Організація бухгалтерського обліку

Таким чином, немає законної підстави для притягнення до юридичної відповідальності осіб за відсутність накладної на придбаний товар. Однак для уникнення проблем в момент оприбуткування ТМЦ від постачальника за відсутності його накладної варто складати акт про приймання матеріалів із залученням сторонніх осіб.

У цілому дане питання пов'язане з організацією документообороту підприємства, а
тому відповідальними особами за відсутність накладної слід вважати керівника
підприємства та головного бухгалтера, які не забезпечили: а) знання особами,
відповідальними за приймання ТМЦ, переліку всіх документів, які необхідно скласти при
отриманні ТМЦ; б) оперативну обробку документів
у бухгалтери (якби бухгалтер
своєчасно виявив відсутність накладної - на дату придбання ТМЦ та існування
постачальника
такої проблемної ситуації не виникло б). ______________________________

Нечітка організація роботи з документами призводить до зниження якості їх оформлення, збільшення строків опрацювання інформаційних даних, затримки проходження документів і їх виконання, відсутності контролю за виконавцями, надмірності документообороту. Все це знижує інтенсивність діяльності підприємства, якість обслуговування клієнтів і здатність підприємства підтримувати зовнішні контакти, призводить до фактичної некерованості підприємством.

Це цікаво...

Розглянуті проблеми характерні не лише для українських підприємств. Дослідження,
проведене у Великобританії в 2000 p., показало, що майже половина обстежених установ
країни мають значні проблеми в сфері документування щодо пошуку потрібних
документів. 77,6 % керівників різного рангу зізналися, що вони шукають інформацію
самостійно, а лише 18 % звертаються за допомогою до помічників і секретарів .___________


Класифікація документів

Для організації ефективної обробки великої кількості документів і особливостей їх складання бухгалтер повинен вміти їх класифікувати. Крім того, правильна класифікація документів є основою раціональної організації бухгалтерського обліку на підприємстві.

Бухгалтерські документи можна класифікувати за багатьма ознаками, основні з яких наведено в табл. 7.2.

Таблиця 7.2. Класифікація первинних документів у бухгалтерському обліку

 

 

 

 

Класифікаційна ознака Види документів Характеристика документів
1 2 3
За місцем складання внутрішні складаються на підприємстві на підставі здійснених ним операцій
зовнішні надходять на підприємство ззовні
За змістом господарських операцій грошові відображають наявність і рух грошових коштів
майнові відображають наявність і рух майна
розрахункові відображають розрахунки підприємства з іншими суб'єктами господарювання та державою

2 Асеев Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи // Вісник книжкової палати. - 2004. - № 4. - С. 17.


Тема 7. Організація діловодства та документування господарських операцій

 

 

 

 

 

 

1 3
За порядком складання первинні складаються у момент здійснення господарської операції або одразу після її закінчення
зведені складаються на підставі первинних шляхом групування і узагальнення їх показників
За ступенем уніфікації уніфіковані передбачають наявність типових бланків, затверджених у встановленому порядку
бухгалтерського оформлення розробляються на підприємстві та складаються без використання типових бланків
Відповідно до правил складання доброякісні відповідають законодавству, вимогам і положенням про документи та записи в бухгалтерському обліку
недоброякісні не відповідають вимогам і відображають здійснену операцію у спотвореному вигляді (неправильно оформлені та підроблені документи)
За призначенням розпорядчі містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення господарської операції
виправдовуючі (виконавчі) підтверджують здійснення господарської операції
комбіновані поєднують ознаки попередніх видів

Із зарубіжного досвіду

У Польщі відповідно до Закону про бухгалтерський облік документи поділяються на:
зовнішні (вхідні), зовнішні власні (вихідні), внутрішні, збірні, коригуючі, замінні та
розрахункові._______________________________________________________________________

Особливе місце серед документів займає нечисленна, але важлива для облікового підрозділу підприємства організаційно-розпорядча документація, яка забезпечує як організацію роботи бухгалтерської служби (Положення про бухгалтерську службу, посадові інструкції посадових працівників), так і правову основу господарських операцій (накази або розпорядження, акти перевірок, протоколи засідань тощо).

Важливими є також уніфіковані документи, призначені для оформлення ряду господарських операцій на всіх підприємствах незалежно від галузі народного господарства (касові та банківські документи, документи для розрахунків з підзвітними особами тощо). Уніфіковані документи передбачають наявність відповідних бланків (див. Додаток 3).

Бланк - друкована форма документу з реквізитами, які містять постійну інформацію. У бланку може розміщуватися емблема підприємства, товарний знак та ін.

Найбільш розповсюдженими є бланки актів, довідок, службових листів, контрактів, договорів і ряду первинних документів. На бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України, складаються фінансова, податкова та статистична звітність.