Тема 8. Організація документообороту підприємства

У випадку повернення контролюючими органами документів, які були раніше вилучені, такі документи приймаються під розписку відповідною посадовою особою підприємства разом із рішенням про повернення і підшиваються до тих же томів, з яких вилучалися документи та в яких знаходяться постанови про вилучення, реєстр і копії таких документів.

Отримуючи документи після вилучення, бухгалтеру необхідно:

^ перерахувати їх за кількістю та складом відповідно до опису;

^ звірити їх зміст з описом і протоколом вилучення та наявними у підприємства копіями;

=> ретельно оглянути документи стосовно зміни їх стану, появи або зникнення записів, підчисток тощо.

Досвід практика

За умови виявлення найменших змін документів після повернення порівняно з початковим станом, слід скласти відповідний акт.

Якщо документи надіслано поштою, розпечатувати конверт необхідно в присутності не менш як двох свідків, бажано сторонніх для осіб підприємства.

Копії документів, залишені під час їх вилучення, бажано зберігати й після повернення оригіналів протягом усього терміну зберігання оригіналів відповідно до законодавства.

Втрата документів] У Діяльності підприємств можуть траплятися ситуації, І коли втрачено (вкрадено, згоріли, зіпсовано тощо) первинні документи, наприклад, внаслідок затоплення приміщення через прорив труб опалювальної системи. У такому випадку необхідно повідомити про це правоохоронні органи та створити за наказом керівника комісію, яка встановить перелік відсутніх (втрачених або зіпсованих) документів. Для роботи в її складі запрошують представників слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду, членів експертної комісії підприємства.

Перед початком розслідування причин зникнення або загибелі документів має бути одержано письмове пояснення осіб, які відповідно до графіку документообороту несуть відповідальність за складання і зберігання документів. Результати роботи комісії оформлюються актом, який підлягає затвердженню керівником підприємства. В акті необхідно передбачити дані про склад комісії, яка зробила висновок щодо результатів розслідування, повинні додаватися пояснювальні записки опитаних посадових осіб. Копію акту в передбачені законодавством строки необхідно направити до податкового органу.

Досвід практика

На сьогодні відсутні спеціальні законодавчі або нормативні документи, які регулюють взаємовідносини податкових органів і платників податків у випадку втрати документів. Порядок інформування податкових органів про відновлення документів також жодним нормативним документом не передбачено.

233