Організація бухгалтерського обліку

D


відображення дати й часу відправлення або одержання електронного документу


 


11'


Рис. 8.5. Вимоги до зберігання електронних документів 243


Якщо зазначені вимоги виконати неможливо, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації не повинен бути меншим від строку, встановленого для паперових документів.

Зберігання документів в електронному вигляді має ряд переваг, порівняно з паперовим архівом (рис. 8.6).

Переваги електронного архіву


і

у\\ електронні документи фізично не руйнуються і можуть зберігатися

практично вічно


D


система електронного архіву надійно забезпечує цілісність документації і захищає дані від несанкціонованого доступу


 


D,


підвищення ефективності роботи облікових працівників з документами (швидкий пошук, зручна робота з документами, можливість декількох працівників працювати з одними й тими ж документами одночасно)


Рис. 8.6. Переваги електронного архіву над паперовим

Електронні архіви документів надають додаткові переваги та суттєво підвищують ефективність діяльності всіх підрозділів підприємства. Вони органічно інтегруються з існуючими на підприємстві схемами електронного документообороту, а за їх відсутності дозволяють більш ефективно організувати роботу бухгалтерської служби.

Досвід практика

Надання інформації про доходи фізичних осіб є важливим для нарахування пенсій.
Разом з тим це досить "документомісткий" процес. Строк зберігання документів за
внесками до Пенсійного фонду
- не менше 75 років. На великих підприємствах
зберігається величезна кількість паперових документів, які містять інформацію про
доходи працівників. Для нарахування пенсії громадянам необхідно досить багато часу
та зусиль на пошук необхідної інформації, її копіювання та документальне оформлення.
Перетворення цих документів в електронний вигляд дозволяє швидко знайти необхідну
інформацію за індексними параметрами._______________________________________________

Крім зберігання, суб'єкти електронного документообороту повинні вжити всіх заходів щодо отримання копій документів на декількох електронних нссіях інформації та здійснення їх періодичне копіювання. Перелік заходів підлягає врегулюванню у Положенні про облікову політику або іншому внутрішньому нормативному документі.

Процес вилучення електронних документів полягає у копіюванні документів на диск або інший носій і передачі його контролюючому органу. Все це також вимагає належного документального оформлення як при вилученні паперових документів.

Процес копіювання електронного документа з електронного носія інформації обов'язково передбачає перевірку цілісності даних на цьому носії.