Правила культуры общения

Правило 1.Обращайтесь с людьми так, как вам хотелось бы, чтобы обращались с вами. Уважение других начинается с уваже­ния себя, а уважение себя с уважительного отношения к другим. Проявляйте к людям искренний интерес, помните, что одобрение, похвала — эффективные средства самореализации.

Правило 2.Хорошее настроение начинается с улыбки. Улы­байтесь чаще себе и окружающим. Добрая шутка сближает лю­дей. Оптимист вселяет в окружающих убежденность успехе са­мого трудного дела.

Правило 3.Старайтесь сохранять спокойствие во всех си­туациях. Помните, что со спокойными людьми общаться гораздо приятнее. Спокойная атмосфера повышает чувство собственного достоинства, создает комфортные условия для труда, учебы, творчества.

Правило 4.Справедливо оценивайте людей, а если крити­куете, то делайте это умело, сохраняя честь и достоинство крити­куемого. Лучше всего замечание делать с глазу на глаз. Помните, что ничто так не деморализует людей, как постоянные упреки.

Правило 5.В общении стремитесь к диалогу, тогда вы не только расскажете о своей точке зрения, но и узнаете мнение ок­ружающих, что может оказаться гораздо ценнее.

Правило 6.Соблюдайте культуру речи, которая заключается в сознательном отборе и использовании тех языковых средств, которые помогают общению. Критериями культуры речи, опре­деленными еще с древнейших времен, являются: правильность, коммуникативная целесообразность, точность, логичность, яс­ность и доступность изложения, чистота и выразительность речи, разнообразие средств выражения, эстетичность и уместность. То, какие слова человек употребляет, говорит о его внутренней куль­туре, духовном богатстве.

Правило 7.Помните о культуре одежды. Эффект первого впечатления оказывает влияние на последующее общение. Сна­чала человек видит, а уже потом слышит и воспринимает смысл сказанного. Симпатия к человеку возникает первоначально от внешнего восприятия. Учитесь располагать к себе людей.

Правило 8.Будьте благодарны. Человек, умеющий благода­рить, получает во много раз больше. Когда дают совет, следует поблагодарить, а уже потом решать: следовать этому совету или нет.

Правило 9.Стремитесь к развитию и совершенствованию. Как только вы поймете, что причина жизненных неудач внутри, а не вне вас, вы начнете прогрессировать.

Список правил можно продолжить и дополнить, однако мы ограничимся данными. Каждый человек сам выбирает, каким правилам ему следовать. Однако если выбранные правила меша­ют взаимопониманию с другими людьми, их следует пересмот­реть, а не упорствовать в своем упрямстве. Если же помогают, то, возможно, стоит поделиться с другими. Человек, умеющий отда­вать, умеет принимать дар от других людей.

Перечисленные выше правила этикета раскрывают основные его положения, соблюдение которых поможет в бизнесе, однако существует еще много других правил, которые так же необходимо соблюдать:

● Речевые и психологические правила. В речевом этикете деловых людей также немаловажное значение имеют комплименты. Комплимент удовлетворяет важнейшую психологическую потребность человека в положительных эмоциях. Пользу от комплимента получают все. Но следует помнить, что в комплименте не должно содержаться двусмысленных оборотов, поучений, он должен быть по возможности кратким, строиться на фактической основе, быть искренним и конкретным.

● Профессиональное слушание и эмоциональный интеллект. Профессиональное слушание – это особый талант, который проявляется в способности находить в услышанном от партнера ценную информацию, а значит вызывать у него доверительное отношение к себе. Главный прием слушания – отвечать не на свои собственные мысли, а на мысли и высказывания партнера, находится полностью в его вербальном поле. Слушать – это больше, чем только понимать слова, это также способ улавливать интонационный строй речи. Наличие этой способности может обеспечить успех в деловом общении.

Деловой этикет требует особого поведения в общении с клиентами. Здесь требуются хорошие психологические знания, опыт и определенный эмоциональный интеллект, который включает не только понимание самого себя и управление собственными эмоциями, но и умение распознавать эмоции других людей.

● Внешний вид и одежда. Среди каналов, по которым человек посылает информацию о себе, немалое значение имеет его внешний вид и одежда. Одежда – своеобразная визитная карточка и оказывает психологическое воздействие на партнеров по общению. Очень важна манера ношения одежды. Самой подходящей формой деловой одежды для мужчин и женщин был и остается костюм.

Обратим внимание на одежду мужчины. Ему надо иметь пару костюмов и пару пиджаков с брюками, а также около дюжины различных рубашек. Галстук – главный предмет в туалете мужчины. По длине, ширине и цветовой гамме он должен соответствовать моде. Носки подбираются к галстуку, затем к цвету брюк, обуви. Вечерний туалет делового мужчины должен состоять из брюк и пиджака непременно одного цвета и белой рубашки. Важную роль в имидже делового человека играют аксессуары. Это красивые очки, наручные часы, бумажник, деловая папка или портфель, мобильный телефон. В моду снова вошли запонки и булавки для галстука.

Несколько слов о костюме деловой женщины. Универсальная одежда – платье, костюм, брючный костюм или стильные блузка и юбка. Для службы наиболее приемлемо платье – серое в мелкую полоску. Женщину украшает, прежде всего, прическа, затем туфли, сумка и бижутерия. Как и у мужчины, аксессуары женщины должны быть самого высокого качества.

● Этикетные церемонии:

○ Приветствие. Оно представляет собой форму взаимного уважения, и в любой ситуации должно показывать не только нашу вежливость, но и искреннюю расположенность, доброжелательность к партнеру. Здесь уместно пользоваться не только речевыми средствами, но и невербальными жестами: кивком, поклоном, улыбкой. Обращение по имени и отчеству – это обращение к личности, тем самым вы подчеркиваете уважение к человеку, такое приветствие говорит о вашей культуре.

○ Рукопожатие. Выражает взаимное расположение людей друг к другу и требует особого такта. Все чаще при взаимном приветствии мужчины и женщины инициаторам рукопожатия является она. Исключением из правила является ситуация, когда мужчина намного старше женщины по возрасту или служебному положению, в этом случае он подает руку первым. Не принято обмениваться рукопожатием через порог, стол, через какую-либо преграду.

В самих приемах рукопожатия фиксируется характер отношений людей друг к другу. При этом существуют варианты. Первый вариант: доминирование, когда рука партнера направлена вниз по отношению к вашей руке и вы чувствуете сильное давление, он как бы пытается управлять вами. Во втором случае: человек протягивает руку так, что его ладонь смотрит вверх, дает вам понять, что уступает вам лидерство. И третий – руки движутся параллельно друг другу и вертикально к плоскости пола, что указывает на отношение равенства, партнерства.

○ Представление. Посредством представления можно установить нужные и полезные связи. Принято представлять младшего по возрасту старшему, холостого – женатому, низшего по статусу – высшему, мужчину – женщине, более молодую женщину – старшей и т.д. Когда мужчину представляют женщине, он встает и слегка кланяется, женщина остается сидеть. Только что прибывшие на встречу не представляются лицам, которые уже покидают его. Не следует представляться в лифтах [6, с. 91].

○ Приемы. В обществе издавна сложились определенные правила организации и проведения различного рода приемов – от дипломатических приемов до домашних вечеринок. Приемы проводятся как в ознаменование важных событий, так и в честь проведения каких-либо официальных мероприятий. Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой и без рассадки за столом.

Проведение каждого приема требует тщательной подготовки. Прежде всего, определяется вид приема, который зависит от цели, ради которой он организуется, состава гостей, а также материальных возможностей. Если на приеме присутствуют иностранные гости, то следует учесть их национальные традиции, обычаи. Нужно определить место проведения приема, составить список приглашенных, заблаговременно разослать приглашения, составить меню и план рассадки за столом, если речь идет о завтраке, обеде или ужине.

○ Презентация. Главная цель презентации – представление: фирмы, товара, услуг, книги и т.д. Презентация дает хорошую возможность пригласить нужных людей, установить деловые контакты. Тщательно продумывается список лиц, которых желательно видеть на этом мероприятии, и заблаговременно рассылаются приглашения. Объявить о презентации можно в средствах массовой информации.

○ Правила общения по телефону. При эффективном использовании телефон становится важнейшим компонентом имиджа фирмы, а умение сотрудников фирмы вести телефонные переговоры определяет ее репутацию и размах ее деловых операций. В японской фирме не будут держать сотрудника, который не решил деловой вопрос за 3 минуты.

Очень важна корректировка общения по телефону. Анализ показывает, что в телефонном разговоре около 40% занимают повторения слов, паузы. Лишняя информация, поэтому к телефонному разговору надо заранее готовиться, подбирать нужный материал, документы, предложения, адреса.

Следует составить план беседы, если телефонный разговор для вас важен, записать вопросы, спрогнозировать вероятные ответы и предложения делового партнера, держать в памяти или на бумаге даты и номера документов, материалов, имеющих отношение к делу.

По окончании телефонного разговора надо проанализировать свои впечатления от стиля разговора, его содержания. Учесть уязвимые места или ошибки свои и делового партнера.

Требования культуры общения по телефону:

1. Краткость (лаконичность), стремление оперативно и быстро решать проблемы, оказывать помощь;

2. Четкость и ясность не только в мыслях, но и в их изложении

3. Компетентность

4. Владение техникой деловой беседы

5. Тактичность

6. Доброжелательность

7. Умеренная эмоциональность

Правила этики общения по телефону:

1. Поздоровайтесь

2. Назовите себя и кратко изложите причину звонка.

3. Уточните, есть время у того, кому Вы звоните, для разговора.

4. Если Вы звоните без предупреждения , в позднее время, звонок на дом - извинитесь за причиняемое неудобство, беспокойство.

5. Грубейшее нарушение - не перезвонить, когда вашего звонка ждут.

6. Если вы звоните человеку, который просил вас позвонить, а его не оказалось на месте или он не может подойти, попросите передать, что вы звонили.

7. Когда разговор предстоит длительный, назначьте его на такое время, когда можно быть уверенным, что у вашего собеседника достаточно времени на беседу.

8. Никогда не говорите с набитым ртом, не жуйте и не пейте во время разговора.

9. Нарушением норм делового этикета считается выдавать себя за личного друга того, кому вы звоните, только для того, чтобы вас скорее с ним соединили.

Если звонит телефон, а вы уже говорите в это время по другому аппарату, постарайтесь закончить первый разговор, а уж потом обстоятельно поговорить со вторым собеседником.

Какой бы номер телефона вы ни набрали, кто бы ни подошел, нужно обязательно поздороваться, если звоните в учреждение, нужно тут же представиться.

Появившиеся автоответчики предназначены для того, чтобы повысить производительность разного рода служб. Однако ими надо правильно пользоваться. Следует включать автоответчик только тогда, когда необходимо уйти с рабочего места. Вернувшись, сразу прослушать запись. Отвечать на звонки следует, не откладывая. Если вы перезваниваете, и вам отвечает автоответчик, нужно назвать себя, задать свой вопрос или что-то сообщить, потом, напомнив свой номер телефона, попросить позвонить вам.

● Правила деловой коммуникации:

○ Визитная карточка представляет собой лист не слишком плотного картона небольшого формата, отпечатанную типографским способом. Цвет варьируется, хотя согласно протоколу, они должны быть белыми. Текст набирается черным цветом, но никак ни «серебряным» или «золотым». Обратная сторона карточки должна быть чистой, чтобы делать пометки. Иногда на обратной стороне текст дублируется на иностранном языке.

Вручают карточки обязательно обеим руками, или только правой рукой, при знакомстве с партнерами, на приеме, прощании, как знак особого доверия – частному лицу. При деловом знакомстве обмен визитными карточками – обязательная процедура. Существуют этикетные правила для использования визитных карточек. Так, после состоявшегося знакомства первым оставляет свою визитную карточку тот, чей ранг ниже. При равном статусе во внимание принимается возраст – младший по возрасту оставляет карточку первым. После представления женщине мужчина должен не позднее, чем в течение недели, послать свою визитную карточку ей и ее супругу, даже если он не был ему представлен [4, с. 337]..

Вывод: Во втором вопросе были рассмотрены правила делового этикета, раскрыли их содержание и применение в жизни. В этом вопросе были раскрыты основные правила поведения как внешний вид и одежда, правила деловой коммуникации, этикетные церемонии, профессиональное слушание и речевые и психологические правила. Успех организации тесно связан с этикетом и культурой поведения. Для хорошего овладения деловым этикетом, культурой поведения требуются время, желание и настойчивость, постоянные тренировки поведения в различных условиях деятельности, чтобы знания перешли в навыки, привычки. Тогда реакция на любое действие, любой ход оппонента, развитие ситуации будет соответствовать правилам хорошего тона, делового этикета, требованиям культуры поведения в данной ситуации