснованием. Все последующие действия, как правило, определяются в резолюции руководителя предприятия на записке-обосновании.

Если на предприятии нет службы ДОУ, а также иных структурных подразделений или должностных лиц, выполняют функции службы ДОУ, ее формирование, как правило, возлагается на руководителя кадрового органа предприятия, например службы персонала, отдела кадров, менеджера по кадрам и т.п. Подготовка и реализация необходимых управленческих решений и действий организуются руководителем кадрового органа посредством делегирования необходимых полномочий (по подготовке проектов документов, рекрутингу персонала и т.д.) своим подчиненным и во взаимодействии с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (с юридической службой или юрисконсультом, начальником отдела труда, бухгалтерией и проч.).

Основные подходы к организации деятельности службы документационного обеспечения управления на предприятиях сферы туризма.

Многие предприятия социально-культурного сер­виса и туризма приходят к выводу о необходимости создания специального подразделения, службы ДОУ по мере развития предприятия, увеличения выручки, выхода на новые рынки, в новые регионы. Общий порядок формирования службы ДОУ на крупном предприятии социально-культурного сервиса и туризма предусматривает:

• изучение нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления;
• подготовку служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ;
• разработку проекта организационной структуры службы ДОУ;
• работку проекта численного состава службы ДОУ;
• разработку проекта штатного расписания службы ДОУ;
• разработку проекта положения о службе ДОУ;
• разработку проекта инструкции по документационному обеспечению управления;
• разработку проектов инструкций по отдельным видам (направлениям) деятельности;
• разработку проектов должностных инструкций работников службы ДОУ из числа руководящего состава;
• разработку норм на выполнение работ по документационному обеспечению управления;
• разработку схемы взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями предприятия и с другими предприятиями (организациями, учреждениями);
• разработку проекта приказа о формировании службы ДОУ (о внесении изменений в штатное расписание предприятия) и на­значении руководящего состава службы ДОУ - руководителя службы ДОУ и, если это предусмотрено штатным расписанием службы, его заместителя (заместителей).