Ревизия отражения кассовых операций в учете

План лекции

Тема 12. Ревизия кассы организации

Ревизия выбытия материалов на сторону

При такой ревизии проводится сплошная документальная проверка оформления продажи и дарения материалов.

Сплошная документальная проверка оформления продажи материалов. Поскольку при передаче организацией материалов в собственность другом юридическому или физическому лицу по договору купли-продажи либо в обмен на другой товар по договору мены отпуск оформляется накладной по форме № М-15, ревизор проверяет правильность оформления этих документов (договоров и накладных). Договоры должны соответствовать по форме и содержанию требованиям действующего законодательства.

Особое внимание следует уделять ценам реализации материалов - в организации на них должны быть утверждены отпускные цены. Ревизор изучает эффективность ценовой политики и фактическое соблюдение должностными лицами дисциплины отпускных цен на материалы.

Реализация материалов, закупленных отделом снабжения организации, далеко не всегда экономически целесообразна. Сам факт реализации материалов является следствием либо отсутствия системы планирования и нормирования материальных запасов, либо неправильно организованного производства. Ревизор должен дать экономическую оценку действий должностных лиц организации, по чьей инициативе закупаются лишние материалы, которые впоследствии подлежат продаже. При обнаружении неликвидов на складе (центральном складе) организации необходимо ставить вопрос об их скорейшей реализации и постараться определить причины их возникновения.

Ревизор может проверить пропускную систему организации. Для этого положение о пропускной системе сверяется с фактическим порядком пропуска, действующего в организации.

Сплошная документальная проверка оформления дарения материалов. Ревизор обязан определить соответствие акта дарения действующему законодательству (по форме и содержанию): правильно ли оформлен договор дарения (безвозмездной передачи) материалов; оформлены ли накладные на отпуск материалов. Ревизор должен помнить, что дарение между коммерческими организациями не допускается.

В обязательном порядке по каждому факту дарения выявляются лицо, подписавшее договор дарения, и правомочность его действий.

12.1 Ревизия отражения кассовых операций в учете

12.2 Ревизия работы кассира-операциониста

12.3 Ревизия работы кассира раздатчика

Учет кассовых операций осуществляется на основании Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40.

Банк России установил единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий, изложенные в приложении к Порядку ведения кассовых операций.

Ревизия проводится внезапно. Во время ревизии прекращаются прием и выдача денежных средств. Посторонние лица в кассовое помещение не допускаются. Перед началом ревизии проверяются наличие у кассира обязательства о материальной ответственности, приказ о его назначении на работу, расписка кассира об ознакомлении с Порядком ведения кассовых операций.

Перед началом ревизии у ревизора должен быть акт ревизии наличных денежных средств (наличных денег, почтовых марок и др.), фактически находящихся в кассе организации. В преамбуле акта содержится расписка кассира о том, что к началу ревизии все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие под его ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается ревизионной комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй — остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (для материально ответственных лиц, сдавших и принявших ценности, и бухгалтерии).

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается.

В кассовом листе по строке «В том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии» отражается сумма денег, выданная по платежным и расчетно-платежным ведомостям, которые еще не закрыты, и номер расходного ордера по ним не присвоен. На момент ревизии все кассиры-раздатчики должны сдать деньги главному кассиру и расписаться в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

В присутствии членов комиссии кассир вносит в кассовую книгу неотраженные кассовые ордера и выводит остаток. После проверки кассового отчета инвентаризационная комиссия приступает к подсчету фактического наличия денег и других ценностей, хранящихся в кассе.

Главный кассир открывает сейф и в присутствии комиссии подсчитывает деньги и другие ценности, а затем их пересчитывает ревизор. Заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данной организации, во внимание не принимаются. При подсчете фактического наличия денег никакие расписки и неоформленные документы в остаток наличности не принимаются. В виде исключения разрешается засчитывать выплаченные суммы по платежным ведомостям, по которым выплата еще не закончена и не истек срок разрешительной надписи, как наличные деньги. Все предъявленные кассиром частные расписки и другие незаконные документы перечисляются в акте ревизии с указанием, когда, кому, для какой цели, сколько и по чьему распоряжению (или без распоряжения) выданы деньги.

Наличные деньги пересчитываются полистно по купюрам, пачки денег следует распечатать и проверить количество денег в них прямым счетом. Закончив пересчет наличных денег, ревизор проверяет наличие в кассе денежных документов (марок, проездных билетов), бланков строгой отчетности, ценных бумаг. Фактические остатки денег, денежных документов и бланков строгой отчетности сопоставляются с остатками по данным бухгалтерского учета. Если при проверке обнаружены недостача или излишек денег, денежных документов и бланков строгой отчетности, то у кассира берется письменное объяснение о причинах выявленных расхождений. Ревизор обязан тщательно проверить достоверность представленных объяснений. Если недостача или излишек по кассе образовались в результате нарушения правил ведения кассовых операций или злоупотреблений, ревизор может потребовать отстранения кассира от занимаемой должности или передачи материалов на виновных лиц в правоохранительные органы.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других Ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Наличие бланков ценных бумаг и других документов строгой отчетности проверяется по видам бланков (по акциям, например, именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров этих бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При проверке расходных и приходных кассовых ордеров, подшитых к отчету кассира, ревизор устанавливает наличие номера, даты и подписи. Случай расхождения дат составления приходного кассового ордера и фактического оприходования в кассу поступивших сумм может свидетельствовать о незаконном использовании в течение какого-либо срока денежных средств для других целей или о попытке скрыть фактическое поступление денег в кассу.

На практике встречаются следующие приемы использования недоброкачественных первичных документов:

• к отчету подшиваются первичные документы, изъятые из архива, которые могут отличаться цветом, видом (пожелтевшие, выцветшие, помятые, проколотые, со следами от подшивки), формой, подтертыми датами, подписями и т.п.;

•травление, подчистка, дописка документов и т.п.;

• качественно сделанные копии.

Ревизор должен отличать признаки копий, произведенных на средствах тиражирования. С помощью лупы или на просвет ревизор может обнаружить внесенные исправления или копирование документов. Подделку документов проще обнаружить при внимательной сверке номеров, дат, подписей. Обычно учесть в копии все отметки в документе, проходящем через многих исполнителей, не удается.

Документы, не соответствующие требованиям Положения о ведении кассовых операций, не признаются оправдательными. В процессе ревизии необходимо тщательно проверять достоверность операций, отраженных в таких документах.

При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте ревизии указываются их сумма и обстоятельства возникновения. Недостача взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Ревизия отражения кассовых операций в учете. Одновременно с ревизией кассы предприятия ревизор проверяет правильность отражения приходно-расходных операций на соответствующих счетах баланса. На каждом первичном документе или кассовом отчете бухгалтер предприятия должен указывать балансовый счет. Например, если из кассы выдана подотчетная сумма работнику, на расходно-кассовом ордере в графе «Дебет» должно быть указано «71», т.е. приводится номер счета «Расчеты с подотчетными лицами». Если такой порядок не соблюдается, ревизор отмечает это как нарушение. В ревизионной практике известны случаи обнаружения хищений денежных средств, совершаемого путем составления подложных закупочных актов на приобретение товаров (которые, как правило, осуществляют подотчетные лица). В закупочных актах указывались более высокие цены на товары, чем те, по которым они фактически приобретены, в результате чего разница присваивалась.

Ревизор проводит сплошным или выборочным методом сверку и остов по дебету и кредиту, а также остатков денег, показанных в кассовых отчетах, журналах, ведомостях и книгах. При обнаружении случаев неоприходования денег или разрыва между датами получения денег согласно выписке банка и оприходования их по кассе ревизор обязан выяснить причины и определить виновных лиц, обязанных письменно объяснить указанные злоупотребления и нарушения Одновременно с проверкой полноты оприходования полученных из банка средств следует определить, правильно ли отражены по кассе наличные деньги, внесенные в банк на счета ревизуемой организации. Для этого ревизор составляет отдельную ведомость, где указывает дату и номер расходного кассового ордера, номер и дату квитанции банка о приеме денег, сумму и дату выписки банка, в которой отражено поступление денег. При анализе полноты и своевременности оприходования поступивших наличных денег из прочих источников рекомендуется проводить встречные проверки.

Ревизорами были вскрыты случаи хищений денежных средств, полученных в кассу с расчетного счета, путем умышленного завышения итогов за месяц в журнале-ордере по кредиту счета 50 «Касса» (в корреспонденции с различными счетами, например, 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») и одновременно в дебетовой ведомости к нему (в корреспонденции со счетом 51 «Расчетные счета»). Учитывая такую возможность, ревизор должен наряду с проверкой документальной обоснованности записей в указанном регистре производить также арифметическую проверку подсчетов месячных итогов.

Одновременно с кассовыми операциями следует проверять реальность денежных средств в пути, к которым относятся:

• денежные средства, сданные в банк, по которым еще нет банковской выписки о зачислении на расчетный счет организации;

•денежные средства, сданные инкассаторам на перевозку в банк или из банка;

•денежные средства, перевозимые инкассаторами из операционной кассы в кассу организации.

При ревизии этих средств сначала проверяется фактическое состояние денежных средств в пути на день ревизии (или на другое ближайшее число) путем тщательной проверки каждой квитанции банка или копии препроводительной ведомости на выручку, сданную в банк, но не зачисленную на расчетный счет организации на эту дату. Затем проверяются обороты, т.е. операции с денежными средствами в пути, посредством сверки квитанций банка или копий препроводительных ведомостей на сданную выручку с выписками банка о зачислении сумм на расчетный счет организации. В результате этого выясняются полнота и своевременность зачисления, а также отражения банком денежной выручки организации на его расчетном счете