Організація бухгалтерського обліку

Способи зберігання

Кореспондентський

Y) за юридичними або фізичними особами

Предметний

за господарськими операціями

Хронологічний

Y\ за порядком номерів документів

Рис. 8.2. Способи зберігання документів

Поточний архів бухгалтерських документів створюється в бухгалтерській службі для зберігання документів протягом поточного року.

Поточне зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку повинно забезпечити швидкість і зручність пошуку необхідного документу.

Поточний архів підприємства може зберігатися в папках або на стелажах, полицях, у шафах і ящиках столів у приміщенні бухгалтерської служби. Оброблені первинні документи поточного звітного періоду, які відносяться до певного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку та підшиваються в папки.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, які забезпечують їх цілісність.

Відповідальність за зберігання документів несуть особи, уповноважені головним бухгалтером.

Завершальний етап роботи з документами в поточному архіві - обробка справ для їх подальшого зберігання у постійному архіві, що передбачає:

О перевірку правильності формування справ відповідно до встановленої номенклатури;

^ повне оформлення справ: підшивку документів; нумерацію сторінок; складання завірювального надпису (листа-завірителя) справи; оформлення всіх реквізитів обкладинки справи. Перед підшиванням справ, з них виймаються металеві скріплення. Не допускається при підшивці зашивання тексту документів;

■=> складання опису на справи із зазначенням термінів зберігання;

■=> проведення експертизи наукової і практичної цінності документів на предмет включення документів до Національного архівного фонду, яка може здійснюватися за ініціативи власника або державної архівної установи за згодою власника. Експертиза проводиться експертною комісією, яка формується з