Поняття про діловодство, його структуру. Служба діловодства: види, склад, функції
ПЛАН
1. Поняття про діловодство, його структуру. Служба діловодства: види, склад, функції.
2. Документ – основний елемент у діловодстві. Види документів за ознаками класифікації та групами.
3. Загальні вимоги до вибору слова в ділових паперах.
4. Рівні стандартизації і структура тексту документа.
5. Правила підготовки і написання ділових паперів.
6. Основні реквізити документів згідно з держстандартом.
7. Правила оформлення реквізитів.
ЛІТЕРАТУРА
1. Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К., 2005.
2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.
3. Ділова українська мова: Навч. посіб. / За ред. О.Д. Горбула. – 5-те вид., стер. – К.: Товариство „Знання”, КОО, 2006.
4. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х.: Торсінг, 2004.
5. Культура фахового мовлення: Навчальний посібник / За ред. Н.Д. Бабич. – Чернівці: Книги – ХХІ, 2005.
6. Мацюк З., Станкевич Н. Українська мова професійного спілкування: Навч. посібн. – К.: Каравела, 2005.
7. Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні. Модульний курс. Навчальний посібник. – К.: Центр навчальної літератури, 2006.
8. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. – К.: МАУП, 1997.
9. Плотницька І.М. Ділова українська мова. Навчальний посібник. – 2-ге вид., перероб. та доп. – К.: Центр навчальної літератури, 2004.
10. Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О., Баган М.П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. посібник. – К.: Либідь, 2002.
11. Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення: Навч. посіб. – 5-те вид., стереотип. – К.: МАУП, 2002.
12. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. – К.: Літера ЛТД, 2003.
Діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінських дій.
Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, упровадження раціональних прийомів роботи.
Складовими частинами діловодства є система документації, документування та організація роботи з документами.
Система документації – це сукупність документів, що взаємодіють та являють собою цілісні утворення із певними специфічними рисами. Особливість різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от: зовнішньоекономічна, банківська, дипломатична, юридична тощо.
Документування – це створення документів, тобто їх підготовка, укладання, оформлення та виготовлення.
Організація роботи з документами– це створення умов, що забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.
Загальне управління організацією діловодства в установі здійснює її керівник. Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в закладах покладається на службу діловодства. Остання є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівнику.
У практиці управління існують такі види служб діловодства:
управління справами – у міністерствах, відомствах, корпораціях;
загальний відділ – у виконкомах та органах управління громадськими організаціями;
канцелярія – в об’єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.
В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за організацію діловодства покладається на секретаря або на спеціально виділену для цього особу.
У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, державними стандартами на різноманітні групи ділових паперів.
До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат; підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами, розгляду листів (скарг); експедиція; копіювально-розмножувальне бюро; архів. Організаційно й методично їй підпорядковані секретарі структурних підрозділів й обчислювальний центр.
Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з діловими паперами в установі та підвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки.
Відповідно до цих завдань служба діловодства:
– розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі;
– організовує за дорученням керівництва підготовку проектів ділових паперів, забезпечує документаційне й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;
– організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;
– здійснює уніфікацію систем документації і ділових паперів з урахуванням можливості їх машинної обробки;
– контролює якість підготовки й оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі.
Дотримання стандартів із діловодства в практичній роботі органів управління сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням ділових паперів.
Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ – це свідчення культури виконавця.