Організація бухгалтерського обліку
Графіки виправдовують своє призначення лише за умови їх неухильного виконання. Порушення графіку документообороту на будь-якому з етапів руху документів призводить до зниження якості бухгалтерської інформації, послаблення контролю за виконанням документів.
Тому особливо важливим для дотримання графіку документобороту є здійснення контролю. Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообороту на підприємстві здійснюється головним бухгалтером або уповноваженою ним особою. Результати проведеного контролю необхідно враховувати при підведенні підсумків оцінки роботи структурних підрозділів та окремих працівників підприємства.
Поради практика
Організація документообороту не повинна бути формальністю. Від організації контролю за складанням і рухом первинних документів залежать достовірність звітності підприємства та чіткість роботи бухгалтерської служби.
На підприємстві з невеликим за обсягом документообороту доцільно складати пам'ятки щодо документів для працівників (які документи привезти з відрядження, які вимагати від контрагента при закупівлі товару, як звітуватися за видані коиїти та ін.), що суттєво зекономить час бухгалтера. Не зайвим буде додати до пам'ятки зразки необхідних документів.
Для більшої ефективності графік документообороту можна пов'язати з посадовими інструкціями, в яких повинна чітко описуватися послідовність дій при складанні, оформленні та передачі первинних документів до бухгалтерської служби.
Однак, скласти графік документообороту та підготувати пам'ятки для
працівників — це ще не все. Необхідно, щоб працівники чітко виконували вимоги цих
документів, що можна забезпечити по-різному: по-перше, можна вимагати, проводити
додатковий інструктаж, складати реєстри документів, які не здано у встановлені
строки та розсилати їх у підрозділи підприємства. Прискорити здачу документів до
бухгалтерської служби можуть також обговорення на оперативних нарадах. По-друге,
за невиконання графіку можна, наприклад, у положенні про преміювання або в іншому
внутрішньому документі, передбачити такий вид покарання як зниження або
позбавлення премії для особливо забудькуватих працівників._____________________________
Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерської служби необхідних документів є обов'язковими для працівників всіх підрозділів підприємства.
| Організацій зберігання документів |
Результатом діяльності будь-якого суб'єкта господарювання є не лише виготовлена продукція і надані послуги, але й велика кількість документів, які потребують належного зберігання. Значна кількість документів сконцентрована саме в бухгалтерській службі.
Завершальним етапом документообороту є зберігання документів. Це питання регулює Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", яким передбачено, що відповідальність за збереження