Техника планирования личного времени руководителя
Если руководитель намерен всерьез подойти к планированию личной работы, то целесообразно придерживаться системы, которая реализуется в следующей последовательности:
• анализ бюджета времени;
• составление списка планируемых дел;
• определение времени для выполнения этих дел;
• сопоставление необходимых затрат времени на планируемые дела с личным бюджетом времени и личными возможностями;
• составление списка дел на год (табл. 18);
• составление тематического списка дел на месяц (табл. 18);
• составление плана действий на неделю (табл. 19);
• запись текущих дел и составление рабочих планов на день.
Таблица 18 Тематический список дел на год (месяц) для руководителя фирмы
| Организация (фирма, предприятие) | Внешние связи | Кадровые вопросы | Мероприятия в городе, районе | Хозяйственные вопросы организации | Семья и дом | Здоровье | Перспективные вопросы | |
| Общее руководство | Лично | |||||||
Нельзя просто планировать, что надо сделать за месяц, неделю, день. Надо обязательно рассчитывать работу во времени, учитывать продолжительность каждой работы, сроки ее началам окончания.
Планирование времени в рамках общего планирования ориентируется на соответствующие стратегические долгосрочные цели, которые в свою очередь подразделяются па оперативные частичные цели.
Установление периодов времени, которые требуются для достижения личных и профессиональных целей, придаст чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.
Таблица 19 Расписание рабочей недели руководителя
| Дни недели | Понедельник | Вторник | Среда | Четверг | Пятница | Суббота | Воскресенье | Основные задачи недели | |
| ^Г7рофиль дня Часы \_^ | |||||||||
| 8:00— 9:00 | |||||||||
| 9:00—10:00 | |||||||||
| 10:00—11:00 | |||||||||
| 11:00—12:00 | |||||||||
| 12:00—13:00 | |||||||||
| 13:00 — 14:00 | |||||||||
| 14:00—15:00 | |||||||||
| 15:00—16:00 | |||||||||
| 16:00—17:00 | |||||||||
| 17:00—18:00 | |||||||||
| 18:00—19:00 | |||||||||
| 19:00—20:00 | |||||||||
| 20:00—21:00 | |||||||||
| Основные дела дня | Дом, семья | Здоровье, досуг | |||||||
Пять стадий планирования рабочего дня по методу «Альпы»
Предлагаемый вашему вниманию метод «Альпы» относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 мин для составления ежедневного плана. Метод включает пять стадий планирования:
1. Составление списка заданий.
2. Оценка длительности выполнения заданий.
3. Резервирование времени (в соотношении 60:40).
4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению некоторых дел.
5. Контроль (учет несделанного).
Приведем основные доводы в пользу данного метода:
• Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
• Четкое представление о задачах дня.
• Преодоление забывчивости.
• Концентрация на наиболее существенном.
• Уменьшение объема «бумажной работы».
• Достижение целей дня.
• Выделение более важных и менее важных дел.
• Принятие решений об установлении приоритетов и перепоручении.
• Сокращение помех и нежелательных перерывов.
• Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
• Ощущение успеха в конце рабочего дня.
• Повышение удовлетворенности и мотивации.
• Рост личных результатов.
• Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
• При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% вашего времени.
Для облегчения работы по планированию и распределению времени целесообразно пользоваться определенными техническими средствами.