Тема 6. Організація роботи бухгалтерської служби

У розділі "Права" зазначаються повноваження працівника для самостійного вирішення питань, які стосуються його компетенції. При цьому допускається конкретизація тих чи інших прав з урахуванням специфіки виконуваних працівником посадових обов'язків. Вони можуть розширюватися або обмежуватися в кожному конкретному випадку з урахуванням специфіки діяльності або підприємства.

Розділ "Відповідальність" включає в себе відомості про відповідальність працівника за невиконання (чи неналежне виконання) своїх посадових обов'язків. У цьому розділі можна конкретизувати, яку саме відповідальність і за що несе працівник. Для цього в зміст розділу можна додати положення, які включають в себе перерахування видів відповідальності (адміністративної, дисциплінарної, матеріальної, кримінальної) за вчинення посадовою особою недобросовісних (непрофесійних) дій і описання того, що такими діями може вважатися (виходячи з пунктів обов'язків даного працівника). Також у цьому розділі можна передбачити, хто з посадових осіб і яким чином повинен застосовувати у відношенні до даного працівника ті чи інші форми притягнення до відповідальності.

У даному розділі також обумовлюється дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку підприємства, інструкцій з охорони праці, протипожежної безпеки та виробничої санітарії, а також відповідальність за нерозголошення відомостей, які складають комерційну таємницю підприємства, у випадку, якщо працівник підписує зобов'язання про нерозголошення таких відомостей.

Досвід практика

У посадовій інструкції фіксується два види взаємовідносин посадової особи з іншими працівниками: з безпосереднім її керівником і підлеглими працівниками. Існує ще один важливий вид взаємовідносин посадової особи функціонального характеру: з рівними їй за рангом. Розкривати такі взаємовідносини та зв'язки з іншими працівниками в підрозділі та за його межами, умови заміщення у випадку відсутності тощо можна в розділі "Взаємовідносини за посадою".

Рекомендується також включати до посадової інструкції розділ "Оцінка роботи", у якому повинні перераховуватися критерії оцінки ступеня виконання працівником своїх функцій, прав, обов'язків тощо. Дотримання посадової інструкції повинно бути основою для оцінки роботи посадової особи. За наявності правильної системи оцінки та відповідних моральних і матеріальних заохочень даний документ може сприяти підвищенню продуктивності праці.

Крім посадової інструкції до документів, якими регулюється діяльність бухгалтерів, відносяться: контракт або трудовий договір; накази керівника з

8 ^і 169

Організація бухгалтерського обліки

певнихпитань господарської діяльності; Положення про облікову політику, з якимиоблікові працівники мають бути ознайомлені.

На підставі посадової інструкції укладається трудовий контракт з працівником. Трудовий контракт і посадова інструкція використовуються при розгляді конфліктних ситуацій між роботодавцем і працівником.

Посадові інструкції зберігаються протягом трьох років після їх заміни.

У випадку реорганізації, скорочення штату тощо, коли виникає необхідність перерозподілу функцій і посадових обов'язків, до посадової інструкції вносяться зміни на підставі наказу керівника підприємства.

Крім того, посадові інструкції повинні бути змінені та знову затверджені у випадках:

■=> зміни назви підприємства або структурного підрозділу;

О зміни назви посади; ;

■=> внесення до законодавства змін, які стосуються положень інструкції.

Приклади посадових інструкцій облікових працівників наведено в Додатку Е.

Планування роботи облікових працівників забезпечує логіку облікового процесу та дозволяє отримати необхідну інформацію за найменших витрат. Для проектування діяльності працівників облікового підрозділу необхідно передусім встановити об'єкти, які підлягають вивченню: місце бухгалтерської служби в організаційній структурі підприємства; підрозділи облікового апарату; склад функцій, які виконуються кожним підрозділом; методи керівництва; склад працівників (кількість, кваліфікація).

Для забезпечення планування діяльності бухгалтерської служби необхідно передбачити не лише зміст завдань, але й систему заходів, яка забезпечує виконання плану, строки, технічні засоби, а також систему контролю.

Важливою умовою раціонального використання робочого часу бухгалтера є планування його роботи, шляхом розробки графіку. У ньому зазначається перелік видів облікових робіт для конкретного виконавця, нормативи часу, заплановані та фактичні строки виконання. Основне призначення графіків - узгодження в часі дій всіх учасників облікового процесу та забезпечення ритмічної роботи бухгалтерів.

Графіки розробляються головним бухгалтером або керівниками секторів облікового підрозділу та підлягають затвердженню керівником підприємства.

Тема 6. Організація роботи бухгалтерської служби

Якщо посадова інструкція розроблена структурними підрозділами, то вона підлягає також затвердженню головним бухгалтером.

Для планування облікового процесу розробляється велика кількість графіків, які відрізняються як за періодом, на який їх складають (постійні, разові), так і за технікою складання (таблично-текстові, лінійні). Залежно від того, для кого складаються графіки, вони поділяються на структурні та індивідуальні.

За структурним графіком роботи бухгалтерської служби можна прослідкувати комплекс облікових робіт, в які терміни вони виконуються та кому передаються відомості про виконання (приклад 6.1).

Планування діяльності окремих облікових працівників здійснюється на підставі розробленого індивідуального графіку, приклад якого наведено нижче (приклад 6.2).

Приклад 6.2