Поняття документу та діловодства
Поняття І Однією з умов успішної діяльності підприємства є якість
окументу І уПравління ним^ яке залежить від рівня інформаційного забезпечення керівництва. Процес прийняття управлінського рішення передбачає отримання даних, їх аналіз, узагальнення та підготовку в розрізах і форматі, необхідних для управлінського персоналу.
Обов'язковою вимогою до таких даних є їх достовірність і можливість підтвердження. Інформація може бути незакріпленою або закріпленою на відповідному носії (документальною).
Матеріальний об'єкт, призначений для запису, зберігання і передачі в просторі й часі інформації, називається матеріальним носієм. Ним можуть бути папір, магнітна стрічка, дискета, лазерний диск тощо. Існування документа без матеріального носія неможливе. Щоб вважати матеріальний об'єкт документом, необхідною є наявність зафіксованого у ньому текстового повідомлення.
Отже, документ - це матеріальний об'єкт, який містить інформаційні дані, оформлений у визначеному порядку та має юридичну силу.
Тому в процесі підготовки інформації для управління життєво важливою стає організація належного документування господарських операцій і документообороту. Якщо на підприємстві не налагоджена чітка робота з документами, то в результаті погіршується управління, оскільки воно залежить передусім від якості та оперативності приймання-передачі інформації, налагодження довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання і використання документів.
Це цікаво...
За результатами дослідження вченими Університету Кепклі обсягу інформації, створеної на планеті за останні три роки, встановлено, що кожного року цей обсяг зростає в середньому на ЗО %.
Відповідно до інформації' Delphi Consulting (CLUA), щорічно генерується понад 1 млрд. сторінок документів. Потік ділової інформації різноманітний за видами її подання і джерелами. Близько 15 % інформації має електронний вигляд, причому 15 % такої інформації є неструктурованою. Для пошуку необхідних даних у такому середовищі використовуються механізми пошуку за ключовими словами та змістом тощо. Понад '. 70 % інформації зберігається на папері. Проблема швидкого та своєчасного пошуку потрібного документу стає дедалі складнішою. Втрата документів, їх дублювання, переміщення від одного виконавця до іншого і пошук - болюча тема для більшості великих і середніх підприємств. За оцінками аналітиків, до ЗО % робочого часу працівників витрачається на створення, пошук і узгодження документів, кожен внутрішній документ копіюється до 20 разів, близько 15 % документів втрачається1.
' Асеев Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи // Вісник книжкової палати. - 2004. - № 4. - С. 17.