Адресат
Место составления или издания документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Регистрационный номер документа
• состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более предприятиями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
• включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
• Ссылка используется только в тех видах документов, например, письмо, докладная записка, которые являются ответами на запрос.
Сведения в реквизит переносятся с поступившего (входящего) документа
• указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
• Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
• Обязательный реквизит.
• Адресование производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные...), передаваемых в структурные подразделения (указания, распоряжения...).
• Данный реквизит может состоять из максимального количества элементов:
- наименования организации (в Им. пад.);
- наименования структурного подразделения (в Им. пад.);
- указания должности получателя (в Дат. пад.);
- фамилии и инициалов получателя (в Дат. пад.);
- почтового адреса.
• Каждая из указанных составных частей размещается с новой строки, знаки препинания в конце каждой строчки не ставятся. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничиваться правой границей текстового поля.
• В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
• При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.
• Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
• Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
АОЗТ «Болшевский текстиль»
Бухгалтерия
Старшему экономисту
А.С. Николаеву
или
Президенту АОЗТ
«Ломоносовский
фарфоровый
завод»
В.И. Петрову
• Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области
• В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:
Председателю садового товарищества
«Можайские дали»
В.А. Бунееву
При адресовании документа лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией.
• Но с 1 января 1998 г. в соответствии с новыми Почтовыми правилами Россия перешла на международную систему написания адреса:
• номер дома, название улицы (площади, шоссе и т.п.);
• название города и почтовый индекс;
• название страны.
• Почтовый адрес не проставляется в документах, направляемых в правительственные учреждения, учреждения своей системы и постоянным корреспондентам.