Техника планирования личного времени руководителя

Если руководитель намерен всерьез подойти к планированию личной работы, то целесообразно придерживаться системы, ко­торая реализуется в следующей последовательности:

• анализ бюджета времени;

• составление списка планируемых дел;

• определение времени для выполнения этих дел;

• сопоставление необходимых затрат времени на планируе­мые дела с личным бюджетом времени и личными возможностями;

• составление списка дел на год (табл. 18);

• составление тематического списка дел на месяц (табл. 18);

• составление плана действий на неделю (табл. 19);

• запись текущих дел и составление рабочих планов на день.

Таблица 18 Тематический список дел на год (месяц) для руководителя фирмы

Организация (фирма, предприятие) Внешние связи Кадровые вопросы Мероприятия в городе, районе Хозяйственные вопросы организации Семья и дом Здоровье Перспективные вопросы
Общее руководство Лично              
                 
                 

 

Нельзя просто планировать, что надо сделать за месяц, неделю, день. Надо обязательно рассчитывать работу во времени, учитывать продолжительность каждой работы, сроки ее началам окончания.

Планирование времени в рамках общего планирования ориентируется на соответствующие стратегические долгосрочные цели, которые в свою очередь подразделяются па оперативные частичные цели.

Установление периодов времени, которые требуются для достижения личных и профессиональных целей, придаст чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.

Таблица 19 Расписание рабочей недели руководителя

 

 

 

Дни недели Понедельник Вторник Среда Четверг Пятница Суббота Воскресенье Основные задачи недели
^Г7рофиль дня Часы \_^                
8:00— 9:00                  
9:00—10:00                  
10:00—11:00                  
11:00—12:00                  
12:00—13:00                  
13:00 — 14:00                  
14:00—15:00                  
15:00—16:00                  
16:00—17:00                  
17:00—18:00                  
18:00—19:00                  
19:00—20:00                  
20:00—21:00                  
Основные дела дня               Дом, семья Здоровье, досуг
                 
                 
                 

 

Пять стадий планирования рабочего дня по методу «Альпы»

Предлагаемый вашему вниманию метод «Альпы» относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 мин для составления ежедневного плана. Метод включает пять стадий планирования:

1. Составление списка заданий.

2. Оценка длительности выполнения заданий.

3. Резервирование времени (в соотношении 60:40).

4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению некоторых дел.

5. Контроль (учет несделанного).

Приведем основные доводы в пользу данного метода:

• Лучший настрой на предстоящий рабочий день.

• Четкое представление о задачах дня.

• Преодоление забывчивости.

• Концентрация на наиболее существенном.

• Уменьшение объема «бумажной работы».

• Достижение целей дня.

• Выделение более важных и менее важных дел.

• Принятие решений об установлении приоритетов и перепоручении.

• Сокращение помех и нежелательных перерывов.

• Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

• Ощущение успеха в конце рабочего дня.

• Повышение удовлетворенности и мотивации.

• Рост личных результатов.

• Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

• При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% вашего времени.

Для облегчения работы по планированию и распределению времени целесообразно пользоваться определенными техническими средствами.