Риски в расписании

Важной задачей стоящей перед руководителем проекта при ана-лизе рисков расписания является уменьшение вероятности срыва сроков работ. Срыв может произойти в том случае, если длительности задач в плане проекта не будут соответствовать времени, требуемому ресурсам на их выполнение.

Несоответствие запланированных длительностей работ факти-ческим может произойти в двух случаях: если неточно составлен план проекта и если неожиданно окажется, что та или иная работа требует больше времени, чем ожидалось. К таким работам можно отнести несколько типов задач календарного плана.

Задачи с предварительными длительностями. С точки зрения идентификации рисков наиболее «подозрительными» являются новые для организации задачи, длительность и оценки стоимости для которых, скорее всего, будут неточны (приблизительны, estimated). Приблизительную длительность задачи отмечают с помощью знака вопроса, например — «2д?». Такие задачи можно обнаружить в плане проекта с помощью стандартного фильтра. Задачи с оценкой длительности). С целью снижения риска Вы можете:

а) применить PERT-анализ для вычисления пессимистической оценки длительности задачи и полученный результат использовать в плане проекта;

б) добавить в план дополнительную задачу, предшествующую задаче с неопределенной длительностью. Например, прежде чем начнется работа, предполагающая использование новой инфор-мационной технологии, необходимо выделить время (запланировать работу) на обучение сотрудников, которым предстоит ее выполнить.

Слишком короткие задачи — это задачи длительностью меньше одного дня (кроме вех) и все задачи, у которых при анализе PERT ожидаемая длительность совпала с оптимистической. Для иден-тификации подобных задач создайте новый фильтр, который выбирает задачи согласно условию:

«Длительность задачи» <= 1д

ИЛИ «Длительность1» = «Длительность2»

И «Веха» равно Нет (задача не является вехой).

Настраиваемые поля «Длительность1» и «Длительность2» используются в методе PERT для хранения информации об оптимистической и ожидаемой длительности задачи.

Результат применения фильтра в нашем проекте представлен на рис. 6.1.

Рис. 6.1. Отображение коротких задач с помощью фильтра

В плане проекта содержится четыре коротких задачи (рис. 6.1), кроме того, оптимистическая и ожидаемая длительности совпали у задачи «Разработка развернутого плана информационного дня с по-слайдовыми комментариями». Далее следует определить реалистич-ность выделенного времени на выполнение коротких задач. В нашем случае, например, составление предварительного плана проведения информационного дня фирмы в течение одного дня — это вполне реальный срок выполнения задачи. Однако, существует риск того, что руководитель 13 мая 2008 г. будет занят другими неотложными делами. Для того чтобы снизить риск невыполнения задачи в срок руководителю необходимо назначить помощника. Назначение специа-листа на задачу невозможно, т.к. это приведет к превышению уровня его доступности. Дополнительным ресурсом является менеджер про-екта, и его назначение на задачу позволит разрешить проблему и снизить риск нарушения сроков проекта.

Длительность задачи «Разработка развернутого плана» (5 дней) совпадает с оптимистической оценкой. На протяжении всего срока вы-полнения задачи специалист загружен на 100 %, поэтому для умень-шения степени риска Вы можете, например, допустить перегрузку специалиста в отдельные дни, переведя ее в сверхурочные (если это не противоречит параметрам и ограничениям проекта).

Таким образом, если Вы обнаружили в плане задачи, имеющие неоправданно короткие сроки, длительность таких задач нужно до-полнительно обсудить с будущими исполнителями. При этом же-лательно запросить у них все три возможных срока исполнения задачи, чтобы внести их в таблицу для анализа PERT и более точно рассчитать ожидаемую длительность.

Слишком длинные задачи и задачи с большим числом ресурсовсоздают сложности при планировании, так как невозможно точно оценить трудозатраты для таких задач и загрузку ресурсов. Поэтому, включая подобные задачи в план, Вы рискуете тем, что план окажется неточным.

Получить представление о задачах с большой длительностью довольно несложно. Достаточно отфильтровать задачи по столбцу Длительность, определив с помощью автофильтра пороговую величину (например, «длительность» > 15 дней). Задачи с большим числом ресурсов получить подобным способом невозможно, поскольку в MS Project нет специального столбца «внутренней» таблицы, в котором было бы указано число ресурсов, назначенных на задачу. Поэтому, Вы можете воспользоваться настраиваемым полем. Для этого в поле задач «Группа ресурсов» поместите формулу: Названия ресурсов.

Функция Названия ресурсов определяет длину текстовой строки, переданной ей в качестве параметра. В нашем случае этой строкой является значение поля «Названия ресурсов». Чем больше ресурсов назначено на задачу, тем длиннее строка и тем больше будет значение поля «Число ресурсов». Для наглядности Вы можете получить ком-бинированное представление, в верхней части которого отсортировать задачи по полю «Группа ресурсов», а в нижней отобразить «Форму задач». В этой форме отображается детальная информация о задаче, выбранной в верхней части представления.

Определив задачи с большими длительностями или большим числом назначенных ресурсов (рис. 6.2), необходимо декомпозировать их на более короткие задачи или превратить в фазы.

Рис. 6.2. Получение сведений о задачах с большим числом ресурсов

Детализация работ у задач с большой длительностью или с боль-шим числом назначенных ресурсов облегчает контроль выполнения работ и дает возможность оптимального распределения загрузки ре-сурсов, что, в свою очередь, снижает риск несоответствия плана про-екта реальному ходу выполнения работ.

Задачи с большим числом зависимостейповышают риск невы-полнения проекта в запланированный срок. Чем больше у задачи за-висимостей, тем выше риск, что ее выполнение будет задержано из-за того, что одна или несколько задач-предшественников не уклады-ваются в сроки. Особенно опасно, если несколько предшественников имеет задача, расположенная на критическом пути, поскольку в случае ее задержки увеличится длительность проекта.

В MS Project для определения задач, имеющих двух и более предшественников, выполните следующие действия:

> Использовать средний из списков управления фильтрами области «Данные» вкладки «Вид» ленты меню, отмеченный иконкой .

> В открывшемся меню выбрать команду «Автофильтр отображения» При этом в ячейке заголовка каждого столбца таблицы активного представления будет сформирован специальный элемент управления . Навести на него указатель мыши и щелкнуть по нему левой кнопкой.

> В открывшемся списке выбрать строку «Фильтры /Условие…»

> Нажмите на кнопку ОК.

Рис. 6.3. Настройка автофильтра для отбора задач

с двумя и более предшественниками

При необходимости вы можете сохранить созданный фильтр, щелкнув на кнопке «Сохранить».

Для отбора задач, имеющих внешних предшественников, требуется выполнить аналогичную последовательность действий, с той лишь разницей, что в качестве символа-разделителя следует ввести обратный слэш ( «\» ). Тогда в результате применения фильтра в списке останутся задачи, в поле «Предшественники» которых содержится адрес файла связанного проекта.

После того как задачи с большим числом зависимостей иден-тифицированы, необходимо принять меры по уменьшению связанных с ними рисков в расписании.

Одним из способов уменьшения риска является увеличение длительности одной или нескольких задач-предшественников за счет более раннего их начала (если это возможно). Кроме того, возможно увеличить запланированную длительность задачи, если ограничения по длительности проекта позволяют это сделать. Также наличие вре-менного резерва снижает риск задержки задачи