Проектирование системы экономической документации
Проектирование классификаторов экономической информации
Состав и содержание операций проектирования классификаторов
Проектирование классификаторов экономической информации
Состав и содержание работ на стадии внедрения, эксплуатации и сопровождения проекта
Состав и содержание работ на стадии техно-рабочего проектирования
Работы на данной стадии выполняются на основе утвержденного «Технического задания».
Разрабатываются основные положения проектируемой системы, а именно:
-принципы ее функционирования и взаимодействия с другими системами;
-определяется структура системы;
-разрабатываются проектные решения по обеспечивающим частям системы.
На стадии «Техно-рабочего проектирования» выполняются два этапа работ:
-техническое проектирование;
-рабочее проектирование.
4.1.3.1. Этап «Техническое проектирование»
На этапе «Технического проектирования» осуществляется проработка функциональной и системной архитектуры ИС. В процессе проектирования строится несколько вариантов всех компонентов системы и проводится их оценка по следующим показателям:
-стоимость;
-трудоемкость;
-достоверность полученных результатов.
Результатом выполнения этапа является составление «Технического проекта».
Все работы этого этапа можно разбить на две группы.
К первой группе относятся разработка общесистемных проектных решений, в том числе:
· Разработка основных положений по системе;
· Определение функциональной структуры;
· Разработка проектно-сметной документации и расчет экономической эффективности системы.
Наиболее принципиальным в данном комплексе является разработка функциональной архитектуры ИС на основе одного из следующих принципов:
-предметного;
-функционального;
-смешанного (предметно-функционального).
Ко второй группе работ относится разработка локальных проектных решений.
К числу локальных решений относят следующие операции:
-разработка «Постановки задачи» для задач, входящих в состав каждой функциональной подсистемы;
-проектирование форм входных и выходных документов, системы ведения документов и макетов экранных форм документов;
-проектирование классификаторов экономической информации и системы ведения классификаторов;
-разработка структуры входных и выходных сообщений;
-проектирование состава и структуры файлов информационной базы;
-проектирование внемашинной и внутримашинной технологии решения каждой задачи;
-уточнение состава технических средств.
Основным компонентом локальных проектных решений, которые являются базой для разработки информационного, программного и технологического обеспечения для каждой задачи, является «Постановка задачи».
Документ «Постановка задачи»содержит три составные части:
· Характеристику задачи;
· Описание входной информации;
· Описание выходной информации.
Характеристика задачи включает:
- Цель;
- Назначение задачи;
- Экономическая сущность задачи;
- Организационная сущность задачи;
- Описание алгоритмов, используемых в задаче;
- Периодичность решения;
- Требования к организации сбора информации;
- Связи с другими задачами.
Входная информация содержит:
- Перечень и описание входных документов и сообщений;
- Перечень структурных единиц информации;
- Наименование, идентификаторы, формы, требования к точности, источник.
Выходная информация по каждой задаче задачи включает:
- Перечень и описание выходных документов;
- Перечень структурных единиц информации;
- Наименование, идентификатор, форма, периодичность, сроки получения.
Результатом работы на данной стадии проектирования является утвержденный «Технический проект».
4.1.3.2. Этап «Рабочее проектирование»
На этом этапе осуществляется техническая реализация выбранных наилучших вариантов и разрабатывается «Рабочий проект». Наиболее ответственной работой на этом этапе выполнения работ является «Кодирование и составление программной документации». В ее состав входят следующие компоненты:
· Описание программ;
· Спецификации программ;
· Тексты программ;
· Контрольные примеры;
· Инструкции для системного программиста, оператора и пользователя.
Большую роль в деле эффективного использования разработанного проекта ИС играет технологическая документация, которая входит в состав «Рабочего проекта».
Технологическая документация предназначена для использования специалистами в своей деятельности на каждом автоматизированном рабочем месте (АРМ).
В состав технологической документации входят:
- технологические карты, разрабатываемые на процесс обработки информации при решении задач каждого класса;
- инструкционные карты, составляемые на каждую технологическую операцию.
Содержание технологического обеспечения можно разделить на несколько типов в соответствии с выделением следующих классов задач, решаемых ИС:
· системы обработки данных;
· системы поддержки принятия решений;
· системы автоматизированного проектирования новой продукции (САПР) и другие.
На стадии «Внедрение системы» проводится подготовка и освоение проектной документации ИС заказчиками системы.
Внедрение может осуществляться с использованием следующих методов:
· последовательный метод, когда последовательно внедряется одна подсистема за другой и одна задача следует за другой задачей;
· параллельный метод, при котором все задачи внедряются во всех подсистемах одновременно;
· Смешанный метод. Согласно этому методу проектировщики, внедрив несколько подсистем первым методом и накопив опыт, приступают к параллельному внедрению всех остальных.
Внедрение проекта осуществляется тремя этапами:
· Подготовка объекта к внедрению;
· Опытное внедрение;
· Сдача проекта в промышленную эксплуатацию;
· Эксплуатация и сопровождение проекта
4.1.4.1. Этап «Подготовка объекта к внедрению»
На этом этапе осуществляются следующие операции:
· Изменяется организационная структура объекта (предприятия);
· Набираются кадры соответствующей квалификации в области обработки информации, эксплуатации и сопровождения системы;
· Оборудуется здание под установку вычислительной техники;
· Выполняются закупка и установка вычислительной техники;
· В цехах и отделах устанавливаются средства сбора, регистрации первичной информации и передачи по каналам связи;
· Осуществляется установка каналов связи;
· Проводится разработка новых документов и классификаторов;
· Осуществляется создание файлов информационной базы с нормативно-справочной документацией.
В результате выполнения этапа составляется «Акт готовности объекта к внедрению» проекта ИС.
4.1.4.2. Этап «Опытное внедрение».
На этом этапе внедряются проекты нескольких задач в нескольких подсистемах.
В процессе опытного внедрения выполняются следующие работы:
· Подготовка исходных оперативных данных для проходящих опытную эксплуатацию задач;
· Ввод исходных данных в ЭВМ и выполнение запланированного числа реализаций;
· Анализ результатных данных на предмет наличия ошибок.
После устранения ошибок оформляют «Акт о проведении опытноговнедрения».
Кроме этого, выявляется неквалифицированная работа операторов, что служит основанием для проведения комплекса мер по улучшению подготовки кадров.
4.1.4.3. Этап «Сдача проекта в промышленную эксплуатацию».
В процессе сдачи проекта в промышленную эксплуатацию осуществляются следующие работы:
· Проверка соответствия выполненной работы договорной документации по времени выполнения, объему проделанной работы и затратам денежных средств;
· Проверка соответствия проектных решений по ИС требованиям ТЗ;
· Проверка технологических процессов обработки данных по всем задачам и подсистемам;
· Проверка качества функционирования информационной базы, оперативности и полноты ответов на запросы;
· Выявление системных и локальных ошибок и их устранение.
В результате выполнения работ на данном этапе осуществляется доработка «Техно-рабочего проекта» за счет выявления системных и локальных ошибок и составляется «Акт сдачи проекта в промышленную эксплуатацию».
4.1.4.4. Этап «Эксплуатация и сопровождение проекта».
На этом этапе решается вопрос о том, чьими силами (персоналом заказчика или разработчика) будут осуществляться эксплуатация и сопровождение проекта.
В процессе эксплуатации системы осуществляются исправления в работе всех частей системы при возникновении сбое, регистрация таких случаев в журналах, накопление статистики о качестве работы всех компонентов системы.
При сопровождении системы выполняется анализ собранного статистического материала.
Результаты анализа позволяют:
· Сделать заключение о необходимости модернизации всего проекта или его частей;
· Определить объемы доработок, сроки и стоимость выполнения этих работ.
Смотри разделы «Информационное обеспечение АИТ и АИС» и «Внемашинное информационное обеспечение АСУ» в курсе «Информационная технология» - 1-ый курс (весна 2007 года)
Напомним, что экономическая информация имеет ряд следующих особенностей:
· большой объем ежегодно создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации (до нескольких сотен миллионов знаков в год для среднего предприятия);
· большая часть информации имеет символьное представление и, следовательно, слабо приспособлена для логической и арифметической обработки;
· высокий уровень стоимостных и трудовых затрат на ее поиск и обработку.
Для эффективного поиска, обработки на ЭВМ и передачи экономической информации по каналам связи ее необходимо представить в цифровом виде.
С этой целью экономическую информацию нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификаторов.
Классификатор – это документ, содержащий наименования объектов, наименование классификационных группировок и их кодовое обозначение.
С помощью классификаторов осуществляется формализованное описание экономической информации в ИС.
Экономическая информация существует в двух формах:
· в форме экономических показателей;
· в форме экономических документов.
Показатель является составной единицей экономической информации. Он отражает количественную характеристику некоторого процесса предметной области. Показатель включает реквизит-основание вместе с однозначно определяющими его качество реквизитами-признаками.
Реквизиты-основания подразделяются по типу алгоритмов их получения на:
- количественные;
- стоимостные;
- процентные;
- удельные веса и др.
Множество реквизитов-признаков по степени формализации делятся на два подмножества:
· справочные реквизиты-признаки, - как правило, это наименования, предназначенные для понимания показателя экономистом;
· групповые реквизиты-признаки, - как правило, это закодированные аналоги справочных признаков, предназначенные для логической обработки информации на ЭВМ.
Основными объектами классификации и кодирования являются справочные реквизиты-признаки, которые описывают процессы, место, время выполнения процессов, объекты и субъекты действия, отражаемые в показателе.
Например, к числу наименований элементов можно отнести наименования материальных, трудовых, денежных, энергетических ресурсов, основных средств, готовой продукции и услуг.
К числу наименований процессов относятся наименования функций управления, деловых процессов, операций поступления сырья и материалов, отпуск их в производство, производства готовой продукции или оказания услуг, процессов выполнения заказов, обслуживания клиентов, хранения, реализации готовой продукции, расчетов с поставщиками и покупателями и т.д.
К объектам классификации и кодирования относятся наименования показателей и документов, а также наименования компонентов проекта ИС, в том числе файлов, задач, подсистем, программных модулей и т.д.
Целью разработки классификаторов является установление соответствия между значениями справочных или описательных признаков какого-либо элемента или процесса и значениями групповых признаков.
Например, между значением реквизита «Фамилия И.О. рабочего» и значением «Табельный номер» рабочего или между значениями «Наименование материала» и «Код материала».
Классифицирование – это деление множества объектов на классы в соответствии с нужным признаком.
Если признаков несколько и между ними существует иерархическая соподчиненность, то получают иерархическую классификацию.
Правила построения иерархического классификатора следующие:
1.Определить число признаков, указать их наименования и соподчиненность. Например, выделим четыре признака:
- признак А – факультет;
- признак Б – специальности;
- признак В – группы;
- признак Г – номера студентов в группе.
Соподчиненность этих признаков очевидна: А (факультет) включает Б (специальности), Б включает В (группы), В включает Г (номер студента в группе).
2.Определить число значений, принимаемых каждым признаком, и выбрать максимальное. Например, А (факультет) принимает максимальное значение - 5, Б (специальности) – 3, В (группы) – 4, Г (номер студента в группе) –25.
3.Построить классификационное дерево (Рис.1).
М Признак А
М1 М2 М3 М4 М5
Признак Б
М21 М22 М23
Признак В
М221 М222 М223 М224
Признак Г
М2221 М2222 М2223 М22225
Рис. 1. Классификационное дерево
4.Построить структуру кода по схеме (Рис.2).
Х Х Х ХХ
Признак Г
Признак В
Признак Б
Признак А
Рис. 2. Структура кода
Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место фасетная (многопризначная) классификация. Фасетная система используется для такого деления объектов на классы, при котором ранги всех признаков одинаковы.
Классы-фасеты получают путем отнесения объектов в классы согласно значениям признаков одновременно.
Например, множество студентов можно разделить по трем признакам: пол, успеваемость и место проживания (регион). В результате получим независимые классы-фасеты.
Полученные таким образом фасеты позволяют с помощью операций пересечения, объединения и других получить ответы на различные вопросы. Например, на вопрос: «Какие студенты мужского пола, проживающие в Минске, учатся на отлично»?
В данном примере использована операция пересечения множеств.
В настоящее время существуют три уровня классификаторов экономической информации:
- общегосударственные;
- отраслевые;
- локальные (классификаторы предприятий).
Общегосударственные классификаторы делятся на следующие группы:
Первая группа - Классификаторы управленческих документов, видов деятельности, экономических и социальных показателей.
В эту группу входят следующие классификатор: продукции, управленческой документации, видов экономической деятельности, единиц измерения и др.
Вторая группа – Классификаторы организационных структур.
В эту группу входят классификаторы органов государственной власти и управления, предприятий и организаций (ОКПО), отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и другие.
Третья группа – Классификаторы информации о населении и кадрах.
Сюда входят классификаторы информации по социальной защите населения, специальностям по образованию, профессиям рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Структуру и содержание классификаторов данного уровня рассмотрим на примере классификатора продукции (ОКП), в котором кодовое обозначение состоит из двух частей: классификационной и идентификационной. Первая содержит высшие классификационные группировки, а вторая — ассортиментную номенклатуру. Структура кода следующая:
Например, классификационная часть кода 021124 означает: 02 — нефтепродукты, 021 — нефтепродукты светлые, 0211 — бензины, 02112 — бензины автомобильные, 021124 — бензины автомобильные марки А-72.
Идентификационная часть зависит от отрасли и ее специфических особенностей.
Отраслевые классификаторы создаются для некоторых отраслей производства или видов деятельности (коды бухгалтерских счетов, коды видов оплат и удержаний, виды операций с материальными ценностями и т.д.).
Локальные классификаторы предназначены для информационного обслуживания отдельного предприятия или организации (табельные номера, коды структурных подразделений, коды поставщиков и т.д.). На данном уровне классификация и кодирование объектов или процессов осуществляются специалистами предприятия.
Коды необходимы для автоматического поиска информации, ее группировки, сортировки и получения сводных результатов вычислений.
Кодирование– это процесс присвоения условного обозначения объектам.
Коды могут быть:
- цифровыми;
- буквенными;
- буквенно-цифровыми.
Наиболее распространенными являются следующие системы кодирования:
- порядковая;
- серийная;
- позиционная;
- мнемоническая (код повторения);
- шахматный код.
Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковых номеров без пропусков. Например, виды начисления зарплаты могут быть закодированы следующим образом: 01 – основная зарплата; 02 – премия; 03 – за работу в праздничные дни и т.д.
Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии. Сериям присваиваются номера с учетом их возможного расширения. Например: группа основных цехов – коды от 01 до 07; группа вспомогательных цехов – коды от 11 до 16 и т.д.
Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации. В бухгалтерском учете распространены позиционные двух- и трехпризнаковые коды. Как правило, в кодах счетов бухгалтерского учета выделяют дополнительный, аналитический уровень для получения более детальной информации.
Например, структура кода для счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» выделяют два уровня:
- для подразделений;
- для табельных номеров.
Для счета 10 «Материалы» выделяют три уровня:
- вид материальных ценностей (1 знак);
- склад (1 знак);
- номенклатурный номер (2 знака).
10 Х Х ХХ
Номенклатурный номер
Склад
Вид материала
Номер счета
Рис. 3.Кодирование аналитического уровня бухгалтерского счета 10 «Материалы»
Мнемоническая система кодирования повторяет характеристики объекта. Например, коды гаечных ключей могут быть следующими: ключ 12х14 кодируется как 1214.
Шахматная система применяется для кодирования двухпризначных номенклатур, например:
Причины простоя | Виновники простоя | ||
Поставщики | Администрация | Рабочие | |
Отсутствие электроэнергии | |||
Отсутствие инструментов | |||
Отсутствие комплектующих |
Коды играют определяющую роль в процессе подготовки исходных данных и решении экономических задач.
Эта роль заключается:
-во-первых, в сокращении затрат на ввод исходных данных за счет перенесения справочных данных в макет ввода первичного документа, например, по введенному коду поставщика из справочника автоматически выбирается его наименование и номер расчетного счета;
Иллюстрацией может служить рис. 5.5.
-во-вторых, коды с помощью процедур сортировки позволяют выполнять различные группировки данных для получения многоуровневого накопительного результата. Примером может служить документ «Сальдовая ведомость материалов по складам» (табл. 5.1.).
-в-третьих, коды используются в процессе оформления выходных документов. Например, в процессе оформления бухгалтерской отчетности указываются коды организаций, отраслей и т.д.
Смотри разделы «Информационное обеспечение АИТ и АИС» и «Внемашинное информационное обеспечение АСУ» в курсе «Информационная технология» - 1-ый курс (весна 2007 года)
Все классификаторы, разработанные и используемые в ИС, имеют две формы:
- эталонную;
- рабочую.
Эталонная форма – это официальное издание классификатора на бумажном носителе.
Рабочая форма классификатора – это весь классификатор или его раздел, занесенный на машинный носитель и удобный для обработки информации.
Весь процесс разработки системы классификаторов для проектируемой ИС можно разбить на четыре этапа.
На первом этапе определяется перечень, назначение и сфера действия классификаторов, используемых в системе.
Перечень классификаторов определяется на основе анализа реквизитного состава первичных и результатных документов и выделения всей совокупности реквизитов-признаков.
Далее определяется назначение классификаторов. Каждый классификатор может быть предназначен для однозначной идентификации объекта, передачи информации по каналам связи или для поиска и логической обработки первичной информации с целью получения и выдачи результатной информации.
По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов:
· международные;
· общегосударственные (общесистемные);
· отраслевые;
· локальные.
Международные классификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между организациями разных стран мирового сообщества. В состав СМЭС входят классификации Организации Объединенных Наций (ООН) и ее специализированных образований, в том числе:
· Международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности (МСОК);
· Международная стандартная торговая классификация (МСТК);
· Классификация основных продуктов (КОП);
· Система описания и кодирования товаров и другие.
Общегосударственные классификаторы являются обязательными для организации процессов передачи и обработки информации между экономическими системами государственного уровня внутри страны.
Для выполнения процедур обработки информации и передачи ее между организациями внутри отрасли используются отраслевые классификаторы.
В пределах отдельных предприятий используются, как правило, локальные классификаторы.
На втором этапе определяется состав исходных данных и требований к разрабатываемым классификаторам.
К исходным данным, используемым в процессе проектирования классификаторов, относятся:
· Состав задач, для которых разрабатывается классификатор;
· Состав объектов классификации и мощность исходного множества;
· Состав признаков классификации и число значений каждого признака;
· Наименование отдельных группировок и объектов.
На этом этапе также разрабатывается система взаимодействияклассификаторов разных уровней, которая предназначена обеспечить взаимодействие ИС с внешней средой.
Эта работа представляет разработку некоторого транслятора перехода от одного классификатора к другому.
Третий этап связан с работами по организации сбора и обработки исходных данных, которые необходимы для составления классификаторов. К их числу относится разработка инструктивных материалов по сбору и обработке исходных данных:
· Определение перечня решаемых задач, использующих классификаторы;
· Выделение классификационных объектов;
· Определение состава признаков классификации и значений признаков.
На этом же этапе выполняется работа по сбору и обработке данных согласно разработанным инструкциям.
На четвертом этапе осуществляется построение эталонной и рабочей формы классификатора и системы ведения классификаторов.
Эталонный классификатор должен быть согласован, отпечатан и распространен всем пользователям для кодирования информации первичных документов.
Рабочие классификаторы наносятся на машинные носители в необходимых разрезах, передаются пользователям и заносятся в файлы справочников баз данных. Эти классификаторы обеспечивают выполнение процедуры автоматического заполнения машинных форм первичных документов и для декодирования полученной результатной информации.
Смотри раздел «Понятие унифицированной системы документации» в курсе «Информационная технология» - 1-ый курс (весна 2007 года)
Система документации – это совокупность взаимосвязанных форм документов, которая регулярно используется в процессе управления экономическим объектом.
Унификация системы документации достигается путем введения единых форм документов (Подробности смотри в лекциях по ОАУ).