Разработка базовых форм управленческой отчетности

Так как главной задачей управленческого учета является удовлетворение информационных потребностей менеджеров различных уровней управления, важным является перечень и содержание разработанных форм управленческой отчетности (внутренней отчетности).

Существует ряд принципов, в соответствии с которыми формируется внутренняя отчетность:

– отчет должен быть адресным и конкретным;

– отчет должен содержать определенную информацию, полезную для принятия управленческих решений;

– при составлении отчета следует учитывать психологические особенности и уровень подготовленности конкретного менеджера, для которого предназначен отчет. Необходимо знать пожелания менеджеров относительно формы предоставления информации (таблицы, графики), а также относительно состава показателей;

– отчет не должен быть перегружен, информация в нем должна быть систематизирована;

– затраты на подготовку внутренней отчетности не должны превышать экономического эффекта от ее использования;

– отчет должен быть подготовленным, т.е. должен облегчать принятие управленческих решений.

Для реализации этих принципов следует:

– дополнять фактические показатели плановыми, а также данными предшествующих периодов. Такой отчет позволяет видеть развитие событий во времени, их динамику, а также выявлять существенные отклонения от плана для последующей работы с ними;

– дополнять отчетные формы текстовыми пояснениями о причинах отклонений;

– осуществлять классификацию информации в отчетных формах (например, распределение в порядке возрастания или убывания показателей или распределения на благоприятные и неблагоприятные);

– осуществлять расчет соответствующих аналитических показателей (например, маржинального дохода, рентабельности, точки безубыточности, отклонений в натуральных измерителях и процентах и т.д.).

Для создания на предприятии системы внутренней отчетности необходимо, прежде всего, определить перечень информации, которая нужна менеджерам различных структурных подразделений, и определить степень оперативности ее предоставления. Для этого проводится специальное обследование системы управления предприятия, выявляются полномочия менеджеров различных уровней управления по принятию управленческих решений и их потребность в информации. В результате составляется информационная карта, в которой отражаются потребности в информации подразделений предприятия.

Таблица 14

Информационная карта

Кроме самих форм отчетности должен быть разработан регламент их составления и обработки (порядок составления, сроки, ответственные лица, график предоставления).

При составлении отчетности необходимо соблюдать принцип иерархичности, т.е. многоступенчатой отчетности по уровням управления:

I уровень – ежемесячный отчет генеральному директору;

II уровень – заместителю директора;

III уровень – начальникам цехов (менеджерам по сбыту);

IVуровень –бригадирам, мастерам и менеджерам по видам продукции.

Реализация иерархичного принципа предполагает что, чем выше уровень руководства, тем менее детализирован отчет.