Тема 8. Організація докумєнтообороту підприємства
працівників підприємства та представника державної архівної установи або архівного відділу міської ради. За результатами експертизи може прийматися рішеній щодо знищення документів (строк зберігання яких завершився), окрім документів постійного зберігання. На великих підприємствах ці роботи проводяться також під контролем працівників архівної установи.
Постійний архів організовується в спеціально обладнаному приміщенні зі стелажами (шафами, сейфами) для розміщення на них справ з документами. Входити до архіву мають право особи з дозволу та в присутності завідувача архівом (архіваріуса). Обов'язки архіваріуса можуть покладатися на будь-кого з працівників бухгалтерської служби згідно з наказом керівника.
Якщо на підприємстві недоцільно (наприклад, через незначні обсяги діяльності) організовувати відокремлений структурний архівний підрозділ, то зазначені обов'язки можуть покладатися на відповідну посадову особу (наприклад, архіваріуса) або за суміщенням на працівника, який має відповідну кваліфікацію (наприклад, діловод, секретар-друкар тощо).
Це цікаво...
З 2003р. наказом Державного комітету архівів України встановлено обов'язок фізичних осіб — суб'єктів підприємницької діяльності — створювати архіви документів, які з'явилися у процесі їх діяльності. Однак ця вимога суперечить Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", яким передбачено обов'язковість створення архівів лише для юридичних осіб. Згідно з цим законом для фізичних осіб — суб'єктів підприємницької діяльності - створення архіву є добровільною справою.
Для уникнення неприємностей від знищення документів такі суб'єкти підприємницької діяльності можуть скористатися послугами експертів державного архіву, провести експертизу цінності документів, скласти їх опис та акт про знищення.
Первинні документи звітного періоду, які пройшли бухгалтерську
обробку, готуючи до передачі в постійний архів, комплектують у
хронологічному порядку, нумерують, переплітають і супроводжують
довідкою для постійного архіву. .,, ц:
У довідці зазначається: ;; > •:, .
,і => період, за який складено документи;
^ опис документів;
<=> найменування облікового регістру, до якого відносяться первинні Документи; N <=> дата комплектації і передачі документів до постійного архіву;
■=> підпис відповідальної особи.