Організація електронного документообороту

Організація бухгалтерського обліку

Водночас Законом України "Про оподаткування прибутку підприємств" визначено, що підприємство має право письмово заявити про втрату, знищення або зіпсування документів податковому органу та здійснити заходи, необхідні для поновлення втрачених документів. Письмова заява має бути надіслана до/ або разом з поданням розрахунку податкових зобов'язань звітного періоду. У цій заяві мають бути викладені обставини втрати документів. Крім того, має бути довідка офіційних органів, яка підтверджує виникнення надзвичайної події, якщо вона мала місце. Такими органами можуть бути органи пожежної служби (якщо папери зіпсовано внаслідок пожежі); комунальні служби, ЖЕК (якщо документи зіпсовано внаслідок прориву труб опалення); територіальні МВСУ.

Якщо цього не буде зроблено, то під час документальної перевірки посадові особи
підприємства можуть бути притягнені до адміністративної відповідальності.
Крім того, непідтверджені відповідними документами витрати не визнаються
валовими витратами згідно з податковим законодавством.______________________________

Документи, термін зберігання яких завершився, і за якими проведено перевірку з питань дотримання податкового законодавства та які не стосуються слідчих або судових справ, підлягають знищенню. Однак цьому передує проведення експертизи цінності документів, у результаті якої складаються описи документів, що підлягають зберіганню, та акт про виділення для знищення документів, які не підлягають зберіганню (Додаток К). Ці документи подаються на затвердження керівнику підприємства.

Після затвердження акту, знищення документів може здійснюватися у прийнятному для підприємства порядку. Тобто, утилізація документів може проводитися шляхом їх спалювання або передачі до пункту вторинної сировини з обов'язковим отриманням накладної із зазначенням кількості справ, їх ваги. В архівній книзі зазначається, які справи вилучено з архіву.

Організовуючи утилізацію документації, посадовим особам слід враховувати, що багато документів можуть містити відомості, які є комерційною таємницею підприємства. У зв'язку з цим, такі документи слід виділити в окрему групу та їх знищення доручити працівнику, який має доступ до комерційної таємниці.

Знищення документів до закінчення термінів їх зберігання передбачає
настання кримінальної відповідальності. ...*.■•.■. ,

Процеси глобалізації, якими охоплено всі сфери життя суспільства, призвели до зростання обсягів інформації, необхідної для ефективного управління. її отримання і

використання, в свою чергу, зумовило збільшення кількості документів.