В економічній теорії затвердився підхід, згідно з яким будь-яке комерційне підприємство прагне приймати такі рішення, які забезпечували б йому здобуття максимально можливого прибутку. Прибуток залежить в основному від ціни продукції та витрат на виробництво та реалізацію.

Ціна продукції на ринку є наслідок взаємодії попиту й пропозиції. Під впливом законів ринкового ціноутворення в умовах вільної конкуренції ціна продукції не може бути вище або нижче за бажанням виробника або покупця, вона вирівнюється автоматично.

Інша справа — витрати, що формують собівартість продукції. Вони можуть зростати або знижуватися залежно від обсягу споживаних трудових і матеріальних ресурсів, рівня техніки, організації виробництва та інших чинників. Отже, виробник може користуватися безліччю важелів зниження витрат, які він може привести в дію при грамотному керівництві.

В економічній літературі та нормативних документах часто застосовуються такі терміни, як видатки, витрати, собівартість. Неправильне визначення цих понять може перекрутити їх економічний зміст.

Витрати – це сумарні «жертви» підприємства, пов'язані з виконанням певних операцій. Даний термін використовується, як правило, в економічній теорії. Мається на увазі, що витрати включають як явні (розрахункові), так і поставлені (альтернативні) витрати.

Явні (розрахункові) витрати — це виражені в грошовій формі фактичні витрати, обумовлені придбанням і витрачанням різних видів економічних ресурсів у процесі виробництва та звернення продукції, товарів або послуг.

Альтернативні (поставлені) витрати представляють собою упущену вигоду підприємства, яку воно отримало б при виборі виробництва альтернативного товару за альтернативною ціною, на альтернативному ринку і так далі.

Визначення витрат як економічної категорії у складі інформації, що формується в бухгалтерському обліку, подано у П(С)БО 16 «Витрати» згідно з яким:

1. Витратами звітного періоду визнаються або зменшення активів, або збільшення зобов'язань, що призводить до зменшення власного капіталу підприємства (за винятком зменшення капіталу внаслідок його вилучення або розподілу власниками), за умови, що ці витрати можуть бути достовірно оцінені.

2. Витрати визнаються в бухгалтерському обліку одночасно зі зменшенням зобов’язань.

3. Витрати визнаються витратами певного періоду одночасно з визнанням доходу, для отримання якого вони здійснені.

4. Витрати, які неможливо прямо пов'язати з доходом певного періоду, відображаються у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені.

5. Якщо актив забезпечує одержання економічних вигод протягом кількох звітних періодів, то витрати визнаються шляхом систематичного розподілу його вартості (наприклад, у вигляді амортизації) між відповідними звітними періодами.

Витратами не визнаються:

1. Попередня (авансова) оплата запасів, робіт, послуг.

2. Погашення одержаних позик.

3. Інші зменшення або збільшення зобов’язань, що не відповідають ознакам, наведеним у пункті П(С)БО 16 «Витрати».

Якщо відносно будь-яких витрат, здійснених організацією, не виконано хоча б одна з зазначених умов, то в бухгалтерському обліку визнається дебіторська заборгованість.

Під видатками слід розуміти явні (фактичні, розрахункові) витрати підприємства, тобто вартісні оцінки ресурсів, що використовуються організацією в процесі своєї діяльності.

Витрати живої праці на виробництво та реалізацію продукції (робіт та послуг) називають видатками виробництва. У вітчизняній практиці для характеристики всіх видатків виробництва за певний період використовують термін витрати на виробництво.

Серед якісних показників діяльності підприємства важливе місце посідає такий показник, як собівартість продукції.

Собівартість продукції (робіт, послуг) – це витрати підприємства, пов'язані з виробництвом і реалізацією продукції.

На рахунках управлінського обліку повинна своєчасно, повно і правдиво відображатися інформація про фактичні витрати на виробництво продукції, яка використовується для обчислення фактичної собівартості окремих її видів, а також для контролю за раціональним використанням трудових, матеріальних і фінансових ресурсів. Скорочення витрат і зниження собівартості продукції позитивно впливає на кінцеві результати діяльності підприємства. Досягнення запланованої ефективності виробництва вимагає постійного зіставлення витрат й одержаних результатів.

Чим економічніше організація використовує трудові, матеріальні та фінансові ресурси при виготовленні виробів, виконанні робіт і наданні послуг, тим значніше ефективність виробничого процесу та більше буде прибуток.

Розрахунок собівартості продукції підприємству необхідно робити для:

• оцінювання виконання плану за даним показником і його динаміки;

• визначення рентабельності виробництва й окремих видів продукції;

• здійснення внутрішньогосподарського госпрозрахунку;

• виявлення резервів зниження собівартості продукції;

• визначення цін на продукцію;

• розрахунку економічної ефективності впровадження нової техніки, технології й організаційно-технічних заходів;

• обґрунтування рішення про виробництво нових видів продукції та знятті з виробництва застарілих виробів і та ін.

Таким чином, витратами організації визнається вартість використаних ресурсів, які повністю витрачені (витрачені) протягом певного періоду часу для отримання доходу. Такий підхід називається відповідністю витрат і доходів. Виходячи з цього, у бухгалтерському обліку всі доходи повинні співвідноситися з витратами на їх отримання.