Організація бухгалтерського обліку
Таким чином, немає законної підстави для притягнення до юридичної відповідальності осіб за відсутність накладної на придбаний товар. Однак для уникнення проблем в момент оприбуткування ТМЦ від постачальника за відсутності його накладної варто складати акт про приймання матеріалів із залученням сторонніх осіб.
У цілому дане питання пов'язане з організацією документообороту підприємства, а
тому відповідальними особами за відсутність накладної слід вважати керівника
підприємства та головного бухгалтера, які не забезпечили: а) знання особами,
відповідальними за приймання ТМЦ, переліку всіх документів, які необхідно скласти при
отриманні ТМЦ; б) оперативну обробку документів у бухгалтери (якби бухгалтер
своєчасно виявив відсутність накладної - на дату придбання ТМЦ та існування
постачальника — такої проблемної ситуації не виникло б). ______________________________
Нечітка організація роботи з документами призводить до зниження якості їх оформлення, збільшення строків опрацювання інформаційних даних, затримки проходження документів і їх виконання, відсутності контролю за виконавцями, надмірності документообороту. Все це знижує інтенсивність діяльності підприємства, якість обслуговування клієнтів і здатність підприємства підтримувати зовнішні контакти, призводить до фактичної некерованості підприємством.
Це цікаво...
Розглянуті проблеми характерні не лише для українських підприємств. Дослідження,
проведене у Великобританії в 2000 p., показало, що майже половина обстежених установ
країни мають значні проблеми в сфері документування щодо пошуку потрібних
документів. 77,6 % керівників різного рангу зізналися, що вони шукають інформацію
самостійно, а лише 18 % звертаються за допомогою до помічників і секретарів .___________
| Класифікація документів |
Для організації ефективної обробки великої кількості документів і особливостей їх складання бухгалтер повинен вміти їх класифікувати. Крім того, правильна класифікація документів є основою раціональної організації бухгалтерського обліку на підприємстві.
Бухгалтерські документи можна класифікувати за багатьма ознаками, основні з яких наведено в табл. 7.2.
Таблиця 7.2. Класифікація первинних документів у бухгалтерському обліку
| Класифікаційна ознака | Види документів | Характеристика документів |
| 1 | 2 | 3 |
| За місцем складання | внутрішні | складаються на підприємстві на підставі здійснених ним операцій |
| зовнішні | надходять на підприємство ззовні | |
| За змістом господарських операцій | грошові | відображають наявність і рух грошових коштів |
| майнові | відображають наявність і рух майна | |
| розрахункові | відображають розрахунки підприємства з іншими суб'єктами господарювання та державою |
2 Асеев Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи // Вісник книжкової палати. - 2004. - № 4. - С. 17.
Тема 7. Організація діловодства та документування господарських операцій
| 1 | 3 | |
| За порядком складання | первинні | складаються у момент здійснення господарської операції або одразу після її закінчення |
| зведені | складаються на підставі первинних шляхом групування і узагальнення їх показників | |
| За ступенем уніфікації | уніфіковані | передбачають наявність типових бланків, затверджених у встановленому порядку |
| бухгалтерського оформлення | розробляються на підприємстві та складаються без використання типових бланків | |
| Відповідно до правил складання | доброякісні | відповідають законодавству, вимогам і положенням про документи та записи в бухгалтерському обліку |
| недоброякісні | не відповідають вимогам і відображають здійснену операцію у спотвореному вигляді (неправильно оформлені та підроблені документи) | |
| За призначенням | розпорядчі | містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення господарської операції |
| виправдовуючі (виконавчі) | підтверджують здійснення господарської операції | |
| комбіновані | поєднують ознаки попередніх видів |
Із зарубіжного досвіду
У Польщі відповідно до Закону про бухгалтерський облік документи поділяються на:
зовнішні (вхідні), зовнішні власні (вихідні), внутрішні, збірні, коригуючі, замінні та
розрахункові._______________________________________________________________________
Особливе місце серед документів займає нечисленна, але важлива для облікового підрозділу підприємства організаційно-розпорядча документація, яка забезпечує як організацію роботи бухгалтерської служби (Положення про бухгалтерську службу, посадові інструкції посадових працівників), так і правову основу господарських операцій (накази або розпорядження, акти перевірок, протоколи засідань тощо).
Важливими є також уніфіковані документи, призначені для оформлення ряду господарських операцій на всіх підприємствах незалежно від галузі народного господарства (касові та банківські документи, документи для розрахунків з підзвітними особами тощо). Уніфіковані документи передбачають наявність відповідних бланків (див. Додаток 3).
Бланк - друкована форма документу з реквізитами, які містять постійну інформацію. У бланку може розміщуватися емблема підприємства, товарний знак та ін.
Найбільш розповсюдженими є бланки актів, довідок, службових листів, контрактів, договорів і ряду первинних документів. На бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України, складаються фінансова, податкова та статистична звітність.