Використання команди Підсумки

Сортування даних

Використання фільтра

Потрібну інформацію в ба­зі зручно шукати за допомогою фільтрів. Виконання команди Данные/Фильтр/Автофильтр пере­творює рядок назв полів у набір списків, що містять усі наявні зна­чення кожного з полів бази даних.

Відкриваючи ці списки і відмічаючи потрібні значення, легко вибрати, наприклад, серед усіх працівників підприємства – викладачів, з конкретним окладом, посадою тощо. Вибравши у спис­ку Условие можна задати будь-який критерій відбору даних із табли­ці (мал.22).

мал.22

Для повернення у режим звичайного відображення таблиці треба ви­конати ту саму команду, якою був увімкнений режим автофільтра.

Excel також дає змогу швидко сортувати записи бази даних, викорис­товуючи небільше трьох критеріїв одночасно. Командою меню Данные/Сортировкавикликають відповідне діалогове вікно (мал.23), де зазна­чають поля бази даних, за якими послідовно (від верхнього до нижньо­го) виконуватиметься сортування за зростанням чи спаданням.

мал.23

Використання команди Данные/Итогидопомагає впорядкувати спи­сок шляхом групування записів з виведенням проміжних результатів, се­редніх значень та іншої допоміжної інформації. Дана команда дозволяє виводити результуючу суму в верхній або нижній частині списку і полег­шує підсумовування числових стовпців. Список відображається у вигляді структури, що дозволяє згортати і розгортати окремі розділи.

Розглянемо роботу команди Итогина прикладі даних про оклади викладачів (мал.24).

мал.24

Включення проміжних підсумків у список здійснюється так:

1. Список доцільно відсортувати за полем, що містить групи. Наприклад, за місяцем, прізвищем тощо.

2. Виконати команду Данные/Итоги.Відкриється діалогове вікно Про­межуточные итоги(мал.25).

мал.25

3. Вибрати зі списку При каждом изменении вгрупу, для якої визначаються проміжні підсумки.

4. Вибрати зі списку Операцияодну з функцій (наприклад, Сума - додавання чисел у групі, Кількість - підрахунок кількості заповне­них клітинок у групі, Середнє - середнє арифметичне чисел у групі, Максимум - визначення найбільшого числа у групі, Мінімум - ви­значення найменшого числа у групі, Добуток - добуток чисел у гру­пі).

5. Вибрати зі списку Добавить итоги постовпці для розрахунку про­міжних підсумків. Для вибору стовпця необхідно поставити відмітку проти його назви.

Структура списку після виконання команди Итоги (мал.26) до­зволяє переглядати різні частини списку з допомогою кнопок, розміще­них в лівому полі аркуша.

мал.26

Кнопки у верхній частині поля, визначають кількість рівнів даних що відображаються і використовуються для виконання таких дій:

1 - Вивести тільки загальний підсумок;

2 - Вивести тільки загальний підсумок і проміжні підсумки;

3 - Вивести всі дані.

Кнопки з позначками (+) і (-) призначені для розгортання і згортання окремих груп.

Зведені таблиці

Найбільш потужним засобом обробки даних в Excel є команда Зведена таблиця.В результаті її виконання створюється нова таблиця. Зведені таб­лиці надають користувачу можливості:

- представити інформацію із традиційних списків у більш зручному ви­гляді;

- для побудові зведених таблиць використати запити до баз даних або інших джерел зовнішніх даних.

Зведена таблиця - це плоска або об'ємна прямокутна таблиця котра дає можливість виконати складний аналіз великих масивів даних. В такій таблиці поряд із звичай­ними списками можуть використовуватися дані з іншої зведеної таблиці, а також запити до зовнішніх даних. Для підсумкових розрахунків можна вибирати потрібну функцію зведення, або інший метод обчислення.

Обчислення здійснюють для одного, або декількох полів вихідного списку, визначених як поля даних. Інші поля вихідного списку можуть бути використані для групування даних в рядках і стовпцях зведеної таблиці.

Після виконання команди Данные/Сводная таблицавідкривається діалого­ве вікно майстра зведених таблиць і діаграм (мал.27), котре складається з трьох кроків.

мал.27

Створимо зведену таблицю використовуючи дані окладів працівників коледжу за три місяці.

На першому кроці потрібно вибрати тип джерела даних. На другому кроці потрібно вказати діапазон даних (мал.28).

мал.28

На третьому кроці (мал.29) визначається місце розташування зведе­ної таблиці, її структура (опція Макет)та параметри (опція Параметры).

мал.29

Структуру зведеної таблиці задають перетягуванням кнопок з назва­ми полів в області Строка, Столбец,Страница,Данные(мал.30).

мал.30

Вибравши опцію Параметры,можна замінити деякі параметри зведе­ної таблиці.

Результатом таких дій буде зведена таблиця трьохмісячного окладу працівників коледжу (мал.31).

мал.31