Особенности проектирования форм результатных документов
Особенности проектирования первичных документов
Разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации
Унификация всей системы документации
На этом этапе выполняются работы по унификации документов, включая уже существующие и вновь созданные документы.
Для этого анализируется полный состав системы документации. Составляется перечень документов по функциональным подсистемам, и выявляются характеристики документов, такие как периодичность составления, адресат, количество показателей, частота использования.
Из первичных документов исключаются показатели, многократно вводимые в ЭВМ, устанавливаются единые единицы измерения, проводится классификация и кодирование документов, уточняются используемые формы и строятся единые система документов.
На этом этапе составляются технологическая документация и инструкции. Они описывают правила заполнения, передачи, использования и хранения документов, а также схемы документооборота. Схемы отражают все операции, выполняемые над документами и подразделения, в которых они формируются, начиная от выписки и заканчивая сдачей их в архив.
Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере.
Они поставляют все информацию, которая необходима для решения экономических задач.
К первичным документам предъявляются следующие основные требования:
- не избыточность и полнота информации для решения задач;
- высокая достоверность и своевременность собираемой информации.
Кроме этого, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработки данных в ЭВМ.
При проектировании форм первичных документов должны учитываться следующие принципы:
· отсутствие дублирования показателей;
· логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим. Например, наименование предприятия – наименование цеха – номер участка;
· выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;
· согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране монитора и в файле.
Результативные показатели рассчитываются в результате решения задачи. Они должны быть выданы на материальный носитель в виде, удобном для пользователя.
Результативный документ используется для осуществления процесса управления, поэтому он должен отвечать следующим требованиям:
· Результативные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результативные показатели;
· Хорошая читаемость, т.е. логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов;
· Отсутствие показателей, рассчитываемых вручную;
· Достоверность предоставляемой информации.