Бази даних в Excel. Створення списків. Використання форм
База даних в Excel - це послідовний набір рядків з однаковою структурою інформації у стовпцях. Такі рядки можна вважати записами бази даних. Кожен із стовпців, який використовують для зберігання даних, розглядають як поле даних, тобто окремий складовий елемент запису. Отже, певна ділянка суміжних клітинок електронної таблиці може бути базою даних, що містить до 65536 записів (перший рядок електронної таблиці відводять для назв полів), кожен з яких може мати не більше 256 полів. Для більшості практичних застосувань такі розміри бази даних є цілком достатніми.
Розглянемо процес створення та роботу з базою даних на прикладі інформації про працівників коледжу. Нехай кожен запис про працівника складається з таких полів: Прізвище, Ім’я, По батькові, Посада, Оклад. Назви цих полів вводять в клітинки першого рядка таблиці. В наступні рядки уводять інформацію про працівників (мал.18).
мал.18
Щоб запобігти помилковому введенню даних, за допомогою команди Данные/Проверкавизначають параметри контролю для виділених клітинок або діапазонів (мал.19).
мал.19
Водночас є інший, зручніший, спосіб введення інформації в базу даних - форма. Форму даних викликають командою меню Данные/Форма. Вона має вигляд діалогового вікна, де кожен запис бази даних наведений у вигляді списку поіменованих полів (мал.20).
мал.20
Форма даних дає змогу додавати нові та вилучати активні записи, зручно та наочно коригувати наявні дані. Переміщатися за записами бази можна за допомогою вертикальної смуги прокрутки, а для переходу до потрібного поля, крім мишки, використовують клавішу Tab. Натиснувши на кнопку Критерии,можна задати критерії відбору записів за значеннями конкретних полів або заданими умовами з використанням операцій порівняння =, <, >, <=, >=, <>) (мал.21). Після цього кнопки Назад та Далее відображатимуть лише ті записи, які задовольняють вказаному критерію (вийти з цього режиму можна, натиснувши на кнопку Правка).
мал.21