Одним з питань організаційного характеру в бухгалтерському обліку є використання символів (кодів), тобто скороченого позначення найменувань відповідних об'єктів. Необхідність символізації виникає в умовах масовості операцій або певних об'єктів і зумовлюється потребою в їх упорядкуванні для раціоналізації і економії часу при роботі з ними.

Для забезпечення символізації' може використовуватися відповідна форма: літера або число. Допоміжною формою символізації є застосування колірного зображення.

Для документації остання форма символізації передбачає закріплення за однорідними бланками документів певних кольорів для позначення підрозділу, в якому складається документ Така символізація може застосовуватися на великих підприємствах, де документи складаються у великій кількості підрозділів.

Наприклад, розглянемо колір звіту про використання коштів виданих під звіт або на відрядження залежно від структурного підрозділу підприємства. Можливе наступне колірне зображення:

=> планово-фінансовий відділ - білий колір;

=> загальний відділ — блакитний колі; ' => текстильно-трикотажний цех - червоний колі:

°=> меблевий цех - жовтий колі;

■* відділ збуту - сірий колір.

Для того, щоб номер документу одразу "кидався у вічі", його можна вписувати відповідним кольором у правому верхньому кутку первинного документу та його додатків.

Символізація бухгалтерських документів може передбачати також заміну найменувань документів скороченими позначеннями. Це зумовлено тим, що повне найменування документа у ході бухгалтерської обробки не мас вирішального значення для характеристики господарської операції. Крім того, кодування номерів документів може забезпечити їх належне групування. Приклад кодування документів за видами наведено в табл. 7.4.

Таблиця 7.4. Кодування документів за видами

Реєстрації підлягають всі потоки документів: <=> вихідні (документи, які передаються контрагентам); ■=> вхідні (документи, які надходять ззовні);

<=> внутрішні (документи, які складаються і використовуються в межах підприємства).